Samorządowe bazy zawierają co najmniej kilkaset tysięcy nieprawdziwych danych o Polakach. Po ich porównaniu z rejestrem PESEL w wielu urzędach zapanował informacyjny chaos.
Drodzy czytelnicy, nie zdziwcie się, jeśli niespodziewanie odwiedzi was policja, komornik albo urzędnik pomocy społecznej – bo pomylą was z kimś innym. Sprawdzajcie też dokładnie akty urodzenia, małżeństwa i wszelkie inne dokumenty pobierane z urzędów stanu cywilnego – mogą one zawierać nieścisłości. A wszystko przez to, że w rejestrach gromadzących dane o obywatelach jest gigantyczna liczba błędów. Wypływają na światło dzienne dopiero teraz – po uruchomieniu centralnego Systemu Rejestrów Państwowych w marcu tego roku.
Błędy te to w dużej mierze efekt „zaszłości historycznych”, np. pomyłki urzędnika wprowadzającego dane. Przez to nierzadko co innego można dziś przeczytać w gminnych, lokalnych rejestrach, a co innego w rejestrze PESEL, na którym opiera się SRP.
Gdańsk szacuje, że liczba niezgodności w rekordach przekracza 130 tys. W Kielcach na weryfikację czeka ok. 100 tys. rekordów, a urzędnicy z Katowic i Szczecina wręcz stracili już rachubę – przyznają jedynie, że „skala zjawiska jest bardzo duża”. A codziennie dochodzą kolejne rozbieżności.Dotyczą one różnych spraw: miejsca zamieszkania i zameldowania, danych rodziców, nazwisk rodowych, kodów pocztowych. Problemy są też z danymi w zbiorze PESEL, np. w zakresie rozwodów, zawarcia związku małżeńskiego, meldunku noworodka.
Konsekwencje tego bałaganu mogą być poważne. – Jakość danych ma wpływ na pracę służb, np. policji, komorników, sądów. Częste są przypadki, że osoba figuruje pod nieaktualnym adresem, bo ten nowy nie zapisał się w rejestrze – tłumaczy Tomasz Demiańczuk z urzędu miasta w Warszawie. I dodaje, że na podstawie rejestrów gminnych udostępnia się dane osobowe na wniosek różnych organów, generuje wykazy dzieci objętych obowiązkiem szkolnym czy prowadzi rejestr wyborców.
Czyszczenie baz danych nie będzie proste. – Obecnie nie ma 100-proc. pewności co do zgodności informacji zawartych w rejestrze PESEL z informacjami z gmin. Nie ma także wypracowanych metod ich weryfikacji – wskazuje Dorota Pedrycz-Guzek z Urzędu Stanu Cywilnego w Lublinie. Tam też codziennie ujawniane są kolejne błędy.
Wyjaśnianie pojedynczej rozbieżności bywa czasochłonne – zdaniem urzędników z Warszawy może to być nawet 30–40 minut. Zdaniem Piotra Mołasa, kierownika USC w Kielcach, to i tak optymistyczny wariant – czasami ustalenie prawdziwych danych o mieszkańcu zajmuje ponad godzinę. Wszystko dlatego, że w prostowanie błędów czasem trzeba zaangażować nie tylko pracowników USC, ale również tych z ewidencji ludności i dowodów osobistych.
Trudności te potwierdza także Bydgoszcz. – Zadanie polega na odszukaniu aktu urodzenia, małżeństwa czy zgonu i dokładnym sprawdzeniu danych. Często są to niezgodności sprzed kilkudziesięciu lat wymagające czasochłonnych poszukiwań – odpisał nam urząd miasta.
Szczecin podaje, że niezgodności dotyczą przede wszystkim nazw ulic, kodów pocztowych, informacji dotyczących zgonów i urodzeń. Wszystko musi zostać sprawdzone „na piechotę” przez urzędników i skorygowane.
