Trudności z ustaleniem reprezentacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością rodzą się na styku trzech elementów – treści umowy, treści wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego oraz faktycznego składu zarządu spółki i ewentualnie powołanych prokurentów. Już na etapie zawierania umowy spółki wspólnicy stają przed koniecznością ustalenia zasad jej reprezentacji oraz liczebności i składu zarządu. I to właśnie od tego drugiego elementu najczęściej zależy, jak zostanie ukształtowana reprezentacja spółki.
Reklama
Kodeks spółek handlowych (k.s.h.) w art. 205 par. 1 stanowi, że jeżeli zarząd spółki jest wieloosobowy, sposób jej reprezentowania określa umowa, a jeżeli nie zawiera ona żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Przepis ten ma charakter dyspozytywny, czyli ma zastosowanie jedynie w sytuacji, gdy umowa spółki nie zawiera odmiennych postanowień.

Ustalenie składu zarządu

Najprostszym rozwiązaniem jest postanowienie umowy, że zarząd będzie składał się z jednej osoby. Wtedy ma on pełne prawo reprezentacji spółki. Skoro art. 205 k.s.h. ma zastosowanie jedynie w przypadku zarządu wieloosobowego, należy przyjąć, że ustawodawca uznał, że nie ma konieczności regulowania sposobu reprezentacji w przypadku zarządu jednoosobowego. Prawo do reprezentowania spółki przez jedynego członka jednoosobowego zarządu nie może zostać w żaden sposób ograniczone, w szczególności przez wprowadzenie reprezentacji łącznej z prokurentem.

Reklama
Niestety sprawa nie jest tak oczywista w przypadku jedynego członka zarządu wieloosobowego lub zmian w składzie takiego zarządu. Wspólnicy mogą mianowicie postanowić, że zarząd będzie się składał z większej liczby osób niż jedna. Możliwe jest ustalenie konkretnej liczby (np. dwóch członków) lub liczba ta może się mieścić w jakimś przedziale (np. od jednego do trzech członków). Następnie wspólnicy mogą powołać do takiego zarządu dwóch członków. W obu przypadkach będzie to prawidłowo obsadzony zarząd. Nie jest to jednak taki sam zarząd.
Wyraźnie widać to w przypadku odwołania jednego z członków zarządu. W zarządzie składającym się z dwóch członków ustanie członkostwa jednego z nich spowoduje, że zarząd przestanie istnieć jako organ. Taki niepełny zarząd nazywa się kadłubowym. Spółka nie będzie miała zarządu, który mógłby ją reprezentować, bo drugi z członków utraci prawo do jej reprezentowania, choć mogłoby się wydawać, że jako jedyny członek zarządu ma prawo działać w imieniu spółki samodzielnie. Co więcej, członek zarządu kadłubowego nie ma również prawa reprezentowania spółki łącznie z prokurentem. W drugim z przypadków nie powstanie zarząd kadłubowy i jedyny członek zarządu, który zgodnie z umową spółki składa się z jednego do trzech członków, ma prawo samodzielnej reprezentacji.
Jak widać, ustalenie właściwego składu zarządu jest bardzo ważne. Niestety obecna konstrukcja wpisów do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) nie pomaga w ustaleniu zasad prawidłowej reprezentacji spółek kapitałowych. Do rejestru nie wpisuje się bowiem treści umowy spółki, w której zostało ustalone, z ilu członków ma się składać zarząd. Dopiero lektura umowy spółki pozwala się zorientować, jakie są zasady jej reprezentacji.

