Pomysł wysyłania pism sądowych w postaci tzw. przesyłek hybrydowych znalazł się w projekcie nowelizacji ustawy o tarczy antykryzysowej. Do 30 września 2020 r. pisma z sądów i urzędów nadawane w tradycyjnej postaci papierowej poczta ma dostarczać w postaci elektronicznej.

Dziś poczta również świadczy usługi typu hybrydowego, ale ich schemat jest odwrotny. Nadawca wysyła wiadomość e-mail, która następnie jest drukowana, wkładana do koperty i dostarczana adresatowi w formie papierowej. Teraz operator pocztowy ma otwierać koperty, skanować treść pism i wysyłać e-mailem do adresatów.

A co z tajemnicą?

W środowisku adwokatów i radców prawnych zawrzało. Otwieranie przysyłek pocztowych stoi w sprzeczności nie tylko z chronioną konstytucyjnie tajemnicą korespondencji, lecz także z tajemnicą zawodową i tajemnicą obrończą.

Ministerstwo Cyfryzacji szybko wydało komunikat, w którym informuje, że warunkiem zastosowania usługi jest zgoda adresata. Jednak to również nie rozwiewa wszystkich wątpliwości, jakie się z tym wiążą.

− Informacja Ministerstwa Cyfryzacji istotnie zmienia ocenę takiego instrumentu w stosunku do pierwotnej propozycji ustawy zakładającej, że o formie hybrydowej doręczenia decyduje nadawca listu. W myśl zasady „chcącemu nie dzieje się krzywda” – jeśli adresat godzi się z tym, że prywatność korespondencji może zostać naruszona, nie można mu zabronić otrzymywania przesyłek hybrydowych – mówi adwokat Rafał Dębowski, sekretarz Naczelnej Rady Adwokackiej.

Dodaje jednak, że na takie rozwiązanie na pewno nie będzie zgody adwokatury, bo adwokat nie może sam się zwolnić z obowiązku zachowania tajemnicy.

…i z oryginałem?

Rafał Dębowski zauważa, że takie rozwiązanie nie oznacza jednak, że zmiana i fakultatywność tej formy doręczania rozwiązuje wszystkie problemy.

– Bo to rozwiązanie tylko z pozoru wygląda ciekawie, gdy się wejdzie w szczegóły, pozostaje wiele pytań i niejasności. Przede wszystkim nie określono, co się będzie działo z oryginałem przesyłki doręczonej w sposób cyfrowy. Czy on będzie niszczony, czy też przesyłany później, po ustaniu stanu epidemii – zwraca uwagę adwokat.

Według niego fizyczna dematerializacja zdigitalizowanych dokumentów wcale nie byłaby najlepszym rozwiązaniem.

− Bo niby dlaczego obywatel ma być pozbawiony oryginału np. pozwolenia na budowę? Owszem, według projektu odwzorowania cyfrowe powstałe w ramach realizacji przesyłki hybrydowej mają mieć moc równą mocy dokumentów w postaci papierowej, z których zostały wykonane, ale co jeśli ta cyfrowa kopia będzie nie do końca czytelna – zwraca uwagę adwokat.

Justyna Siwek, rzeczniczka prasowa Poczty Polskiej, nie była w stanie odpowiedzieć na pytanie, co będzie się działo z oryginałami dokumentów po zeskanowaniu, kto będzie się fizycznie zajmował otwieraniem kopert i digitalizowaniem ich zawartości ani na jakim etapie adresat będzie wyrażał zgodę i wskazywał elektroniczny adres do doręczeń.

– Proszę pamiętać, że mamy do czynienia z projektem, którego szczegóły jeszcze podlegają dopracowywaniu. Zapewniam jednak, że każdy etap realizacji usługi jest objęty tajemnicą pocztową – deklaruje rzeczniczka.

Dlaczego nie bezpośrednio?

Nad sensownością takiego rozwiązania zastanawia się Krzysztof Izdebski, prawnik z fundacji ePaństwo.

– Przecież nic nie stoi na przeszkodzie, oczywiście po odpowiednim uregulowaniu prawnym, aby to sądy bezpośrednio przesyłały do adresatów pisma drogą elektroniczną. Byłoby to rozwiązanie szybsze, pewnie tańsze i nie generowałoby tych wszystkich problemów i pytań wynikających z wprowadzenia dodatkowego pośrednika w postaci poczty – zwraca uwagę prawnik.

Podkreśla, że aby to działało efektywnie, sądy musiałyby mieć informacje zwrotną o tym, że takie pismo w postaci elektronicznej dotarło do adresata.

Nie można prościej?

Kwestia skutków, jakie cyfrowe doręczenie przyniesie dla rozpoczęcia biegu terminów procesowych, jest niezwykle istotna. Dlatego zdaniem mecenasa Dębowskiego wielu problemów z doręczeniami pism w stanie epidemii można byłoby uniknąć, gdyby na ten czas w postępowaniach prowadzonych na podstawie ustawy uchylono tzw. skutek doręczenia zastępczego.

Ekspert uważa, że zawieszenie i nierozpoczęcie biegu terminów procesowych, wprowadzone mocą specustawy, nie rozwiązuje wszystkich problemów.

– Jeśli korespondencja nieodebrana z poczty wróci do sądu lub urzędu po upływie okresu jej awizowania, to po ustaniu stanu epidemii terminy procesowe wystartują, a adresat, nie znając zawartości niepodjętej przesyłki, nie będzie miał świadomości, że właśnie rozpoczął się bieg terminu dokonania czynności procesowej. A może to być wyrok, nakaz zapłaty, postanowienie, decyzja administracyjna, od których po ustaniu epidemii wystartują terminy na wniesienie środków odwoławczych – argumentuje Rafał Dębowski.

Dlatego jego zdaniem w stanie epidemii nieodebrany list sądowy lub urzędowy nie powinien wywoływać skutków doręczenia zastępczego, a nadawca taki list powinien wysłać ponownie po ustaniu stanu epidemii.

– Ten jeden przepis spowodowałby, że ludzie nie musieliby teraz martwić się, czy i w jaki sposób odbiorą z poczty przesyłki, w obawie przed negatywnymi skutkami procesowymi w sprawach dla nich życiowo ważnych – podkreśla ekspert.