Mimo szczególnej sytuacji panującej w kraju przetargi publiczne muszą toczyć się dalej. Rynek szybko jednak zaczął reagować na zagrożenie spowodowane koronawirusem. Dlatego tam, gdzie jest to możliwe, czynności są prowadzone w wąskim gronie.

Jedno z ważniejszych pytań dotyczyło procedury otwarcia ofert. Zgodnie z art. 86 ust. 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1843 ze zm.) jest ona jawna i następuje bezpośrednio po upływie terminu składania ofert. W praktyce wygląda to tak, że w siedzibie zamawiającego o wyznaczonej godzinie spotykają się wykonawcy, członek komisji przetargowej otwiera koperty z ofertami, odczytuje zaproponowane w nich ceny oraz podaje, jaką kwotę przeznaczono na realizację zamówienia. Frekwencja bywa różna. Czasem nie przyjdzie nikt, czasem gromadzi się po kilkanaście osób.

Z oczywistych względów zamawiający woleliby uniknąć takich zgromadzeń. Najprostszy pomysł to zastąpienie ich transmisjami z otwarcia w internecie. Pojawiły się wątpliwości, czy jest to dopuszczalne przez prawo. Urząd Zamówień Publicznych, którego poprosiliśmy o interpretację przepisów, dał zielone światło temu rozwiązaniu.

− W ocenie UZP transmisja online z otwarcia ofert w zaistniałej sytuacji zagrożenia epidemicznego w sposób wystarczający realizuje zasadę, o której mowa w art. 86 ust. 2 p.z.p. Brak możliwości fizycznej obecności zainteresowanych osób przy otwarciu ofert z jednoczesnym zapewnieniem transmisji online i podaniem uprzedniej informacji o transmisji − nie będzie stanowić naruszenia przepisów ustawy p.z.p. − mówi Michał Trybusz, rzecznik prasowy UZP.

Wydłużanie terminów

Jeśli zamówienia nie są pilne, to warto rozważyć odłożenie ich w czasie.

− Prawodawca przewidział wiele rozwiązań pozwalających na ograniczenie negatywnego wpływu pandemii COVID-19 na rynek zamówień publicznych. Oczywistym i najprostszym jest możliwość przesunięcia terminów w postępowaniach. Warto rekomendować, by uwzględniając nadzwyczajnie trudną sytuację, zamawiający rozsądnie opóźniali istotne rozstrzygnięcia, a także wyznaczali racjonalne terminy na składanie ofert, wyjaśnień czy dokumentów – podpowiada dr Jarosław Kola z kancelarii WKB Wierciński, Kwieciński, Baehr.

Przeglądając publikatory, widzi się, że z jednej strony zmalała liczba ogłoszeń o nowych przetargach, a z drugiej, że w tych, które już trwają, wydłużane są terminy składania ofert. To dobry pomysł, jeśli nie ma potrzeby jak najszybszej realizacji kontraktu. Tym bardziej że zamawiający mogą przedłużyć termin składania ofert w zasadzie bez jakiegokolwiek uzasadnienia. Warto natomiast, by pamiętali o konieczności przedłużenia terminu związania ofertą i ważności wadium.

− Zamawiający może wymagać przedłużenia terminu związania ofertą o maksymalnie 60 dni, o czym powinien poinformować wykonawców najpóźniej na trzy dni przed pierwotnym terminem. Jeżeli wykonawca odmówi, jego oferta zostanie odrzucona. Warto podkreślić, że wniosek o przedłużenie można sformułować tylko raz. Jeżeli więc zamawiający przewiduje, że utrudnienia dotyczące prowadzonego postępowania utrzymają się przez dłuższy czas, powinien szczególnie uważnie wyznaczyć nowy termin związania. Natomiast z perspektywy przedsiębiorców kluczowe jest, że aby skutecznie przedłużyć termin związania, muszą przedłużyć również okres ważności wadium lub wnieść nowe – tłumaczy dr Jarosław Kola.

Okazuje się, że zagrożenie epidemiczne może wywołać pozytywny efekt – przyspieszoną elektronizację zamówień. Od półtora roku w internecie są prowadzone wszystkie przetargi powyżej progów. Te poniżej również mogą, ale mało który zamawiający był tym dotychczas zainteresowany. Teraz to się zmieniło.

