Wynajmowane lokale warto zaznaczyć na osobnym planie stanowiącym załącznik do umowy. Oprócz wysokości czynszu trzeba ustalić zasady jego indeksacji. Najemca może zastrzec sobie prawo do całodobowego dostępu do biura
W umowie najmu powierzchni biurowej należy przede wszystkim dokładnie określić jej strony. To ważne. Brak precyzji może skomplikować w przyszłości ewentualne dochodzenia roszczeń wynikających z takiego kontraktu.
Reklama

Reklama
Stronami umowy są: wynajmujący i najemca. W umowie powinny więc być podane adresy ich siedzib, informacje o wpisie do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez konkretny sąd rejonowy, numery identyfikacji podatkowej: NIP i REGON. Trzeba również określić osoby reprezentujące strony umowy.

Dokładne dane

Następnie konieczne jest określenie działki z budynkiem, w którym przedsiębiorca zamierza wynajmować biuro. Nie może też zabraknąć wyraźnego oznaczenia pomieszczeń, które będą przedmiotem najmu. Lokale te warto zaznaczyć na osobnym planie stanowiącym załącznik do umowy.
Niezbędne jest określenie wielkości wynajmowanej powierzchni, w tym powierzchni wspólnej, czyli przykładowo sanitariatów, korytarzy czy klatki schodowej. Dla uniknięcia nieporozumień warto też zapisać, w jaki sposób dokonano pomiaru powierzchni. Najczęściej dokonuje się go wewnątrz ścian, bez uwzględnienia elementów konstrukcyjnych budynku. Zdarza się, że umowa najmu dotyczy budynku, który się jeszcze znajduje w budowie. Po oddaniu takiego obiektu do użytku może się okazać, że faktyczna powierzchnia najmu różni się od umówionej. Dlatego w umowie najlepiej uwzględnić również te kwestie.
Przedsiębiorca będący najemcą może zastrzec sobie w kontakcie prawo swoich pracowników do całodobowego dostępu do budynku, w którym znajduje się wynajmowane biuro. Zwykle taki dostęp gwarantowany jest upoważnionym osobom znajdującym się na liście sporządzonej przez przedsiębiorcę i przedłożonej wynajmującemu obiekt.
Lokale biurowe są często wyposażone w meble i sprzęt potrzebny w codziennej działalności. Dlatego opis takiego wyposażenia powinien określać protokół zdawczo-odbiorczy, stanowiący kolejny załącznik.
Jednym z najważniejszych elementów umowy jest określenie czasu jej obowiązywania. Jednocześnie trzeba ustalić zasady wypowiedzenia. Każda ze stron może zastrzec sobie prawo do zachowania, przykładowo, 3-miesięcznego albo półrocznego okresu wypowiedzenia.
Przedsiębiorca będący najemcą powinien zaś zadbać, żeby w umowie znalazły się zapisy ustalające obowiązki wynajmującego.

Terminy płatności

Kolejnym ważnym elementem jest ustalenie wysokości czynszu, jaki musi wnosić najemca, a także terminu płatności. Najemca powinien być przygotowany na to, że wynajmujący wpisze do umowy, iż w przypadku opóźnienia w zapłacie będzie doliczał ustawowe odsetki za każdy dzień zwłoki.
Umowa najmu powierzchni biurowej określa również zasady indeksacji czynszu. Zwykle odpowiedni zapis stanowi, że wysokość czynszu jest stała przez 12 miesięcy począwszy od dnia wydania najemcy przedmiotu najmu. Po upływie tego okresu wysokość czynszu zostanie określana na każde kolejne 12 miesięcy z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszanego w komunikacie prezesa Głównego Urzędu Statystycznego dla poprzedniego roku.
Najczęściej czynsz nie obejmuje opłat eksploatacyjnych, za pobór wody czy centralne ogrzewanie. Zwykle się ustala, że opłaty te są płatne na rachunek wynajmującego. Warto dopilnować, aby w zamian wynajmujący, w ramach opłaty eksploatacyjnej, zobowiązał się utrzymywać w sprawności urządzenia techniczne w budynku, umożliwiając najemcy ich wykorzystywanie.
Często umowy zawierają oddzielny paragraf, zgodnie z którym w celu zabezpieczenia zapłaty czynszu i innych roszczeń najemca zobowiązuje się w ustalonym terminie wpłacić kaucję pieniężną na rachunek wynajmującego. Wynajmujący powinien się zobowiązać do tego, że zwróci najemcy niewykorzystaną kaucję po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy, czy też po opuszczeniu i przekazaniu wynajmującemu pomieszczeń, a także po zapłaceniu przez najemcę wszelkich należnych kwot.
Nawet w najbardziej szczegółowym kontrakcie nie sposób uregulować wszystkich zdarzeń, jakie mogą powstać podczas jego realizacji. Dlatego warto umieścić zapis, że w sprawach nieuregulowanych umową mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego. Umieszczany jest również oddzielny paragraf, który stanowi, że w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy jej strony mogą dochodzić także odszkodowania na zasadach ogólnych.

