Do naszego urzędu często trafiają e-maile od stron prowadzonych przez nas postępowań administracyjnych z wnioskami o udostępnienie za pośrednictwem poczty elektronicznej skanów akt sprawy. Jak powinniśmy reagować na tego typu prośby? Czy można urzeczywistnić prawo wglądu strony do akt postępowania właśnie za pośrednictwem e-maila – pyta urzędnik.
Nie. W takich sytuacjach urzędnicy powinni się negatywnie odnosić do kierowanych do nich wniosków. Ale po kolei.
Reklama
Możliwość wglądu do akt sprawy jest jednym z najważniejszych praw strony postępowania administracyjnego opisanym w art. 73–74 ustawy z 14 grudnia 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 23). Korzystanie z niego pozwala urzeczywistnić prawo strony do czynnego udziału w sprawie. Zapoznanie się z aktami nierzadko pozwala stronie wychwycić słabe punkty w działaniach organu administracji, a co za tym idzie, wypracować skuteczną linię obrony.

Reklama
Kodeks postępowania administracyjnego nie tylko przyznaje stronom opisywane prawo, ale i określa reguły jego wykonywania. – Jest zasadą, że prawo wglądu do akt oraz sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów przysługuje stronie w obecności pracownika organu administracji publicznej w lokalu tego organu – wyjaśnia mecenas Konrad Kacprzak, dyrektor departamentu prawa administracyjnego w kancelarii prawnej Świeca i Wspólnicy.
– W ten sposób zostaje zabezpieczone prawo uczestników postępowania do ochrony przed dostępem do danych osobowych i informacji poufnych przez osoby nieuprawnione, a jednocześnie zostaje oddalone niebezpieczeństwo zniszczenia lub sfałszowania akt – dodaje nasz rozmówca. I właśnie względy ochrony danych osobowych, które znajdują się w aktach sprawy, sprawiły, że ustawodawca mocno ograniczył odchodzenie od przywołanej reguły. Udostępnianie akt sprawy w formie elektronicznej jest więc ściśle regulowane.
– Od 11 maja 2014 r. obowiązują przepisy pozwalające organowi na wyrażenie zgody na pełny dostęp do akt postępowania w formie elektronicznej. Dostęp ten jest jednak możliwy dopiero po sprawdzeniu, czy ubiegający się o ten wgląd podmiot jest stroną danego postępowania oraz tylko poprzez system teleinformatyczny organu. Rejestracja w systemie następuje na podstawie podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP – podkreśla mecenas Kacprzak. Nasz rozmówca dodaje, że organ może umożliwiać identyfikację wnioskodawcy przez zastosowanie innych technologii, ale w takim przypadku muszą być spełnione szczegółowe warunki organizacyjne i techniczne określone w rozporządzeniu ministra spraw wewnętrznych i administracji z 21 kwietnia 2011 r. w sprawie szczegółowych warunków organizacyjnych i technicznych, które powinien spełniać system teleinformatyczny służący do identyfikacji użytkowników (Dz.U. z 2011 r. nr 93, poz. 545). W takiej sytuacji dostęp do akt w formie elektronicznej również odbywa się przez system organu.
Innymi słowy udostępnienie akt sprawy w formie elektronicznej może się odbyć jedynie za pośrednictwem systemu organu, czyli platformy administrowanej przez urząd, po uprzedniej weryfikacji tożsamości osoby wnioskodawcy. Jest to uzasadnione tym, że tylko taki mechanizm zapewnia bezpieczeństwo danych zawartych we wspomnianych aktach.
– W konsekwencji niemożliwe staje się przesłanie akt sprawy na podany przez stronę adres poczty elektronicznej i to nawet wtedy, gdy kierowane do organu żądanie zostało poświadczone podpisem elektronicznym – wskazuje mecenas Kacprzak.
Takie ograniczenia wydają się uzasadnione. Po pierwsze, wniosek składany za pośrednictwem e-maila w sytuacji, gdy wiadomość nie jest opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym, nie daje pewności, czy o udostępnienie dokumentacji zwraca się rzeczywiście strona postępowania, czy też ktoś pod tę stronę się podszywający. Po drugie wysyłka skanów akt sprawy zwykłym e-mailem, a więc poza systemem teleinformatycznym organu, naraża tę przesyłkę na przechwycenie przez nieuprawnione do tego podmioty, jak np. hakerów.
– Działanie organu polegające na wysyłce skanów akt sprawy za pośrednictwem poczty elektronicznej nie znajduje umocowania prawnego – podsumowuje przedstawiciel kancelarii prawnej Świeca i Wspólnicy.
Podstawa prawna
Art. 73–74 ustawy z 14 grudnia 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 23).