„Operator deklaruje doręczanie przesyłek zwykłych i rejestrowanych w terminie D+3, zgodnie z rozporządzeniem Ministra właściwego do spraw łączności, gdzie D jest dniem nadania do godz. 16” – od takiego postanowienia rozpoczyna się par. 19 regulaminu świadczenia usług pocztowych przez Polską Grupę Pocztową SA. Dokument ten jest integralną częścią umowy z 18 grudnia 2013 r., wiążącej nowego doręczyciela przesyłek z sądów i prokuratur ze Skarbem Państwa, a dokładnie z Sądem Apelacyjnym w Krakowie.

Nic nie musimy

Co ten zapis w praktyce oznaczał? To, że Polska Grupa Pocztowa pod koniec zeszłego roku jedynie obiecała, że będzie dotrzymywać terminu D+3. W efekcie nie była zobowiązana uwzględniać reklamacji z sądów skarżących się na opóźnienia. Zgodnie bowiem z prawem pocztowym (Dz.U. z 2012 r. poz. 1529) warunkiem powstania opóźnienia jest objęcie przesyłki gwarantowanym – a nie deklarowanym – terminem doręczenia.

„Zarówno postanowienia umowy, jak i załączników do niej nie przewidują gwarantowanego terminu doręczenia przesyłki objętej reklamacją. Wskazane w par. 19 Regulaminu świadczenia usług przez PGP SA terminy są terminami deklarowanymi, a nie gwarantowanymi w rozumieniu art. 88 ust. 4 pkt 4 ustawy – Prawo pocztowe” – takie odpowiedzi w odmowach uznania reklamacji otrzymywały dotąd sądy, zarzucające operatorowi zbytnią opieszałość w doręczaniu korespondencji.

– PGP w takiej sytuacji rzeczywiście miała prawo odmówić uznania reklamacji, ponieważ de facto w pierwotnej umowie nie gwarantowała terminów doręczeń. A to niestety świadczy o słabości działań organu zamawiającego i jakości kontraktu. Ten powinien być jednoznaczny i nie pozostawiać cienia wątpliwości – ocenia adwokat Rafał Dębowski, sekretarz Naczelnej Rady Adwokackiej.

Taki stan rzeczy doprowadził do tego, że w zeszłym tygodniu umowę zdecydowano się renegocjować.

Dookreślenie zapisów

– W chwili obecnej nie ma na rynku podmiotu, który gwarantowałby, że np. list polecony zostanie doręczony w terminie 3 dni od nadania. Obowiązku takiego nie ma nawet Poczta Polska SA jako operator wyznaczony, która ma jedynie dążyć do osiągnięcia wskazanego w rozporządzeniu ws. warunków wykonywania usług pocztowych standardu D+3 dla 85 proc. obsługiwanej korespondencji – mówi Wojciech Dziuban, rzecznik prasowy Sądu Apelacyjnego w Krakowie.

I dodaje, że jego sąd wraz z Centrum Zakupów dla Sądownictwa już od pewnego czasu podejmowali rozmowy z PGP. Ich celem było „wspólne wypracowanie lepszych niż dostępne obecnie na rynku rozwiązań, również w zakresie terminowości świadczenia usług”.

– 10 kwietnia 2014 r. zostało zawarte stosowne porozumienie pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, w którym zostały określone gwarantowane terminy doręczenia oraz zryczałtowane odszkodowania za niedotrzymanie tych terminów. Będą one jednak warunkowane implementacją przez sądy proponowanych od dłuższego czasu przez wykonawcę narzędzi informatycznych, które docelowo i tak musiałyby zostać przez sądy wdrożone – mówi Dziuban, precyzując, że chodzi o wdrożenie Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru.

Niepubliczny operator jest pewny, że podoła nowemu obowiązkowi.

– W poziomie świadczenia usług jesteśmy zdecydowanie lepsi niż monopolista, dlatego zdecydowaliśmy się na podpisanie dodatkowego zobowiązania, w którym gwarantujemy sądom terminy doręczeń – mówi Wojciech Kądziołka, rzecznik prasowy Polskiej Grupy Pocztowej.

– Historycznie jest to pierwsza gwarancja ze strony operatora pocztowego dla przesyłek realizowanych w ramach kontraktu dla sądów i prokuratur. Podpisanie takiego dodatkowego porozumienia jest dla nas naturalnym krokiem. Jesteśmy pewni, że wywiązujemy się z terminów, które są zawarte w wiążącej nas umowie – dodaje.