Piotr Mołas z Kielc sugeruje, że o ile za obecne kłopoty trudno w całości winić nowy system informatyczny (SRP i aplikacja „Źródło” dla gmin, przygotowana przez Centralny Ośrodek Informatyki), o tyle na pewno nie ułatwia on pracy urzędnikom. Jak opowiada Piotr Mołas, często jest tak, że
urzędnicy spóźniają się z weryfikacją danych, bo przychodzą klienci, a tych trzeba obsługiwać na bieżąco. Kiedy się wraca do sprawdzania, trzeba zaczynać pracę w SRP od początku. Nie ma możliwości otwarcia aplikacji w dwóch kartach czy oknach przeglądarki. – To prowadzi do zablokowania systemu i wyrzucenia słynnego już wśród urzędów „błędu 500”. I tak jest codziennie – kończy.
Próbowaliśmy ustalić, skąd wzięły się błędy i dlaczego ich skala jest tak przytłaczająca. Mocno upraszczając: przed uruchomieniem w marcu br. centralnego systemu SRP, do którego podpięte są wszystkie gminy, ewidencje były rozdrobnione – każda gmina korzystała z własnej, lokalnej bazy zawierającej dane mieszkańców. Gminne zbiory meldunkowe były co jakiś czas przekazywane do urzędów wojewódzkich (często w formie papierowej), a następnie do zbioru PESEL (nierzadko z błędami i z opóźnieniem).
Ten łańcuszek spowodował, że już w momencie uruchomienia SRP wiadomo było, że wiele danych nie będzie się zgadzać. Ale nikt się nie spodziewał, że będzie aż tak wielki bałagan. – Oba zbiory prowadzone były równolegle i nigdy nie były uzgadniane – wyjaśnia Halina Stobierska z urzędu miejskiego w Gdańsku. – Subskrypcja danych z rejestru PESEL do rejestru mieszkańców odbywa się w cyklu stałym z częstotliwością 3 min. W ciągu jednego dnia otrzymujemy od kilkuset do kilku tysięcy rekordów do zweryfikowania – dodaje.
Urzędnicy z Bydgoszczy podejrzewają, że duża liczba niezgodności może mieć związek ze źle skopiowaną bazą danych z lokalnych rejestrów. I wiele danych zwyczajnie nie zostało przeniesionych do nowego systemu. – Bardzo często przy składaniu wniosku o wymianę dowodu osobistego pojawia się niezgodność w postaci braku nazwiska rodowego kobiety, mężczyzny czy małoletniego dziecka – twierdzą przedstawiciele urzędu miasta.
Jako inne „zaszłości historyczne”, które dziś odbijają nam się błędami w działaniu systemu, urzędnicy wskazują też dziwne ograniczenia w starych systemach informatycznych. – Dawna baza PESEL przechowywała tylko pięć ostatnich adresów zameldowania, a często ludzie mieli ich znacznie więcej – przypomina Grzegorz Gawlik z łódzkiego magistratu. Limit (do 30 znaków) nałożony był także na pole „nazwa ulicy”. – Tym samym większość wprowadzanych nazw ulic to nazwy skrócone np. „ul. Sienkiewicza” zamiast „ul. Henryka Sienkiewicza” – dodaje.
Zdaniem rozmówców z niektórych miast, np. z Warszawy, zdarza się, że nawet już raz poprawione dane potrafią do nich wrócić z tymi samymi błędami. Nie zawsze też pomaga zgłoszenie błędów co Centralnego Ośrodka Informatyki. – Częsty jest brak reakcji, zapytania o błędy w aplikacji spotykają się nierzadko z reakcją samoistnego potwierdzenia zrealizowania i rozwiązania problemu po dwóch miesiącach, a w rzeczywistości nic nie zostaje zrobione – twierdzi Tomasz Klek ze Szczecina.
