W DGP z 24 maja 2016 r. opublikowany został artykuł pt. „Czynności notarialne nie mogą wprowadzać w błąd”. Autorzy poruszyli w nim kwestię nieprawidłowego sporządzania przez notariuszy protokołów walnych zgromadzeń spółek. Artykuł nie do końca jednak trafnie opisuje rolę rejenta na zgromadzeniu i wydaje się konieczne przedstawienie tego z punktu widzenia samego notariusza, oczywiście w oparciu o przepisy prawa.
Podstawowym przepisem, od którego należy rozpocząć dyskusję, jest art. 104 par. 2 prawa o notariacie (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 164). Mówi on, że jeżeli statut osoby prawnej lub przepis szczególny nie stanowią inaczej, protokół podpisują przewodniczący zgromadzenia i notariusz. Zatem analiza statutu czy umowy spółki w tym zakresie jest elementarnym obowiązkiem notariusza w celu ustalenia, kto ma podpisać protokół. Obecnie jednak w zasadzie nie spotyka się statutów czy umów, które w tej kwestii zawierają jakiekolwiek postanowienia, stąd konieczne jest sięgnięcie do przepisów ustaw regulujących funkcjonowanie danej osoby prawnej. W przypadku spółki akcyjnej jest to przywołany przez autorów publikacji art. 421 kodeksu spółek handlowych. Pomimo jednak, że w sposób szczegółowy wymienia on elementy, które powinien zawierać protokół, to nie zawiera żadnej normy regulującej kwestię podpisów na protokole. Stąd podpisy pod takim dokumentem składają jedynie przewodniczący oraz notariusz.
W artykule zaprezentowano stanowczy pogląd, jakoby notariusz miał weryfikować tożsamość osób biorących udział w zgromadzeniu, a także zdolność zgromadzenia do podejmowania uchwał. Poglądy te pojawiły się przed wielu laty, ale obecnie nie są podzielane przez większość doktryny ani nie znajdują żadnego uzasadnienia prawnego. Rola notariusza w trakcie obrad walnego zgromadzenia ma rzeczywiście bardzo doniosły charakter i nie sprowadza się tylko do roli protokolanta. Notariusz w swojej funkcji jest całkowicie niezależny od przewodniczącego zgromadzenia i jego uczestników, co odróżnia go od zwykłego protokolanta, a celem wymogu notarialnego protokołowania obrad jest zapewnienie pewności co do ich przebiegu. Zadaniem notariusza nie jest jednak zapewnienie zgodności obrad czy też uchwał z prawem. W tym celu spółka musi skorzystać ze swojej obsługi prawnej. Rejent nie może zatem wtrącać się i radzić czy też wyjaśniać zagadnienia prawne, nawet jeśli zauważy, że podejmowana uchwała narusza prawo lub jest procedowana w sposób nieprawidłowy. Nie można takiego obowiązku wywieść z przepisów prawa o notariacie.
Tutaj dochodzimy do kluczowej roli przewodniczącego zgromadzenia. To na nim spoczywa obowiązek sprawdzenia i podpisania listy obecności, wynikający z art. 410 k.s.h., jak również obowiązek stwierdzenia prawidłowości zwołania zgromadzenia oraz jego zdolności do podejmowania uchwał. Żaden przepis nie nakłada takiego obowiązku na notariusza. Słusznie podnoszą autorzy artykułu, że status prawny rejenta powinien się wiązać z zachowaniem najwyższej staranności w protokołowaniu przebiegu obrad. Jednak staranność ta ma sprowadzać się do prawidłowego wypełnienia roli, jaką na notariusza nakładają przepisy. Nie można wymagać od niego większej staranności tylko dlatego, że tak będzie łatwiej wszystkim innym.
Oczywiście praktyka niejako zmusza notariusza do pewnej aktywności w trakcie obrad ponad wymaganą: wielu rejentów dyskretnie pomaga przewodniczącym, którzy czasami nie radzą sobie z prowadzeniem obrad, czy też w sytuacji ewidentnego naruszenia przepisów. Jest to jednak dobrowolne działanie notariusza i ma charakter jedynie zwrócenia uwagi. Nie ma żadnej wątpliwości, że w sytuacji kiedy zgromadzenie podejmie uchwałę sprzeczną z prawem, rejent musi ją zaprotokołować. Przepisy przewidują sposób stwierdzenia nieważności takich uchwał.
Skoro protokół podpisuje przewodniczący, to jest on również jedyną osobą, której tożsamość notariusz musi stwierdzić. Autorzy artykułu błędnie twierdzą, że przepisy nie wskazują wprost, na podstawie jakich dokumentów notariusz ma badać tożsamość przewodniczącego walnego zgromadzenia. Reguluje to art. 85 prawa o notariacie. Zgodnie z nim stwierdzenie tożsamości powinno nastąpić na podstawie prawem przewidzianych dokumentów, a w braku takich – w sposób wyłączający wszelką wątpliwość co do określenia tożsamości osoby biorącej udział w czynności; zaś sposób stwierdzenia tożsamości notariusz określi w sporządzonym dokumencie. Nie ma tu zatem żadnej wątpliwości.
Postulowane przez autorów ustalanie tożsamości uczestników obrad rodzi również problemy praktyczne. Kodeks dopuszcza głosowanie korespondencyjne, jak i elektroniczne, a jednocześnie nakazuje zapewnienie możliwości identyfikacji akcjonariuszy. Nie jest jednak możliwe ustalenie przez notariusza tożsamości akcjonariuszy biorących udział w zgromadzeniu zdalnie, bowiem pozostawałoby to w sprzeczności z zasadą jednolitości aktu notarialnego /unitas actus/ w szerokim rozumieniu, zgodnie z którą uczestnicy czynności notarialnej muszą być przy niej obecni.
Na koniec należy odrzucić zawarty w artykule zarzut sporządzania protokołów przebiegu czynności na żądanie, zamiast protokołów zgromadzeń. Notariusze zostali przez autorów wręcz oskarżeni o celowe wprowadzanie uczestników obrotu prawnego w błąd. Dopuszczalność sporządzenia protokołów przebiegu czynności i zdarzeń wynika jednak wprost z art. 104 par. 3 prawa o notariacie. Powiedzmy to wyraźnie: w żadnym wypadku dla świadomego uczestnika obrotu prawnego taki dokument nie może nawet w najmniejszym stopniu wydawać się protokołem obrad zgromadzenia. W żadnym również razie notariusze nie stwarzają w takich dokumentach pozorów innej czynności prawnej.