Najpierw negocjacje

Nie można jednak wykluczyć nieporozumień. Stąd umowa może przewidywać, że w przypadku powstania sporów strony zobowiązują się do przeprowadzenia negocjacji w celu rozwiązywania powstałych problemów. Po wyczerpaniu możliwości negocjacji nierozwiązane kwestie rozstrzygane będą przez sąd. Z zasady jest to sąd właściwy dla siedziby wynajmującego.
Z praktycznych względów dobrze jest umieścić zapis, z którego wynika, że wszelkie zmiany, uzupełnienia czy wypowiedzenia wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
W czasie wykonywania umowy jej strony mogą wejść w posiadanie wiadomości związanych z wzajemną działalnością. Dlatego odpowiedni paragraf może przewidywać, że takie dane nie mogą być przekazane innym podmiotom. Do przekazania ich może dojść tylko po uzyskaniu zgody strony, której one dotyczą, a także w przypadkach przewidzianych prawem.
Warto również zadbać o to, żeby znalazły się w umowie zapisy regulujące problemy, które mogą wyniknąć już po zakończeniu jej obowiązywania. Należy zwrócić uwagę na przepis zawarty w art. 676 kodeksu cywilnego. Regulacja ta stanowi, że jeżeli najemca ulepszył rzecz najętą, wynajmujący, w braku odmiennej umowy, może według swego wyboru albo zatrzymać ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu, albo żądać przywrócenia stanu poprzedniego.

Wzór umowy najmu biura

Umowa najmu powierzchni biurowej

zawarta w dniu ... roku między: CDE Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w ..., przy ul. ... nr ..., (kod pocztowy) ... (nazwa miejscowości)..., wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla ..., .... Wydział Gospodarczy KRS pod numerem ..., NIP ... , REGON ... reprezentowaną przez ... zwaną dalej Wynajmującym

a Przedsiębiorstwem Handlowym FGH Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością: z siedzibą w..., przy ul. ..., nr... (kod pocztowy) ... (nazwa miejscowości)..., wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy w..., ... Wydział Gospodarczy KRS pod numerem ..., NIP ... , REGON ... reprezentowaną przez ... zwaną dalej Najemcą.

Par. 1

1. Wynajmujący oświadcza, że jest właścicielem nieruchomości gruntowej zabudowanej budynkiem czterokondygnacyjnym położonym w ... ul. ..., działka nr .../... , dla której Sąd Rejonowy w ... prowadzi księgę wieczystą KW nr ...

2. Wynajmujący oddaje, a Najemca przyjmuje w najem pomieszczenia o numerach ... znajdujące się na 3. piętrze budynku o łącznej powierzchni ... mkw. (słownie: ...), które są zaznaczone na planie 3. piętra, stanowiącym załącznik nr 1 do umowy, do wyłącznego użytku Najemcy – nazywane dalej przedmiotem najmu. Wynajmowana powierzchnia jest przeznaczona na biuru.