Jeśli tutaj winę ponosi system, to do bałaganiu przyczyniają się też sami urzędnicy, którzy wprowadzają dane do Systemu Rejestrów Państwowych. I czasem się mylą. A raz wprowadzona niezgodność rozprzestrzenia się dalej. – Każdorazowa zmiana danych na temat danej osoby wprowadzona z błędem, np. literówką czy złą nazwą ulicy w gminie, przechodzi z nim do rejestru PESEL – zwraca uwagę Dorota Pedrycz-Guzek z USC w Lublinie
Jak z tym żyć? Samorządowcy uważają, że dopóki się nie poprawi systemu, jeszcze przez jakiś czas powinno się bazować na gminnych zbiorach meldunkowych, a nie centralnym rejestrze PESEL. Ale to oznaczałoby de facto demontaż całego SRP. Pozostaje więc żmudne porządkowanie bałaganu.
ROZMOWA
Wiedzieliśmy o rozbieżnościach
Marcin Malicki, dyrektor pionu rozwoju produktów i usług w Centralnym Ośrodku Informatyki
Spodziewaliście się tak dużej skali błędów w danych mieszkańców, kiedy podłączaliście gminy do zbioru PESEL?
Dokładna skala oczywiście ujawniła się dopiero po starcie systemu. Ale razem z MSW wiedzieliśmy, że rozbieżności są duże, bo proces weryfikacji i czyszczenia danych był prowadzony przez resort już wcześniej. Na konferencjach pół roku przed uruchomieniem SRP dokładnie omawialiśmy ten problem z gminami. Pokazywaliśmy też przyczyny rozbieżności.
W jakim stopniu to efekt zaszłości historycznych, a w jakim – problemy związane z działaniem Systemu Rejestrów Państwowych?
Powodem był anachroniczny i „dziurawy” obieg informacji w dawnych rejestrach. Dane z gmin przekazywano na dyskietkach i płytach CD. Przez 30 lat najpierw trafiały do urzędu wojewódzkiego, a potem do bazy PESEL. Podróż trwała nawet do dwóch tygodni. Po drodze z danymi mogły dziać się różne rzeczy. Urzędnik mógł też łatwo się pomylić, bo nie było żadnej walidacji danych. Ponadto rejestry dowodów osobistych i PESEL nie wymieniały się informacjami. Dane o tej samej osobie były więc nieraz w każdym z nich różne. Rejestru stanu cywilnego nie było w ogóle. W dodatku gminy widziały tylko to, co miały w zbiorze lokalnym. SRP ujawnił rozbieżności, bo nagle wszystkie dane z rejestrów stały się dla gmin widoczne. Co ważne, SRP wymusza spójność – np. nie pozwala wystawić dowodu osobistego na inne dane niż w PESEL. To wymusza korektę, jeśli ujawni się błąd.
Czy błędy mogą utrudniać pracę np. policji czy organów podatkowych?
Tak, te błędy przez lata bardzo utrudniały pracę innym instytucjom, które korzystają z danych. Jednak uruchomienie SRP sprawiło, że po pierwsze, można było wyczyścić część oczywistych, masowych błędów już na etapie migracji ze starego systemu, po drugie, że błędy przestały się nawarstwiać, a po trzecie, dzięki porównaniu baz, gminy je korygują. To rzeczywiście duży wysiłek i dla urzędników w ministerstwie, i dla gmin, ale obserwujemy, że jakość danych szybko się poprawia. Docelowo lokalne rejestry mieszkańców staną się zbędne, bo dublują dane z PESEL. Ale teraz są jeszcze potrzebne, m.in. właśnie do tej weryfikacji.
Czy ewentualne przejście COI spod MSW pod nadzór Ministerstwa Cyfryzacji nie skomplikuje procesu porządkowania danych w SRP?
Na pewno nie. Zgodnie z zapowiedzią rządu w tym samym momencie pod nadzór Ministerstwa Cyfryzacji przejdą także same rejestry i zespół ludzi z dawnego MSW, którzy doskonale znają tę problematykę. Myślę, że dzięki temu będzie można szybciej i sprawniej rozwijać rejestry, a także budować na nich usługi dla obywateli. Mamy na to już kilka konkretnych pomysłów.
Subskrybuj nas na Youtube