Subskrybuj nas na Youtube
Coraz większa liczba pełnomocników poświadcza dokumenty bez ich analizy, często nie widząc oryginału bądź nawet nie wiedząc, czy takowy istnieje.
Począwszy od 2010 r., profesjonalni pełnomocnicy procesowi (radcy prawni i adwokaci) uzyskali możliwość składania w sądzie odpisów dokumentów potwierdzonych za zgodność z oryginałem. Uprawnienie takie pojawiło się na skutek wprowadzenia do kodeksu postępowania cywilnego art. 129 par. 2 oraz związanych z nim art. 6 ust. 3 ustawy o radcach prawnych i art. 4 ust. 1 b ustawy – Prawo o adwokaturze. Co istotne – zgodnie z par. 2 art. 129 k.p.c. zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem przez występującego w sprawie pełnomocnika strony ma charakter dokumentu urzędowego.
Warto przypomnieć, że złożenie do akt sądowych odpisu poświadczonego za zgodność z oryginałem jest w dużej mierze zrównane w skutkach ze złożeniem oryginału dokumentu. Odpis bez poświadczenia jest po prostu kserokopią, która nie może zostać uznana za dowód z dokumentu, zaś obecnie pojawią się rozbieżne stanowiska co do tego, czy może być traktowana jako inny środek dowodowy. Tak więc samo poświadczenie odpisu za zgodność z oryginałem zmienia jego charakter w sposób zasadniczy.
Pięć lat obowiązywania wyżej wymienionej regulacji skłania do refleksji na temat jej zasadności i efektów stosowania. Oczywiście zdecydowana większość profesjonalnych pełnomocników korzysta z nowego uprawnienia ostrożnie, wyłącznie gdy dysponuje oryginałem dokumentu bądź co najmniej zapoznała się z nim. Jednak, jak pokazuje praktyka, w rosnącej liczbie spraw odpisy (kserokopie) są poświadczane z naruszeniem określonych zasad. Pełnomocnicy potwierdzają dokumenty bez ich analizy, nie widząc oryginału bądź nawet nie wiedząc, czy takowy istnieje. Szczególnie często dzieje się tak w przypadku przedstawicieli firm windykacyjnych czy funduszy sekurytyzacyjnych, a więc podmiotów, które niejako hurtowo skupują i windykują należności. Przyczyną tego jest najprawdopodobniej brak odpowiedniej wiedzy na temat skutków takich posunięć oraz działanie w zaufaniu do klientów, którzy twierdzą, że dysponują oryginałami. Do tego dochodzi fakt, że w praktyce nikt całej procedury nie kontroluje, a nawet jeśli adwokatowi czy radcy zostanie wykazane, że postąpił wbrew obowiązującym przepisom, sankcją jest najczęściej wyłącznie upomnienie bądź nagana.
W tym kontekście należy zauważyć, że naruszanie zasad przez jedną ze stron postępowania w sposób ewidentny oddziałuje negatywnie na sytuację drugiej strony. Przy tym o ile wszystkim znane jest uprawnienie wynikające z treści art. 129 par. 2 k.p.c., o tyle niewiele osób zdaje sobie sprawę z tego, że poświadczony odpis – jeśli nie ma pewności, że strona dysponuje oryginałem – można zanegować. Wynika to z art. 129 par. 4 k.p.c. Zgodnie z tym przepisem sąd może zobowiązać stronę do złożenia oryginału dokumentu potwierdzonego za zgodność, jeśli strona tego zażąda (bądź z urzędu) i jest to uzasadnione okolicznościami sprawy. Oznacza to, że nie wystarczy sam wniosek o przedłożenie oryginałów, należy go również odpowiednio umotywować. Takim uzasadnieniem najczęściej są wątpliwości strony co do tego, czy oryginał rzeczywiście istnieje. W orzecznictwie widoczna jest również wykładnia przepisu, zgodnie z którą bez względu na to, czy wniosek został uzasadniony, strona ma obowiązek złożyć oryginał dokumentu bez potrzeby wzywania przez sąd. Jest ona jednak nieprawidłowa, a wynika z błędnej wykładni rozważań sądów (w tym Sądu Najwyższego) poczynionych na podstawie art. 129 par. 1 k.p.c.
