Minęły pierwsze trzy miesiące, odkąd grupa PGP SA wraz z Inpost SA rozpoczęła doręczanie sądowych przesyłek pocztowych. Pojawiło się wiele głosów krytycznych, wręcz zapowiadających zapaść polskiego sądownictwa, w tym znaczne wydłużenie postępowań sądowych. Pomimo przejściowych trudności sądy funkcjonują, wydając zbliżoną do zeszłego roku liczbę wyroków. Wiele wskazuje też na to, iż kwestia czasu, w jakim doręczane są pisma sądowe, ulegnie w najbliższym czasie znacznemu skróceniu.

Na procedurę prawidłowego doręczenia pisma sądowego składa się nie tylko doręczenie adresatowi, ale także dostarczenie do sądu poświadczenia odbioru, co w związku z koniecznością jego fizycznego dowiezienia wymaga czasu. W tradycyjnym obiegu dokumentów konieczny jest czas na: odebranie pisma z sądu, przewiezienie do miejsca odbioru, doręczenie, przygotowanie poświadczenia odbioru do odesłania, jego przewiezienie, sortowanie, dostarczenie do sądu.

W ramach projektów informatyzacji wymiaru sprawiedliwości Ministerstwo Sprawiedliwości wdrożyło projekt EPO – elektronicznego poświadczenia odbioru, uruchamiany obecnie z powodzeniem przez PGP SA i Inpost SA w apelacji białostockiej. Ma ono umocowanie w przepisach rozporządzenia ministra sprawiedliwości w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym (rozporządzenie z 12 października 2010 r. – t.j. Dz.U. z 20 listopada 2013 r. poz. 1350). Regulacja ta wprowadza dwa tryby doręczania pism sądowych w sprawach cywilnych:

● dotychczasowy, oparty na tradycyjnym obiegu papierowego poświadczenia odbioru, wymagającego własnoręcznego podpisu i fizycznego dostarczenia do sądu, oraz

● nowy, oparty na koncepcji hybrydalnego doręczania przesyłek sądowych, w ramach którego pismo sądowe doręczane jest na papierze, tak jak dotychczas, poświadczenie odbioru generowane jest natomiast w postaci elektronicznej.

Zgodnie z par. 13a rozporządzenia, jeżeli warunki techniczne sądu wysyłającego oraz operatora na to pozwalają, formularz potwierdzenia odbioru (określony w par. 2 ust. 2) ma postać elektroniczną i jest przekazywany za pomocą systemu teleinformatycznego sądu wysyłającego do placówki pocztowej doręczającej pismo (które do adresata trafia w sposób tradycyjny, a więc na papierze).

Zgodnie z par. 13a ust. 2 na stronie adresowej przesyłki umieszcza się napis „Polecona-e”, a sąd uzyskuje informację o doręczeniu wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. W elektronicznym formularzu potwierdzenia odbioru umieszcza się wszelkie wpisy, adnotacje i zaznaczenia, które zgodnie z rozporządzeniem podlegają umieszczeniu na formularzu potwierdzenia odbioru oraz na stronie adresowej przesyłki. Nie umieszcza się natomiast odcisku datownika. Elektroniczne poświadczenie odbioru jest „ładowane” w placówce pocztowej do tabletu doręczyciela (urządzenie umożliwiające odwzorowanie pisma ręcznego, o którym mowa w par. 13b rozporządzenia), a odbierający przesyłkę potwierdza jej odbiór i datę otrzymania, umieszczając w EPO, za pomocą tabletu, czytelny podpis zawierający imię i nazwisko. Zastosowano tu więc rozwiązanie z powodzeniem od lat funkcjonujące u niektórych kurierów. Nie traci się przy tym możliwości analizy pismoznawczej podpisu odbierającego, gdyż złożony podpis z powodzeniem może podlegać takiemu badaniu.

Ułatwieniem dla odbierającego, w przypadku gdy przeznaczonych dla niego jest więcej przesyłek, jest możliwość potwierdzenia odbioru i daty otrzymania wszystkich poprzez jednokrotne złożenie podpisu.

Data odbioru jest generowana systemowo, nie ma więc możliwości jej zmiany. Oprogramowanie obsługujące urządzenie umożliwiające odwzorowanie pisma własnoręcznego oraz system teleinformatyczny obsługujący EPO zapewniają integralność danych zawartych w elektronicznym formularzu potwierdzenia odbioru z podpisem własnoręcznym odbierającego: wszelkie zmiany dokonane po złożeniu podpisu są rozpoznawalne (na wzór zabezpieczenia treści dokumentu elektronicznego bezpiecznym e-podpisem). Jest to klasyczne wykorzystanie podpisu własnoręcznego do uruchomienia zabezpieczenia aplikacji elektronicznej (hybrydalność), coraz częściej wykorzystywane nie tylko przez kurierów, ale także przez banki.

Wypełniony formularz potwierdzenia odbioru, zawierający podpis odbiorcy, jest opatrywany przez doręczającego podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt. 1 ustawy o podpisie elektronicznym (Dz.U. z 2013 r. poz. 262) i nie później niż następnego dnia roboczego przekazywany do systemu teleinformatycznego sądu wysyłającego. W ramach koncepcji Ministerstwa Sprawiedliwości dane z tabletu miały być przenoszone do komputera w placówce pocztowej, tam opatrywane e-podpisem i wysyłane do sądu. Ponieważ jednodniowy termin jest terminem maksymalnym, PGP SA oraz Inpost SA wprowadziły procedurę, w ramach której EPO jest natychmiast, po złożeniu podpisu przez odbiorcę, opatrywane przez doręczyciela podpisem elektronicznym i w czasie rzeczywistym, za pomocą mobilnej sieci, przesyłane do sądu. Czas konieczny na dostarczenie zwrotne poświadczenia odbioru wynosi więc praktycznie kilka sekund.

Do początku kwietnia w ten sposób doręczono już 2527 przesyłek sądowych w apelacji białostockiej. W całym kraju, według zapowiedzi PGP SA i Inpost SA – system ma być wdrożony do końca 2014 r. Wiele wskazuje na to, że to udany projekt korzystny dla sądów (znaczne skrócenie czasu doręczania przesyłek), obywateli (łatwość odbioru przesyłek, w szczególności gdy jest ich wiele), a także ekologii (oszczędność papieru, ale także brak konieczności przewożenia poświadczeń odbioru).