Jak podaje Ministerstwo Sprawiedliwości, w udzielonej w zeszłym tygodniu dodatkowej gwarancji PGP zobowiązała się, że od 1 maja 2014 r.:

w85 proc. przesyłek z danego miesiąca nadanych przez daną jednostkę zostanie doręczone lub awizowane w terminie do 3 dni roboczych od dnia nadania, przy czym korespondencję nadaną po godzinie 16 uznaje się za nadaną w następnym dniu roboczym, lub 97 proc. przesyłek z danego miesiąca nadanych przez daną jednostkę zostanie doręczone lub awizowane w terminie do 5 dni roboczych od nadania;

  • każda krajowa przesyłka listowa rejestrowana zostanie doręczona lub awizowana w terminie do 14 dni roboczych od nadania;
  • od dnia nadania przez jednostkę sądownictwa krajowej przesyłki listowej rejestrowanej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, do dnia przekazania do nadawcy wypełnionego dokumentu potwierdzającego odbiór przesyłki nie minie więcej niż 25 dni roboczych.

Te szczegółowe i dokonane grubo po czasie ustalenia wzburzają środowisko prawnicze.

– Jeśli ktoś po trzech miesiącach postanawia doprecyzowywać umowę, to odpowiedź na pytanie, dlaczego to robi, jest jedna i bardzo prosta: została ona źle zawarta. Oficjalnie będzie się jednak mówiło, że zmiana była drobna i mało istotna – ironizuje sędzia Maciej Strączyński, prezes Stowarzyszenia Sędziów Polskich „Iustitia”.

Powody odroczeń

W ostatnim czasie doszło jednak nie tylko do renegocjacji umowy. Jak nieoficjalnie ustaliliśmy, do dyrektora krakowskiego sądu apelacyjnego wpłynęło właśnie pismo od nowego operatora. Wskazuje w nim, że sądy zbyt późno nadają korespondencję (zbyt mało czasu upływa między nadaniem pisma a terminem rozprawy – patrz: grafika). Nadając pisma, powinny zaś uwzględniać pełen obieg korespondencji: wraz z czasem na awizację i dostarczenie zwrotnego potwierdzenia odbioru. W liście PGP podnosi również, że bywają i takie sytuacje, gdy pismo w wewnętrznym systemie sądów widnieje jako nadane, ale jest przekazywane PGP wiele dni później. To zaś wpływa na liczbę odraczanych spraw, a w efekcie na nieprzychylne dla operatora statystyki. Stąd też prośba, by dyrektor ponownie zwrócił się do sądów z apelem, by terminy rozpraw były wyznaczane z wyprzedzeniem co najmniej 25 dni roboczych.

Sędziowie uważają jednak, że problem ze „zbyt szybkim” wyznaczaniem spraw nie jest powszechny.

– Generalnie rzecz biorąc, sędziowie nie powinni tak robić, gdyż przesyłka rzeczywiście może nie dojść. Niekiedy są jednak awaryjne sytuacje i np. zawiadomienie o rozprawie trzeba wysłać na kilka dni przed nią, bo nagle złożony został wniosek dowodowy o przesłuchanie kolejnego świadka. Jest to jednak rzadkie – twierdzi sędzia Maciej Strączyński.

I podkreśla, że nie wierzy, by w sądach od momentu wygrania kontraktu przez PGP zmieniły się obyczaje i zaczęto złośliwie wyznaczać rozprawy tak, by nowy operator nie zdążył doręczyć przesyłki i sprawa spadła z wokandy.

Adwokaci chcą nadawać listy u listonosza

Podczas wczorajszego spotkania z zarządem Poczty Polskiej SA wraz z adwokatem Jackiem Trelą, wiceprezesem NRA, przedstawiliśmy postulat wprowadzenia rozwiązań ułatwiających prawnikom prowadzenie korespondencji sądowej. Obowiązujące przepisy kodeksu postępowania cywilnego nakładają na profesjonalnych pełnomocników nieżyciowy obowiązek dostarczania do sądów dowodów wysłania listem poleconym odpisów pism procesowych dla innych pełnomocników procesowych. Powoduje to nie tylko ogromne utrudnienia i stratę czasu, ale również rodzi dodatkowe koszty w postaci opłat za wydanie duplikatu dowodu nadania listu poleconego. Postulowanym przez NRA rozwiązaniem mogłoby być umożliwienie nadawania korespondencji bezpośrednio u listonosza. Warunkiem koniecznym byłoby jednak bezpieczeństwo zachowania terminów czynności procesowych. Przedstawiciele Poczty ze zrozumieniem przyjęli postulaty, które będą przedmiotem analizy i przedłożenia NRA konkretnych propozycji.