Pisma wnoszone do sądu np. w sprawie o zapłatę, sprawie spadkowej lub rodzinnej, musi spełniać określone wymogi co do formy i treści. W niektórych typach spraw obowiązują formularze urzędowe (np. wniosek o wpis do księgi wieczystej).

Pozew, wniosek, zażalenie, apelacja to pisma procesowe, które muszą spełniać pewne wymogi, by mogły skutecznie spełnić swoją rolę w postępowaniu cywilnym np. w sprawie rodzinnej, spadkowej czy o zapłatę. Pierwszym pismem w danej sprawie jest zazwyczaj pozew składany na piśmie do sądu przez powoda, czyli stronę inicjującą postępowanie. W piśmie do sądu należy jasno wskazać o co wnosimy oraz uzasadnić nasze żądanie lub poprzeć dowodami nasze oświadczenia lub wyjaśnienia. Przed zabraniem się do sporządzenia pisma warto sprawdzić, czy na stronie www danego sądu nie ma wzoru pisma, które zamierzamy złożyć. Wiele bowiem sądów publikuje wzory typowych pism. Wystarczy je ściągnąć odpowiednio wypełnić. Gdy jednak takiego wzoru nie ma - trzeba go napisać samemu lub skorzystać z usług zawodowych prawników.

Składniki pisma procesowego

Każde pismo procesowe powinno zawierać 5 elementów:

  • 1) oznaczenie sądu, do którego jest skierowane (np. Sąd Okręgowy w Koninie, I Wydział Cywilny)
  • 2) imię i nazwisko lub nazwę stron, ich przedstawicieli ustawowych (w przypadku dzieci, osób ubezwłasnowolnionych) i pełnomocników
  • 3) oznaczenie rodzaju pisma (chodzi o tytuł np. pozew o alimenty, zażalenie od postanowienia sądu rejonowego, wniosek o stwierdzenie nabycia spadku, wniosek o ustanowienie pełnomocnika z urzędu, itp.)
  • 4) osnowę wniosku lub oświadczenia oraz dowody na poparcie przytoczonych okoliczności
  • 5) podpis strony albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika. Za stronę, która nie może się podpisać, podpisuje pismo osoba przez nią upoważniona, z wymienieniem przyczyny, dla której strona sama się nie podpisała.
  • 6) wymienienie załączników

Gdy pismo procesowe jest pierwszym pismem w sprawie, powinno ponadto zawierać oznaczenie przedmiotu sporu oraz:

  • 1) oznaczenie miejsca zamieszkania lub siedziby i adresy stron, ich przedstawicieli ustawowych i pełnomocników
  • 2) numer PESEL lub NIP powoda będącego osobą fizyczną
  • 3) numer w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), a w przypadku jego braku – numer w innym właściwym rejestrze, ewidencji lub NIP

Pełnomocnik. Kolejne pisma procesowe w danym postępowaniu, poza wyżej opisanymi elementami, powinny zawierać także sygnaturę akt. Do pisma należy dołączyć pełnomocnictwo albo uwierzytelniony odpis pełnomocnictwa, jeżeli pismo wnosi pełnomocnik, który wcześniej nie złożył pełnomocnictwa. Nie zawsze pełnomocnikiem musi być zawodowy prawnik. Może być to także pracownik firmy lub osoba z najbliższej rodziny (małżonek, rodzeństwo, rodzic lub dziecko).

Zobacz, kto może być pełnomocnikiem procesowym >>>

W każdym piśmie należy podać wartość przedmiotu sporu lub wartość przedmiotu zaskarżenia, jeżeli od tej wartości zależy właściwość rzeczowa sądu, wysokość opłaty lub dopuszczalność środka odwoławczego, a przedmiotem sprawy nie jest oznaczona kwota pieniężna. Wartości przedmiotu sporu lub zaskarżenia podaje się w złotych, zaokrąglając w górę do pełnego złotego.

