Jestem prezesem zarządu sp. z o.o. Bilans sporządzony na koniec maja 2016 r. wykazał olbrzymią stratę, , która stawia pod znakiem zapytania dalsze istnienie spółki. Co zarząd spółki w zaistniałej sytuacji powinien zrobić – pyta pani Karolina
Reklama
Nadzwyczajne zgromadzenie wspólników (dalej: nzw) spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: sp. z o.o.) zwołuje się w przypadkach:
● określonych w kodeksie spółek handlowych (dalej: k.s.h.) bądź
● w umowie danej spółki, a także,
● gdy organy lub osoby uprawnione do zwoływania owych zebrań uznają to za wskazane.
Dwie ostatnie sytuacje nie wymagają szczegółowego wyjaśnienia. W niniejszym artykule odniesiemy się wyłącznie do pierwszej z nich.
I tak: konieczność zwołania przez zarząd sp. z o.o. nzw zaistnieje, gdy bilans sporządzony przez to gremium albo przez (biegłego) rewidenta ustanowionego przez sąd rejestrowy właściwy dla siedziby spółki, wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego. Celem takiego nadzwyczajnego zebrania udziałowców będzie powzięcie uchwały dotyczącej dalszego istnienia ww. spółki.
Uprawnienie
Co do zasady nzw inicjuje zarząd. Uprawnienie do jego zwołania przysługuje jednak także radzie nadzorczej (komisji rewizyjnej), ewentualnie – gdy tak stanowi umowa danej sp. z o.o. – również innym osobom (np. prokurentowi) – gdy odbycie owego zgromadzenia uzna za wskazane, a zarząd nie zwoła go w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia odpowiedniego żądania przez ww. organ, ewentualnie – ww. osobę.
Warto pamiętać, iż wspólnicy reprezentujący co najmniej 1/10 kapitału zakładowego sp. z o.o. mogą jedynie żądać zwołania nzw, ale nie mogą samodzielnie go zwołać. Wskazane żądanie udziałowcy powinni złożyć zarządowi na piśmie najpóźniej na miesiąc przed proponowanym terminem zebrania. Przy czym dopuszczalne jest przyznanie omawianego prawa, w umowie konkretnej spółki, również tym wspólnikom, którzy reprezentują mniej niż wyżej podaną wysokość kapitału zakładowego. Gdy zaś w ciągu dwóch tygodni, liczonych od daty przedstawienia stosownego wniosku zarządowi, nzw nie zostanie zwołane, sąd rejestrowy właściwy dla siedziby sp. z o.o. może – po wezwaniu zarządu do złożenia oświadczenia – na wniosek ww. udziałowców upoważnić do zwołania tego nadzwyczajnego zebrania wnioskodawcę. W zawiadomieniu o zwołaniu nzw należy wtedy powołać się na postanowienie KRS. To sąd ten wyznacza wówczas przewodniczącego tego zgromadzenia, a obligatoryjnym punktem jego obrad jest powzięcie uchwały rozstrzygającej, czy koszty zwołania i odbycia ww. zgromadzenia ma ponieść spółka.
Forma i tryb
Nzw zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską (niekoniecznie za potwierdzeniem odbioru), wysłanych równocześnie (dla zachowania równych szans) do wszystkich wspólników co najmniej dwa tygodnie przed terminem zebrania. Zamiast listu bądź przesyłki dopuszczalne jest wysłanie udziałowcowi zawiadomienia pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który powinno ono wpłynąć. W zaproszeniu trzeba oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zaś zamierzonej zmiany umowy sp. z o.o. należy wskazać istotne elementy treści proponowanych modyfikacji.
„Przewidziany w art. 238 par. 1 k.s.h. minimalny dwutygodniowy termin na zwołanie zgromadzenia wspólników zostaje zachowany, jeżeli kończy się najpóźniej z upływem dnia poprzedzającego wskazany w zaproszeniu dzień odbycia zgromadzenia wspólników”. (wyrok Sądu Najwyższego (dalej: SN) z 8 lutego 2008 r., sygn. akt I CSK 399/07).
