Z przebiegu rozprawy sądowej sporządza się protokół. Zdarza się jednak – a takie przypadki nie należą do rzadkości – że sporządzający go protokolant (często aplikant lub pracownik sekretariatu) nie zapisał istotnych faktów wskazanych przez stronę postępowania, protokół zawiera nieprawidłowości lub przeinaczenia. Kodeks postępowania cywilnego przewiduje w takich sytuacjach prawo domagania się od sądu sprostowania protokołu, choć nie w każdym przypadku.

Protokół pisemny i elektroniczny

Przebieg posiedzenia jawnego podlega protokołowaniu. Protokolant sporządza protokół pod kierunkiem przewodniczącego. Przebieg posiedzenia utrwala się za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk oraz pisemnie. Celem wprowadzenia protokołu elektronicznego było przede wszystkim skrócenie czasu rozpraw sądowych, poprawienie komfortu i uproszenie pracy sędziego. Głównie jednak stanowi urzeczywistnienie zasady jawności postępowania. Wszędzie tam, gdzie protokół elektroniczny jest stosowany, ograniczeniu ulegają kontrowersje co do rzeczywistego przebiegu rozprawy i problemy z dokładnym utrwaleniem wypowiedzi stron i zeznań świadków. Wyłącznie pisemny protokół sporządzony jest tylko wtedy, gdy względy techniczne uniemożliwiają utrwalanie przebiegu posiedzenia za pomocą wspomnianych urządzeń rejestrujących.

SN: Transkrypcja e-protokołu nie jest dokumentem urzędowym
SN: Transkrypcja e-protokołu nie jest dokumentem urzędowym

Zobacz również

Zawartość protokołu

Zadaniem każdego protokołu, czy to tradycyjnego pisemnego, czy elektronicznego, jest wierne i dokładne utrwalenie przebiegu rozprawy. Jego znaczenie polega głównie na tym, że ma umożliwić sądowi rozstrzygnięcie sprawy zgodnie z zebranym materiałem procesowym. O treści protokołu (w praktyce protokołu pisemnego) decyduje przewodniczący. Powinien on przykładać niezbędną uwagę co do sposobu jego sporządzenia, aby był czytelny i przejrzysty, a ponadto odtwarzał wiernie i dokładnie przebieg rozprawy. Prawidłowe jego sporządzenie jest o tyle istotne, że protokół jest dokumentem urzędowym i ma taką samą moc dowodową, jak każdy inny dokument tego rodzaju.

Przepisy precyzyjnie określają wymagania co do treści każdego protokołu. Można je podzielić na wymogi formalne i materialne. Do tych pierwszych należą: sygnatura akt, oznaczenie sądu i wydziału, oznaczenie miejsca i daty rozprawy, przedmiotu sprawy, wymienienie: przewodniczącego i sędziów, protokolanta, stron, interwenientów, przedstawicieli ustawowych, pełnomocników, prokuratora i przedstawiciela organizacji społecznej, wzmianka co do jawności rozprawy. Liczne są także wymagania materialne treści protokołu. Musi on zawierać: wnioski stron, czynności procesowe stron wpływające na rozstrzygnięcie sądu, wyniki postępowania dowodowego, wzmiankę o sprawdzeniu danych osobowych przesłuchiwanego przed przesłuchaniem, wymienienie zarządzeń i orzeczeń wydanych na rozprawie ze wzmianką o ich ogłoszeniu, wzmiankę o nakłanianiu stron do ugody i o przyczynach, dla których ugody nie zawarto, wzmiankę o złożeniu do akt sprawy przedmiotu lub dokumentu.