Doświadczenie pokazuje, że z uprawnienia do żądania przedłożenia oryginałów dokumentów niewiele stron korzysta. Osoby działające bez profesjonalnych pełnomocników zwykle nie wiedzą o jego istnieniu. Profesjonaliści zaś zdają się działać w zaufaniu do kolegów, uznając na wyrost, że z pewnością postępują oni zgodnie z obowiązującym prawem. Przykładem tego, o jak mało znaną regulację chodzi, może być sytuacja zaistniała w jednym z mniejszych sądów. Otóż po zgłoszeniu, wraz z odpowiednim uzasadnieniem, żądania zobowiązania drugiej strony do przedłożenia oryginałów dokumentów sąd najpierw zarządził 10-minutową przerwę w celu przeprowadzenia konsultacji, a następnie wniosek oddalił. Wytłumaczeniem było stwierdzenie, że pełnomocnik potwierdził dokumenty za zgodność z oryginałem, więc nie można już domagać się przedłożenia samych oryginałów.
Jak wynika z praktyki, częstym skutkiem złożenia wniosku o zobowiązanie strony przeciwnej do przedłożenia oryginałów dokumentów jest cofnięcie pozwu. Tak niejednokrotnie dzieje się w sprawach, gdzie powodem są wspomniane już firmy windykacyjne bądź fundusze sekurytyzacyjne nabywające większe pule wierzytelności (i zazwyczaj nieotrzymujące przy tym oryginałów dokumentów). Często do takich sytuacji dochodzi po wniesieniu sprzeciwu od nakazu zapłaty wydanego przez e-sąd, kiedy to powód nie tylko nie jest w stanie przedłożyć oryginałów, ale często nie dysponuje nawet kopią dokumentów, na które powoływał się w pozwie złożonym elektronicznie. Cofnięcie pozwu może być zatem wyrazem obawy przed możliwymi konsekwencjami poświadczania za zgodność dokumentów, którymi strona nigdy nie dysponowała.
W przypadkach, w których pozew nie zostaje cofnięty, a oryginały, mimo wezwania, nie zostają przedłożone, rolą sądu jest ocena takiej odmowy. Pozostaje też do rozstrzygnięcia kwestia sposobu potraktowania owych „odpisów”. Praktyka nie jest jednolita. Część składów sędziowskich oddala wniosek dowodowy w zakresie tak potwierdzonych kserokopii, inni uznają je za tzw. inny środek dowody i dopuszczają taki dowód – jednak jego walor już wówczas jest co najmniej nikły. Reasumując, jeśli strona ma wątpliwości co do tego, czy dokument potwierdzony za zgodność z oryginałem przez profesjonalnego pełnomocnika rzeczywiście istnieje, powinna zawsze żądać przedłożenia oryginału dokumentu.
Na koniec warto wrócić do kwestii odpowiedzialności radców prawnych i adwokatów, którzy potwierdzają odpisy za zgodność z oryginałem, nie widząc na oczy tego ostatniego. Takie działania stanowią przewinienie dyscyplinarne. Ponadto, wedle założeń nowelizacji kodeksu postępowania cywilnego, profesjonalni pełnomocnicy mieli podlegać odpowiedzialności karnej na podstawie art. 271 kodeksu karnego (dotyczy poświadczenia nieprawdy przez funkcjonariusza publicznego). Jak dotąd jednak organy ścigania raczej nie kwalifikują wadliwego poświadczenia za zgodność z oryginałem dokumentów jako przestępstwa określonego powyżej, umarzając najczęściej postępowanie w sprawie. Także wymierzane kary dyscyplinarne należą do tych z kategorii niższego rzędu. Co istotne, profesjonalni pełnomocnicy często tłumaczą się w takich sytuacjach brakiem odpowiedniej wiedzy na temat regulacji dotyczącej poświadczania dokumentów. Należy więc optować za zwiększeniem przez samorządy zawodowe liczby szkoleń w tej dziedzinie i bardziej restrykcyjnym egzekwowaniem przestrzegania omawianych regulacji.
Grzegorz Ginalski, radca prawny, kancelaria Roczniak Tokarczyk i Partnerzy