Zmiany w zarządzie

Zmiana składu zarządu jest możliwa w każdym czasie. Odwołanie członka zarządu, jego śmierć i rezygnacja powodują, że ustaje członkostwo w zarządzie. To rodzi pytanie, kto jest aktualnym członkiem zarządu. Zmiana składu zarządu nie wymaga dla swej ważności wpisu do KRS. Wpis jest konieczny, ma jednak charakter deklaratywny. Ponieważ nawet powołanie pierwszego zarządu w umowie spółki nie jest elementem umowy spółki, to zmiana jego członków nie jest zmianą umowy spółki i również nie wymaga konstytutywnego wpisu do rejestru.
Dla wykazania swojego prawa do reprezentowania spółki nowo powołany członek zarządu powinien legitymować się uchwałą organu, który zgodnie z umową spółki lub statutem może go powołać. Członkostwo w zarządzie nabywa się z chwilą powołania, a nie wpisu do rejestru. Podobnie jest z jego utratą – wpis nie jest konstytutywny.
Od zmiany liczby osób powołanych do zarządu należy odróżnić zmianę umowy spółki w zakresie liczby członków zarządu. Jeśli w miejsce postanowienia, że zarząd składa się z dwóch członków, wspólnicy chcą wprowadzić zapis, że zarząd składa się z od jednego do trzech członków, jest to zmiana wymagająca konstytutywnego wpisu do rejestru. Z chwilą wpisu w powołanym wyżej przykładzie zarząd przestanie być kadłubowy, a jego jedyny członek odzyska prawo do reprezentowania spółki.

Prokurenci

W spółce kapitałowej możliwe jest powołanie prokurenta, nie wolno jednak zapominać, że jest on pełnomocnikiem spółki, który ma prawo do jej reprezentowania. Prokurent samoistny może działać samodzielnie w imieniu spółki, ale możliwe jest również powołanie prokurenta łącznego z innym prokurentem lub członkiem zarządu, którzy muszą działać razem.
Należy jednak podkreślić, że nawet w przypadku powołania prokurenta członek jednoosobowego zarządu ma prawo samodzielnie reprezentować spółkę (pod warunkiem że nie jest to zarząd kadłubowy). Jednak o ile w przypadku zarządu wieloosobowego prokurent samoistny może działać samodzielnie, o tyle kodeksowy wymóg reprezentacji łącznej odnosi się do członka zarządu, który może reprezentować spółkę tylko łącznie z innym członkiem zarządu lub z prokurentem. Jest to więc ograniczenie dla członka zarządu, a nie dla prokurenta samoistnego.
Prokurent, działając łącznie z członkiem zarządu, ale już nie z innym prokurentem, wolny jest od ograniczeń wynikających z art. 1093 kodeksu cywilnego. Oznacza to, że nie musi uzyskiwać pełnomocnictwa szczególnego do zbycia przedsiębiorstwa lub czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie go do czasowego korzystania, zbywania i obciążania nieruchomości. Kompetencja członka zarządu do dokonywania tych czynności niejako uzupełnia jej brak u prokurenta.

Sądy też nie wiedzą

Problemy z ustaleniem właściwego sposobu reprezentacji spółki, a raczej ze zrozumieniem zasad nim rządzących, często mają osoby niebędące prawnikami. Nadmierne przywiązywanie wagi do wpisu członków zarządu do Krajowego Rejestru Sądowego może skutkować niewłaściwym ustaleniem sposobu reprezentacji spółki, bo wpis nie zawsze odzwierciedla aktualny skład zarządu.
Niestety, jak wskazuje orzecznictwo, również sądy miewają z tym trudności. Jako przykład niech posłuży wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 22 lutego 2016 r. (sygn. akt I ACa 699/15). W uzasadnieniu sąd, nie wskazując treści umowy spółki, stwierdził, że w zarządzie spółki będącej stroną procesu wymagana była kodeksowa reprezentacja łączna, co wobec rezygnacji jednego z członków dwuosobowego zarządu skutkowało stwierdzeniem nieważności podpisanej przez pozostałego członka zarządu umowy. Teza ta nie daje się obronić, jeżeli nie zbadano treści umowy spółki. Odmiennie wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 15 grudnia 2016 r. (sygn. akt II CSK 163/16), który mimo przeprowadzenia wykładu zasad reprezentacji nie ustrzegł się pewnych uproszczeń.
Jak widać, ustalenie zasad reprezentacji spółki kapitałowej (te same zasady odnoszą się również do spółki akcyjnej) wcale nie jest takie proste, a konsekwencje nieprawidłowej reprezentacji bardzo poważne, włącznie z nieważnością czynności prawnej.
Problemy z ustaleniem właściwego sposobu reprezentacji spółki, a raczej ze zrozumieniem zasad nim rządzących mają nawet sądy