Niemal wszystkie notariaty europejskie borykają się dziś z problemami związanymi z koniecznością szybkiego dostosowania się do dynamicznie zmieniającego się otoczenia. I to zarówno otoczenia prawnego, które w obrębie Unii Europejskiej dąży do unifikacji, jak i otoczenia technologicznego, oraz powiązanej z tymi procesami zmiany sposobu gromadzenia i przekazywania informacji o dokonywanych czynnościach notarialnych.
Cyfryzacja wymiaru sprawiedliwości stawia przed notariatami ogromne wyzwania, nic więc dziwnego, że samorządy notariuszy Europy chcą wspólnie się z nimi zmierzyć. Rada Notariatów Unii Europejskiej (KNUE) zrzeszająca notariaty tych państw UE, w których funkcjonuje notariat typu łacińskiego, uczestniczy w tworzeniu wspólnego obszaru prawa oraz przyczynia się do właściwego stosowania prawa wspólnotowego.
Przedstawiciele samorządów notarialnych spotykają się nie tylko na forach ogólnych, ale także odbywają bilateralne spotkania w ramach umów o współpracy, a taka przed kilku laty została podpisania pomiędzy notariatem polskim i niemieckim. Pod koniec maja br. w Warszawie odbyło się kolejne spotkanie niemieckich i polskich notariuszy, którego celem była wymiana doświadczeń w zakresie cyfryzacji czynności notarialnych. To jeden z najważniejszych tematów i przedmiotów prac samorządów notarialnych. Notariat polski ma w tej strefie wiele do zrobienia i trudno nie przyznać, że w zakresie informatyzacji dokonywanych przez rejentów czynności jesteśmy na początku drogi. Wciąż najczęściej przypada nam rola ucznia i obserwatora – przyglądamy się funkcjonującym w innych państwach rozwiązaniom i szukamy tych, które funkcjonują najlepiej, aby po dostosowaniu ich do struktury polskiego systemu szeroko rozumianych organów wymiaru sprawiedliwości wykorzystać je przy tworzeniu zrębów polskiego cyfrowego notariatu.
Reklama
W Polsce działają już Rejestr Aktów Poświadczenia Dziedziczenia oraz Notarialny Rejestr Testamentów; wdrażany jest kolejny etap systemu Elektronicznych Ksiąg Wieczystych, a jeszcze w tym roku ma zostać uruchomiony Rejestr Spadkowy. W marcu Krajowa Rada Notarialna podpisała z Ministerstwem Cyfryzacji umowę o podjęciu wspólnych działań, których celem jest wdrożenie projektów: Ogólnopolskiego Elektronicznego Repozytorium Aktów Notarialnych, elektronicznych wypisów, odpisów i wyciągów aktów notarialnych; dostępu do Krajowego Rejestru Sądowego – ułatwienia składania wniosków; Ogólnopolskiego Rejestru Umów Majątkowych Małżeńskich oraz Ogólnopolskiego Rejestru Testamentów. Harmonijna współpraca z Ministerstwem Cyfryzacji i Ministerstwem Sprawiedliwości w tym zakresie daje nadzieję na szybkie rozpoczęcie prac nad wdrożeniem poszczególnych projektów.
Nie wszystkie rozwiązania, o których mówiono w tracie spotkania z notariuszami niemieckimi, mają jednak szansę na wykorzystanie w polskim systemie prawnym. Wynika to przede wszystkim z odmienności usytuowania notariuszy w narodowych porządkach prawnych i innego zakresu ich kompetencji. Jednakże cel działań pozostaje niezmienny – stworzenie sprawnie funkcjonującego systemu współpracy z organami państwowymi, polegającego na dostarczaniu informacji o czynnościach notarialnych niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania tych organów, a co za tym idzie, sprawnego funkcjonowania państwa.

Reklama
W czasie warszawskiego spotkania z notariuszami niemieckimi wybrzmiał jeszcze jeden, niezwykle istotny aspekt – cyfryzacja jest nieuchronna i potrzebna, ale wadliwie rozumiana może nieść ze sobą również pewne zagrożenia. Za najpoważniejsze z nich uczestnicy spotkania uznali pokusę odpersonalizowania czynności notarialnej, polegającego na zastąpieniu osobistego kontaktu z klientem np. wideokonferencją czy elektronicznym formularzem. Tworząc cyfrowe instrumenty obrotu prawnego, nie wolno zapomnieć o kliencie kancelarii notarialnej, który ma prawo do wyczerpującej informacji o warunkach i skutkach czynności, które chce przeprowadzić, czy też wymaganych dokumentach, a także o kosztach i podatkach z nią związanych. Niejednokrotnie oznacza to potrzebę wielokrotnego spotkania i bardzo dokładnego omówienia planowanej czynności. Cyfryzacja nie może charakteryzować się nadmiernym uproszczeniem kwestii dotyczących materii czynności i bezrefleksyjnym obleczeniem ich w szatę cyfrową, z pominięciem potrzeb i oczekiwań klienta oraz jego bezpieczeństwa.
Mariusz Białecki / Media