Powstanie obowiązku
Jeżeli zatem sporządzony na koniec maja 2016 r. bilans sp. z o.o. wykazał stratę przewyższającą sumę jej kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego, pani Karolina powinna niezwłocznie zwołać nzw. Gdy zaś tego nie uczyni, a będzie można przypisać jej winę umyślną w zaniechaniu owego obligu, narazi się na zapłatę grzywny do 20 tys. zł, którą nakłada sąd rejestrowy właściwy dla siedziby spółki. Na obowiązek zaistnienia winy umyślnej zwrócił uwagę SN w uchwale z 27 sierpnia 2015 r. (sygn. akt III CZP 62/15). Poza tym gdyby wskutek niezwołania wspomnianego zebrania wspólników powstała szkoda, a zostałaby wykazana wina czytelniczki i normalny związek przyczynowy między szkodą a opisanym zaniechaniem pani Karoliny, wtedy potencjalnie będzie ona zobowiązana do naprawienia tejże szkody – patrz wzór zaproszenia na nwz sp. z o.o. [wzór]
Nowe możliwości
Ww. sposób zwołania nzw jest aktualny w sytuacji, w której nie znajduje zastosowania art. 240 k.s.h. dotyczący nieformalnego zwołania zebrania udziałowców, co ma miejsce, gdy cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu co do odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.
Od 1 kwietnia 2016 r. jednak w sp. z o.o., której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, uchwały wspólników mogą być podjęte przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym. W takim przypadku wniosek o wpis do KRS składany jest za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Podjęcie komentowanych uchwał nie wymaga wtedy formalnego zwołania zgromadzenia udziałowców. Warunkiem ich podjęcia jest jednak wykonanie co do nich prawa głosu przez wszystkich wspólników. Prawo głosu wykonuje się natomiast poprzez oświadczenie złożone w systemie teleinformatycznym, opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Przy wykonywaniu prawa głosu udziałowiec może zgłosić sprzeciw co do danej uchwały. Jest ona równoważna z uchwałą sporządzoną w formie pisemnej.
WZÓR ZAPROSZENIA NA NZW SP. Z O.O.
Płock, dnia 22 czerwca 2016 r.
Pani
Greta Igrekowska
ABC sp. z o.o. ul. Owocowa 234,
09-400 Płock
wspólnik DEF sp. z o.o. z/s w Płocku
ul. Malownicza 456, 09-400 Płock
ZAPROSZENIE
Zarząd DEF sp. z o.o. z/s w Płocku zaprasza Panią na Nadzwyczajne Zgromadzenie Wspólników DEF sp. z o.o. z/s w Płocku, które wyznaczono na dzień 08.07.2016 r. o godz. 10:00 w siedzibie DEF sp. z o.o. w Płocku ul. Malownicza 456, 09-400 Płock, z następującym porządkiem obrad:
1. Otwarcie Zgromadzenia,
2. Wybór Przewodniczącego Zgromadzenia,
3. Sprawdzenie listy obecności,
4. Stwierdzenie prawidłowości zwołania Zgromadzenia i jego zdolności do podejmowania uchwał,
5. Przyjęcie porządku obrad,
6. Podjęcie Uchwały Nr 3/2016 w/s dalszego istnienia spółki DEF sp. z o.o. z/s w Płocku,
7. Zamknięcie Zgromadzenia.
W załączeniu:
– projekt Uchwały Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników DEF sp. z o.o. Nr 1/2016 w/s wyboru Przewodniczącego,
– projekt Uchwały Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników DEF sp. z o.o. Nr 2/2016 w/s zatwierdzenia porządku obrad,
– projekt Uchwały Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników DEF sp. z o.o. Nr 3/2016 w/s dalszego istnienia spółki DEF sp. z o.o. z/s w Płocku.
Karolina Iksińska
(Prezes Zarządu DEF sp. z o.o.)
[Notatka]
Zaproszenie wraz z projektami uchwał wysłano do Grety Igrekowskiej w dniu 22 czerwca 2016 r. na następujący adres mailowy: gretaigrekowska@xy.pl. Odbiór wiadomości nastąpił 22 czerwca 2016 r. o godz. 14:02 (w załączeniu wydruk komputerowy). W dniu 31 maja 2016 r. wpłynęło do DEF sp. z o.o. pismo, w którym Greta Igrekowska oświadczyła, iż wyraża zgodę na przesyłanie zaproszeń na wszelkie zgromadzenia wspólników na w/w adres mailowy. Pismo to znajduje się w Księdze Protokołów Zgromadzeń Wspólników DEF sp. z o.o.
Notatkę sporządziła: Olga Małż – asystentka Karoliny Iksińskiej – Prezesa Zarządu DEF sp. z o.o.
Podstawa prawna
Art. 232–233, 235–238, 240, 2401 par. 1 i 2, art. 293–294 oraz art. 594 par. 1 i 4 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1830).