Subskrybuj nas na Youtube
Cyfryzacja wymiaru sprawiedliwości rozumiana jako wykorzystanie technologii do tworzenia, przechowywania, udostępniania i przetwarzania danych w postaci cyfrowej to wyzwanie, z którym mierzyły się kolejne ekipy decydentów. Jednak bez większych sukcesów.
Największą słabością realizowanych dotychczas projektów była ich fragmentaryczność i niekompatybilność: wdrażane przez różne podmioty systemy nie były w stanie ze sobą współpracować. Bolączką był brak centralnego ośrodka, który koordynowałby działania podejmowane przez poszczególne jednostki. Wydawało się, że do pełnienia tej roli najbardziej predysponowane było Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji (obecnie Ministerstwo Cyfryzacji). Jednakże do tej pory – przynajmniej z punktu widzenia notariatu jako elementu wymiaru sprawiedliwości o charakterze prewencyjnym – nie powstała żadna całościowa wizja, strategia czy plan, który pomógłby skoordynować działania poszczególnych instytucji, chociażby w zakresie obrotu składnikami majątkowymi i ich dziedziczeniem. Dla przykładu: funkcjonują niezależnie od siebie dwa rejestry nieruchomości – ewidencja gruntów i budynków (EGiB) oraz księgi wieczyste – a zawarte w nich dane nie zawsze są tożsame. Dane z ewidencji gruntów w zakresie oznaczenia nieruchomości mają pierwszeństwo przed danymi z Działu I księgi wieczystej. Co to oznacza? Po prostu tyle, że rękojmia wiary publicznej, która jest najważniejszą cechą księgi wieczystej, de facto nie istnieje. Wskazany wyżej dualizm systemu rejestracji nieruchomości oznacza bowiem, że Dział I księgi wieczystej nie jest nią objęty.
Wobec powyższego całościowa koncepcja cyfryzacji przedstawiona na początku tego roku przez minister Annę Streżyńską spotkała się z dużym zainteresowaniem samorządu notarialnego. W trakcie rozmów dostrzeżono możliwość nawiązania współpracy w zakresie modernizacji notariatu, upowszechniania usług notariuszy, ale także ułatwienia Polakom – zarówno osobom fizycznym, jak i przedsiębiorcom – bezpiecznej i skutecznej realizacji ich zamierzeń. Efektem tych rozmów jest podpisane 8 marca 2016 r. ramowe porozumienie w zakresie współpracy związanej z cyfrową modernizacją notariatu.
Zakres tej współpracy został określony stosunkowo szeroko. Jednakże jako pierwszy i najbliższy cel uznano stworzenie ogólnopolskiego Elektronicznego Repozytorium Aktów Notarialnych. Rocznie polscy notariusze sporządzają ponad dwa miliony różnego rodzaju aktów notarialnych. Wobec konieczności odnoszenia się w ich treści do informacji zawartych w innych aktach (co w praktyce oznacza dziś obowiązek przedstawienia przez strony czynności wypisów dokumentów przechowywanych w różnych kancelariach notarialnych, czyli czasochłonną konieczność osobistego odwiedzenia tych kancelarii i uzyskania wypisów) Krajowa Rada Notarialna i Ministerstwo Cyfryzacji uznały za zasadne utworzenie Elektronicznego Repozytorium Aktów Notarialnych (ERAN). Obejmowałoby ono akty notarialne sporządzone i znajdujące się w archiwach kancelarii notarialnych oraz wszystkie sporządzone po dniu oficjalnego uruchomienia repozytorium. Zgodnie z przyjętym założeniem w ramach tego systemu notariusze otrzymaliby dostęp do dokumentów w niezbędnym zakresie, z zachowaniem tajemnicy zawodowej. Rozwiązanie to nie tylko pozwoli na weryfikację danych zawartych w aktach notarialnych, ale także na redukcję kosztów związanych z koniecznością każdorazowego pozyskiwania wypisów od rejentów – autorów poszczególnych dokumentów, w ich kancelariach. Niepomijalny jest tu także aspekt oszczędności czasu klientów.
Samorząd notarialny i Ministerstwo Cyfryzacji postulują także wdrożenie innego projektu ściśle powiązanego z koncepcją ERAN, a mianowicie – elektronicznych wypisów, odpisów i wyciągów aktów notarialnych. Opierajac się na dostępie do repozytorium, uprawnione osoby mogłyby otrzymać dostęp do aktów notarialnych, których są stroną lub które dotyczą ich praw i obowiązków, u dowolnie wybranego notariusza na terytorium Polski. Taki dokument miałby w założeniu taką samą moc prawną, jak papierowy wypis aktu notarialnego.
Umożliwienie notariuszom dostępu do e-repozytorium aktów notarialnych niejako automatycznie generuje pytanie o potencjalne ryzyko nadużyć związanych z umożliwieniem dostępu do tak ogromnej bazy danych. Niepokój wydaje się jednak nieuzasadniony: wstępna koncepcja zakłada, że dysponentem wiedzy zawartej w aktach będzie klient, czyli osoba uprawniona do pozyskiwania informacji zawartych w konkretnym akcie notarialnym. To on otrzyma elektroniczną ścieżkę dostępu do swojego dokumentu zmagazynowanego w repozytorium. Każda ze stron czynności notarialnej otrzyma zindywidualizowaną możliwość uzyskania wypisu w wybranej przez siebie kancelarii notarialnej. Projektowany system nie będzie otwierał „każdemu” dostępu do wszystkich danych, a notariusz będzie tylko „technologicznie” umożliwiał ich pozyskanie.
Koncepcja cyfryzacji czynności notarialnych jest skierowana nie tylko do klientów kancelarii – informatyzacja przyspieszy kontakt i wymianę informacji pomiędzy notariuszami a organami administracji publicznej. Informacja, jaką obecnie przekazujemy w formie papierowej, np. do urzędów skarbowych czy wydziałów geodezji, będzie realizowana w czasie rzeczywistym. Po stronie urzędów natomiast praktycznie zniknie uciążliwy obowiązek archiwizacji ogromnej ilości papierowych dokumentów. Jeżeli bowiem stworzymy elektroniczny wypis i odpis z aktu notarialnego, to w takiej formule będzie on funkcjonować w obrocie.
Takie systemy z powodzeniem działają już w Niemczech, we Francji czy w Belgii. Będziemy starannie analizować te rozwiązania pod kątem możliwości ich implementacji w polskich warunkach, efektywności i bezpieczeństwa. Mając na uwadze profesjonalizm specjalistów z Ministerstwa Cyfryzacji i Ministerstwa Sprawiedliwości, nie da się wykluczyć, że stworzymy również nasze polskie rozwiązania, unikatowe w skali europejskiej. O znaczeniu projektu świadczyć może choćby duże zainteresowanie nim innych notariatów Europy Środkowo-Wschodniej, które podkreślają, że niewątpliwym atutem Polski jest istnienie odrębnego resortu zajmującego się w zasadzie tylko zagadnieniami związanymi z cyfryzacją. ©?
Ważne
Akty notarialne przechowywane są przez 10 lat w kancelarii, w której zostały sporządzone, a następnie trafiają do archiwum sądu właściwego ze względu na jej siedzibę