3. Do powierzchni przedmiotu najmu, o której mowa w ust. 2, doliczone zostanie 30 proc. powierzchni wspólnej budynku, o której mowa w ust. 5. Łączna powierzchnia brutto, za którą będzie płacony czynsz najmu, wynosi ... mkw. (słownie: ...).

4. Najemca ma prawo do używania pomieszczeń wspólnych.

Par. 2

Najemca zobowiązuje się do wykupienia i utrzymania przez okres obowiązywania umowy polisy ubezpieczeniowej dotyczącej ubezpieczenia jego mienia na terenie przedmiotu najmu od kradzieży, ognia i innych zdarzeń losowych.

Par. 3

Wszelkie dane oraz informacje związane z wzajemną działalnością, które strony niniejszej umowy uzyskają podczas jej wykonywania, nie mogą być przekazane innym podmiotom.

Par. 4

1. Umowa zostaje zawarta na czas nieoznaczony i obowiązuje od dnia ... 2014 r.

2. Każda ze stron może wypowiedzieć umowę z 6-miesięcznym okresem wypowiedzenia.

Par. 5

Do obowiązków Wynajmującego należy:

a) wydanie przedmiotu umowy,

b) utrzymanie przedmiotu umowy w stanie zdatnym do użytku przez czas trwania Umowy,

c) zapewnienia: ogrzewania, dostawy wody, odbioru ścieków i odpadów,

d) zapewnienie odpowiedniego dostępu do przedmiotu umowy.

Par. 6

Najemca ma obowiązek:

a) wykorzystania przedmiotu umowy zgodnie z jego przeznaczeniem,

b) utrzymywać lokale we właściwym stanie technicznym i sanitarnym,

c) przestrzegania przepisów: bhp, ppoż. i dotyczących ochrony środowiska naturalnego.

Par. 7

1. Tytułem czynszu najemca zobowiązuje się płacić Wynajmującemu miesięcznie kwotę ... zł za mkw. powierzchni. Obliczona tak kwota będzie powiększana o podatek od towarów i usług.

2. Płatności będą dokonywane w terminie do 10. dnia każdego miesiąca, przelewem na następujący rachunek Wynajmującego: Bank ..., nr ...

3. Wysokość czynszu będzie stała przez 12 miesięcy (słownie: ...) począwszy od dnia wydania Najemcy przedmiotu najmu. Po upływie tego okresu wysokość czynszu zostanie określana na każde kolejne 12 miesięcy (słownie: ...) z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłoszonego w komunikacie prezesa GUS dla poprzedniego roku.

Par. 8

1. Czynsz nie obejmuje opłat eksploatacyjnych obejmujących: pobór wody, energię elektryczną, ścieki, centralne ogrzewanie. Opłaty eksploatacyjne stanowią kwotę ... zł (słownie: ... zł) za mkw. powierzchni brutto przedmiotu najmu.

2. Związane z eksploatacją opłaty wymienione w ust. 1 płatne są z dołu w terminie do 20. każdego miesiąca, przelewem na rachunek Wynajmującego: Bank ..., nr ...

Par. 9

Wynajmujący zobowiązuje się opłacić podatek od nieruchomości i wnosić inne opłaty lokalne.

Par. 10

1. W celu zabezpieczenia zapłaty czynszu i innych roszczeń mogących wyniknąć z realizacji umowy Najemca w terminie 7 dni poprzedzających wydanie mu przedmiotu najmu, czyli do dnia ..., zobowiązuje się wpłacić kaucję w wysokości ... zł (słownie:...).

2. Wynajmujący zwróci Najemcy niewykorzystaną kaucję po wygaśnięciu lub rozwiązaniu niniejszej umowy oraz po opuszczeniu i przekazaniu Wynajmującemu pomieszczeń, a także po zapłaceniu przez Najemcę wszelkich należnych kwot.

Par. 11

W sprawach nieuregulowanych umową mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego. Po wyczerpaniu negocjacji spory rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Wynajmującego.

Par. 12

Umowa została sporządzona w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

Wynajmujący .......................

Najemca ............................

Podstawa prawna
Art. 659–690 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 121 ze zm.).