Serwis pogwarancyjny sprzętu biurowego np. kserokopiarek, stanowi usługę która w przypadku gdy jej wartość w okresie roku kalendarzowego przekracza równowartość 14 tys. euro wymaga wyboru wykonawcy, poprzez procedurę udzielenia zamówienia publicznego określoną w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych.
Najodpowiedniejszym trybem dla wyboru wykonawcy usług serwisu pogwarancyjnego jest tryb przetargu nieograniczonego (względnie również możliwe jest rozważenie zastosowania drugiego z trybów podstawowych tj. przetargu ograniczonego). Zamawiający nie powinien dla wyboru wykonawcy usług serwisowych dla sprzętu tak specjalistycznego jak kserokopiarki korzystać z trybu zapytania o cenę. Ze względu na wymagania tak dotyczące kwalifikacji jak i doświadczenia jakie powinien spełniać wykonawca, trudno racjonalnie uznać, że usługi serwisowe są powszechnie dostępne.
W odniesieniu do usługi serwisu kserokopiarek najczęściej spotykane są dwa zupełnie odmienne sposoby określenia zakresu przedmiotu zamówienia. Jednym z możliwych rozwiązań jest przyjęcie, że podmiot świadczący usługi serwisu pogwarancyjnego odpowiedzialny będzie za konserwację urządzeń oraz ich naprawę w przypadku zaistnienia awarii. Wynagrodzenie wypłacane jest najczęściej w formie stałego ryczałtu za konserwację urządzeń (np. w okresach miesięcznych) a w przypadku zaistnienia awarii zamawiający ponosi koszt naprawy wynikający z ceny wymienionych podzespołów oraz stawki roboczogodziny pracownika serwisu.