Firmy, które nie mają bezpiecznego podpisu elektronicznego, powinny go szybko wyrobić. Już od 18 kwietnia część dokumentów będą mogły przesyłać wyłącznie z jego użyciem.
Dla wielu przedsiębiorców startujących w przetargach publicznych to duże zaskoczenie – za dwa miesiące niektórych dokumentów nie będą mogli składać w formie papierowej. Chodzi o jednolite elektroniczne dokumenty zamówienia (JEDZ), czyli oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w zamówieniu i braku podstaw do wykluczenia. Dzisiaj można je wypełniać w internecie, ale potem najczęściej są drukowane, podpisywane i dołączane do papierowych ofert.
– Niestety sygnały z rynku wskazują, że nie tylko przedsiębiorcy, ale nawet wielu urzędników odpowiedzialnych za przetargi nie zdaje sobie sprawy z nadchodzącej zmiany. Tymczasem papierowy JEDZ zwyczajnie nie będzie już mógł być brany pod uwagę – ostrzega Artur Wawryło, ekspert z Centrum Obsługi Zamówień Publicznych.
Nie wszystko w sieci
Urząd Zamówień Publicznych zapewnia, że od dłuższego czasu informuje zamawiających o nadchodzących zmianach. – Niezależnie od tego rozpoczynamy też działania informacyjne adresowane zarówno do zamawiających, jak i wykonawców. Oprócz materiałów dostępnych na naszej stronie internetowej temat będzie omawiany podczas wydarzeń organizowanych przez UZP, adresowanych do uczestników rynku zamówień publicznych – deklaruje Anita Wichniak-Olczak, dyrektor departamentu informacji, edukacji i analiz systemowych UZP.
Elektroniczna forma będzie na razie zarezerwowana wyłącznie dla JEDZ, a więc dokumentów składanych w przetargach powyżej progów unijnych. Będzie się wiązała z koniecznością użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego. I to przez wszystkie firmy, nie tylko te największe.
– Duże zamówienia są często dzielone na mniejsze części. Taką formułę stosują choćby Lasy Państwowe. Może więc się zdarzyć, że nawet kilkuosobowa firma zajmująca się wycinką lasu będzie musiała przesyłać JEDZ przez internet z użyciem kwalifikowanego podpisu – wyjaśnia Artur Wawryło.
Przepis wyznaczający graniczną datę, od której JEDZ musi być składany w formie elektronicznej, uchwalono półtora roku temu, przy okazji wdrożenia nowej dyrektywy 2014/24/UE w sprawie zamówień publicznych. Dotychczas jednak nie było jasne, co to oznacza w praktyce. Jasne jest dopiero od piątku, po tym jak wytyczne opublikował UZP. Wcześniej część ekspertów zastanawiała się, czy nie będzie można po prostu dołączyć do papierowej oferty pendrive’a czy CD z plikiem w wersji elektronicznej. Ale UZP wykluczył taką możliwość.
„Złożenie JEDZ wraz z ofertą na nośniku danych (np. CD, pendrive) nie stanowi jego złożenia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną” – wyjaśniono w komunikacie.
Jedyną formą zalecaną przez UZP jest więc przesyłanie JEDZ na wskazany w specyfikacji adres e-mail. W praktyce ma to wyglądać tak: cała oferta lub wniosek o dopuszczenie do udziału w przetargu będzie składany w formie pisemnej, a JEDZ przesyłany przez internet. Co istotne, będzie musiał dotrzeć do urzędu przed upływem terminu otwarcia ofert. Eksperci podkreślają, że przedsiębiorcy powinni domagać się od urzędników potwierdzenia tego faktu. Bo w razie sporu to oni będą musieli udowodnić, że e-dokumenty rzeczywiście dotarły na skrzynkę adresata.
Coraz mniej czasu
Z drugiej strony JEDZ nie powinien być otwierany przed upływem terminu składania ofert. UZP proponuje proste rozwiązanie problemu – zaszyfrowanie dokumentu. Hasło ma być przekazywane wraz z papierową ofertą (lub wnioskiem o dopuszczenie do przetargu).
– To oczywiście jedynie implant, który ma pomóc w sytuacji, gdy nie ma jeszcze systemu e-zamówień z prawdziwego zdarzenia, ale wydaje się sensowny. Pozwala bez większych nakładów sprostać nowym obowiązkom. Pocztą elektroniczną wszyscy się posługują, a darmowych narzędzi do szyfrowania plików też nie brakuje – ocenia dr Włodzimierz Dzierżanowski, prezes Grupy Doradczej Sienna.
Przesyłanie JEDZ przez internet to jedynie pierwszy krok do pełnej informatyzacji zamówień. Ta musi nastąpić do 18 października 2018 r. Od tej daty, zgodnie z przepisami unijnymi, cała procedura przetargowa ma się odbywać online. Także oferty będą wówczas składane drogą elektroniczną.
Problem w tym, że wciąż nie rozstrzygnięto przetargu na wyłonienie wykonawcy systemu e-zamówień. Już dzisiaj można z dużym prawdopodobieństwem przewidywać, że nie zostanie on przygotowany na czas. Zgodnie z pierwotnym harmonogramem umowa na dostarczenie systemu powinna być zawarta do 15 września 2017 r.
System ma obsługiwać nie tylko administrację centralną, ale i samorządową. Nawet gdyby jakimś cudem udało się go uruchomić do 18 października, to z pewnością nie będzie już czasu na testy, które mogłyby wykryć ewentualne niedociągnięcia. Oznacza to, że przejście z papierowych do elektronicznych przetargów będzie się odbywało w zasadzie z dnia na dzień, bez żadnego przygotowania. A to nie najlepsza wróżba dla całego systemu zamówień publicznych.