Akty notarialne dostępne z każdego miejsca w kraju

Porozumienie stwarza podstawy do budowy systemu teleinformatycznego, który nie będzie prowadził do dematerializacji aktu notarialnego, ale pozwoli naszym klientom otrzymywać dokumenty obejmujące czynności notarialne w formie elektronicznej. Rejenci zyskają uprawnienie do wydawania elektronicznych wypisów aktów notarialnych, elektronicznych poświadczeń, ale też papierowych poświadczeń dokumentów elektronicznych. Służyć ma temu elektroniczne ogólnopolskie repozytorium aktów notarialnych.

Dziś, jeżeli podpisze się akt notarialny w Gdańsku, to tylko ten notariusz z Gdańska może wydać jego wypis. Dzięki e-repozytorium zniknie konieczność podróżowania po kraju w celu uzyskania konkretnego dokumentu. Wypis wyda każdy rejent w Polsce. W tym zakresie nie jesteśmy nowatorscy, takie rozwiązania z powodzeniem funkcjonują już w Niemczech i we Francji. Pomysł jest skierowany jednak nie tylko do naszych klientów – cyfryzacja przyśpieszy również kontakt rejentów i wymianę informacji z organami administracji publicznej. Informacja, jaką obecnie przekazujemy w formie papierowej, np. do urzędów skarbowych czy wydziałów geodezji, będzie przepływała w czasie rzeczywistym. Po stronie urzędów praktycznie zniknie uciążliwy obowiązek archiwizacji ogromnej ilości papierowych dokumentów. Jeżeli stworzymy elektroniczny wypis i odpis z aktu notarialnego, to w takiej formule będzie on funkcjonować w obrocie.

Z tego też powodu tak bardzo chcieliśmy uzyskać partnera, który mógłby zapewnić nam technologiczny support, a takim bez wątpienia jest Ministerstwo Cyfryzacji. Liczymy na jego pomoc w zakresie stworzenia rozwiązań zapewniających sterylność platform, ich interoperacyjność i stabilność.

Takie sytuacje nie będą miały miejsca. Nasz zamysł jest taki, by dysponentem wiedzy zawartej w aktach był klient. To on otrzyma elektroniczną ścieżkę dostępu do swojego dokumentu zmagazynowanego w repozytorium. Każda strona czynności notarialnej dostanie więc indywidualny kod, który umożliwi jej uzyskanie wypisu w wybranej przez siebie kancelarii notarialnej. Nie stworzymy systemu, który będzie otwierał notariuszom dostęp do wszystkich danych. Notariusz będzie tylko technologicznie umożliwiał ten dostęp.

To kwestia do rozstrzygnięcia. Stare akty notarialne w części znajdują się w archiwach sądowych, a w części w archiwach kancelarii notarialnych. Będziemy musieli zatem wypracować roztropne rozwiązanie, które pozwoli w pewnym określonym czasie umożliwić migrację wszystkich tych dokumentów do systemu elektronicznego.

Istniejący Rejestr Testamentów Notarialnych jest niepubliczny i zawiera jedynie testamenty objęte formą aktu. Wydaje się natomiast, że nie ma racjonalnych podstaw do tego, by różnie traktować rejestrację testamentów ze względu na ich formę. Pomysł jest więc taki, by każda osoba, która własnoręcznie spisze testament, była uprawniona do dokonania jego rejestracji. Dzięki temu w trakcie postępowań o stwierdzenie nabycia spadku będzie ślad, że ostatnia wola została sporządzona. Dostęp do testamentu będzie mieć zarówno sąd, jak i notariusze w obrębie wydawania Aktów Poświadczenia Dziedziczenia.

Może on odegrać niebagatelną rolę w przypadku spraw egzekucyjnych. Dzięki niemu – jeśli komornicy uzyskają dostęp do rejestru – unikniemy sytuacji zajmowania ruchomości nienależących do majątku osobistego dłużnika. Zyskają również urzędy skarbowe: zawarcie majątkowej umowy małżeńskiej uniemożliwia przecież wspólne rozliczanie się małżonków. Urzędy skarbowe nie mają dziś instrumentów do badania, czy przesłanka, dzięki której korzystanie z tego preferencyjnego rozwiązania jest możliwe, odpadła. Umowy małżeńskie to także ważny element kontaktów biznesowych. Przecież jeżeli strona umowy nie poinformuje o zawarciu intercyzy, to jej kontrahent ma prawo domniemywać, że istnieje wspólność majątkowa.