Oszukiwanie siebie też jest karane
Oszukiwanie siebie też jest karane

Zobacz również

Braki, nieprawidłowości w protokole

Może się zdarzyć, że w ferworze rozprawy, licznych czynności procesowych, któryś z tych elementów zostanie pominięty w protokole. Może się też zdarzyć, że istotne twierdzenie strony o faktach, czy też istotna wypowiedź świadka zostanie pominięta w protokole, albo zapisana błędnie. Właśnie w takich sytuacjach można żądać sprostowania lub uzupełnienia protokołu. Złożenie wniosku w tym zakresie stanowi jedyną drogę do zakwestionowania prawidłowości sporządzenia protokołu. Protokół rozprawy jest przecież dokumentem urzędowym, dowodem stwierdzającym przebieg rozprawy. Jeżeli zaś strona stwierdzi jego niekompletność lub przeinaczenia, ma wówczas prawo żądać sprostowania lub uzupełnienia jego treści. Bez wykorzystania tej instytucji strona nie może skutecznie twierdzić, że przebieg rozprawy był inny od tego, jaki został zaprotokołowany (por. postanowienie SN z 05.03.2014 r., II PZ 39/13). Co więcej, nieskorzystanie przez stronę ze wspomnianego wniosku, gdy chodzi o protokół rozprawy przed sądem pierwszej instancji, powoduje, że zarzut dotyczący treści protokołu nie może być uznany za usprawiedliwioną podstawę apelacji (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 22.10.2013 r., I ACa 561/13).

Kto może żądać sprostowania lub uzupełnienia?

Z żądaniem sprostowania lub uzupełnienia może wystąpić strona postępowania, uczestnik postępowania nieprocesowego, prokurator, Rzecznik Praw Obywatelskich, organizacje pozarządowe lub interwenient uboczny. Żądanie może być złożone ustnie, w formie pisma procesowego albo załącznika do protokołu. Dopuszczalne jest również sprostowanie protokołu z urzędu. Skoro bowiem z przebiegu posiedzenia jawnego protokolant, pod kierunkiem przewodniczącego, sporządza protokół, który podpisują przewodniczący i protokolant, zaś przewodniczący odpowiada za porządek posiedzenia (w tym za prawidłowość protokołu), to jest uprawniony do jego sprostowania w przypadku stwierdzenia błędu w jego sporządzeniu już po podpisaniu. Z przyznania stronom uprawnienia do żądania sprostowania lub uzupełnienia protokołu rozprawy nie wynika wniosek o niedopuszczalności jego sprostowania z urzędu (por. postanowienie SN z 14.04.2014 r., II PZ 7/14).

Co rozumieć pod wspomnianymi pojęciami sprostowania i uzupełnienia? Pod pierwszym ze sformułowań kryje się zmiana, pominięcie lub usunięcie treści określonego fragmentu zapisu. Uzupełnieniem jest z kolei dodanie do protokołu pominiętej, a niezbędnej treści. Ściśle określony został termin, po upływie którego sprostowania lub uzupełnienia protokołu żądać już nie można. Zgłoszenie wniosku w tym zakresie musi nastąpić do zakończenia następnego posiedzenia w tej samej instancji lub do czasu przekazania akt sprawy do sądu drugiej instancji, gdy protokół dotyczy posiedzenia, na którym zamknięto rozprawę i wydano wyrok.

Sama czynność sprostowania lub uzupełnienia protokołu następuje w formie zarządzenia przewodniczącego. Postuluje się przy tym, by przed rozstrzygnięciem wniosku o sprostowanie lub uzupełnienie protokołu przewodniczący porozumiał się z protokolantem, który – jako osoba przecież bezpośrednio zaangażowana w sporządzenie protokołu – może wyrazić swój pogląd co do zasadności wniosku. Od zarządzenia przewodniczącego przysługuje odwołanie do całego składu orzekającego w terminie tygodniowym.

Nie da się uchylić od ugody zawartej mimo wątpliwości
Nie da się uchylić od ugody zawartej mimo wątpliwości

Zobacz również

Zapisu dźwięku i obrazu nie można sprostować

Przepisy przewidują również sytuację, w której nie można żądać sprostowania protokołu. Dotyczy to przypadku sporządzania protokołu elektronicznie. Zapis audio lub audio-video stanowi wierne odzwierciedlenie przebiegu dokonanych czynności procesowych. Z tego powodu instytucja sprostowania takiego protokołu nie spełniłaby swojej funkcji.

Adam Sroga, radca prawny

Podstawa prawna

Art. 157, 158 § 1, 160 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz. U. z 2018, poz. 155 z późn. zm.