E-zakupy w modzie

− Obserwujemy zarówno wzmożony ruch obecnych użytkowników, jak i nowe jednostki i instytucje, na których sytuacja niejako wymusiła pracę i komunikację elektroniczną. Zainteresowanie wzrosło, od kiedy część urzędów zaczęła pracować zdalnie. Pojawiły się też zapytania od zamawiających, którzy do tej pory korzystali jedynie z systemu do prowadzenia przetargów unijnych i chcieli przenieść dotychczasowe procedury papierowe w postępowaniach poniżej progów – mówi Piotr Kaliński, członek zarządu Marketplanet, oferującej komercyjną platformę zakupową.

− Wspieramy użytkowników w tym, żeby mogli bezpiecznie pracować z domu. Dużym zaskoczeniem jest natomiast to, że największym problemem okazał się brak komputerów do pracy zdalnej oraz dostępu do dokumentacji – dodaje.

Sam przetarg to jedno, czym innym jest zaś podpisanie kontraktu. Dotychczas nawet jeśli postępowanie toczyło się w internecie, to sam kontrakt zawierano najczęściej w tradycyjny sposób – podczas spotkania inwestora z przedstawicielem zwycięskiej firmy, przy większych projektach nierzadko w błysku fleszy. Dziś wielu zamawiających chciałoby podpisać umowę zdalnie. Jest to tym łatwiejsze, że każdy uczestnik e-przetargów i tak musi dysponować kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

− Nie ma żadnych przeszkód prawnych, aby umowy w sprawie zamówienia publicznego były zawierane drogą elektroniczną z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego przez strony umowy, czyli zamawiającego i wykonawcę – wyjaśnia dr Robert Siwik, radca prawny prowadzący kancelarię specjalizującą się w zamówieniach publicznych.

− Artykuł 139 ust. 2 ustawy p.z.p. wskazuje, że umowa w sprawie zamówienia publicznego wymaga, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej. Jednocześnie ustawa p.z.p. nakazuje do umów w sprawach zamówień publicznych stosować przepisy kodeksu cywilnego. Ten z kolei w art. 78[1] par. 2 wskazuje, że oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej – wyjaśnia prawnik. Przepisy o zamówieniach publicznych nie wymagają wprowadzania do specyfikacji żadnych specjalnych postanowień dotyczących zawarcia umowy na odległość.

− Mając jednak na uwadze, że pełnomocnik w postępowaniu przetargowym nie zawsze jest ustawowym reprezentantem wykonawcy, dobrą praktyką byłoby opisanie w specyfikacji – na podstawie art. 36 ust. 1 pkt 14 ustawy p.z.p. – formalności, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Tutaj można wskazać na wymóg weryfikacji chociażby podpisu elektronicznego pełnomocnika przed zawarciem umowy – podpowiada dr Robert Siwik.

Odwołania można składać

Część przetargów znajduje się w stanie zawieszenia ze względu na to, że Krajowa Izba Odwoławcza nie rozpoznaje odwołań (na razie posiedzenia zostały wstrzymane do 27 marca). Jeśli jednak jest to konieczne, zamawiający może wystąpić o zniesienie zakazu zawarcia umowy. Jeśli KIO wyrazi na to zgodę, to kontrakt może zostać podpisany, choć odwołanie nie zostało rozpoznane.

Wykonawcy muszą jednak pamiętać, że zawieszenie działalności KIO nie oznacza wydłużenia terminów na wnoszenie nowych odwołań. Te muszą zostać dochowane, bo inaczej odwołanie nie zostanie rozpoznane. Co istotne, KIO wciąż przyjmuje odwołania pisemne. Choć zdecydowanie zachęca do wnoszenia przez ePUAP, to wysłanie ich tradycyjną pocztą lub kurierem wciąż jest możliwe. Kancelaria UZP obsługująca również KIO funkcjonuje, choć w trybie ograniczonego kontaktu bezpośredniego. Korespondencja, w tym odwołania, jest jednak przyjmowana.

− Złożenie dokumentów następuje poprzez umieszczenie ich w przygotowanym pudełku, pracownik kancelarii potwierdza wpływ bezpośredni na kopii dokumentu i w taki sam sposób przekazuje dokument klientowi. Proces ten odbywa się przy zachowaniu środków ostrożności, w szczególności poprzez zachowanie bezpiecznej odległości – opisuje procedurę Michał Trybusz.