Opłaty sądowe. Należy pamiętać, że sąd nie podejmie żadnej czynności na skutek pisma, od którego nie została uiszczona należna opłata (nie żąda się opłaty od pisma, jeżeli już z jego treści wynika, że podlega ono odrzuceniu). Choć każdy, kto nie jest w stanie ponieść kosztów sądowych bez uszczerbku utrzymania koniecznego dla siebie i rodziny ma prawo do zwolnienia od takich kosztów. Wniosek trzeba uzasadnić i udowodnić sytuację materialną dokumentami, np. zaświadczeniem z pracy czy kopią PIT-u. Zobacz, jak uzyskać zwolnienie od kosztów sądowych w sprawie cywilnej? >>>

W pismach procesowych mających na celu przygotowanie rozprawy (pisma przygotowawcze) należy podać zwięźle stan sprawy, wypowiedzieć się co do twierdzeń strony przeciwnej i dowodów przez nią powołanych, wreszcie wskazać dowody, które mają być przedstawione na rozprawie lub je załączyć. W pismach przygotowawczych strony mogą wskazywać podstawy prawne swoich żądań lub wniosków.

Do pisma procesowego należy dołączyć jego odpisy i odpisy załączników dla doręczenia ich uczestniczącym w sprawie osobom, a ponadto, jeżeli w sądzie nie złożono załączników w oryginale, po jednym odpisie każdego załącznika do akt sądowych.

Warto pamiętać, że strona powołująca się w piśmie na dokument obowiązana jest na żądanie przeciwnika złożyć oryginał dokumentu w sądzie jeszcze przed rozprawą. Zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej.

Postępowanie uproszczone na formularzach. Gdy w danej sprawie wartość przedmiotu sporu (skrót: w.p.s.) nie przekracza 10 000 zł możliwe jest zastosowanie procedury uproszczonej, która odbywa się na gotowych formularzach. W tej procedurze rozstrzygane są sprawy np. o zapłatę zaległego czynszu lub pensji. Zaletą trybu uproszczonego jest jego sprawność. Zazwyczaj bowiem postępowanie uproszczone jest szybciej rozstrzygane niż sprawy w trybie zwykłym. Więcej o tym pisałem tutaj: Cywilne postępowanie uproszczone. Zasady i wzory pism>>>

Mediacja. W sprawie, gdzie strony są w sporze (konflikcie) sąd, gdy może to doprowadzić do ugody, zachęca strony do mediacji, czyli próby polubownego zakończenia sporu przy udziale osoby trzeciej, niezaangażowanej w konflikt i przygotowanej merytorycznie. Szerzej o tym przeczytasz w artykule: Mediacja w sprawie cywilnej. Jak to działa i ile kosztuje? >>>

Czasem obowiązuje urzędowy formularz

W niektórych sprawach pisma procesowe wnosi się tylko na urzędowych formularzach. Dotyczy to np. wnioskowania o wpis lub wykreślenie z księgi wieczystej (zobacz, jak dokonać takiej zmiany w księdze wieczystej >>>) , które należy dokonywać na formularzu KW-WPIS.

Pisma elektroniczne już niebawem

Począwszy od września tego roku pierwsze sądy będą gotowe do wnoszenia pism za pomocą specjalnego systemu informatycznego zwanego elektroniczne biuro podawcze (EBP). Strona postępowania będzie mogła założyć tam e-konto i wybrać w danym postępowaniu zdalny sposób składania pism, dokonywania czynności procesowych i zdalną komunikację z sądem. Oczywiście bez dodatkowych kosztów. Wszystkie sądy mają być gotowe do zdalnego trybu obsługi postępowań do 2019 roku. Więcej o tym, piszę w artykule: Elektroniczne biuro podawcze od 2016. Jakie zmiany w sądach? >>>

Darmowa pomoc prawna

Jeżeli nie stać nas na profesjonalną pomoc prawną a chcemy skonsultować się z prawnikiem wówczas możemy skorzystać z porady w najbliższym punkcie darmowej pomocy prawnej. Do takiej pomocy prawo mają m.in. osoby niezamożne, którym w roku poprzedzającym zostało przyznane świadczenie z pomocy społecznej; osoby młode do 26. roku życia; seniorzy, którzy ukończyli 65. rok życia oraz kombatanci i weterani. Należy jednak pamiętać, że taki prawnik z darmowej pomocy nie będzie nas reprezentował w sądzie, ale może nam doradzić na etapie jeszcze przedsądowym (zobacz szczegóły korzystania z darmowej pomocy prawnej >>>).

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego(zobacz tekst ujednolicony), w szczególności art. 125-130