Przedsiębiorca nie może w przetargu kierować się tym, co usłyszał przez telefon od pracownika zamawiającego. Komunikacja odbywa się poprzez pisma przesyłane oficjalną drogą – wynika z wyroku Krajowej Izby Odwoławczej.
PKP Polskie Linie Kolejowe prowadzi przetarg na przygotowanie dokumentacji przedprojektowej. Jedna z firm zaproponowała w nim cenę o ponad 30 proc. niższą niż wartość zamówienia po doliczeniu VAT. Zamawiający był więc zobligowany wezwać ją do złożenia wyjaśnień przekonujących, że cena ta jest realna. Ponieważ przetarg jest prowadzony na platformie elektronicznej, to również na niej umieszczono żądanie wyjaśnień. Nastąpiło to 13 marca 2020 r., a więc w dniu ogłoszenia w Polsce zagrożenia epidemicznego. Między innymi z tego właśnie powodu wykonawca miał problemy z przygotowaniem wyjaśnień. Dodatkowy powód, jak tłumaczył później przed Krajową Izbą Odwoławczą, to ich obszerność oraz chęć opracowania dokumentów w sposób wyczerpujący i rzetelny. Zdając sobie sprawę z tego, że nie zdąży w wyznaczonym czasie (zamawiający dał na to tydzień), przedsiębiorca zwrócił się za pośrednictwem platformy zakupowej o wydłużenie terminu. Pismo to przesłał 16 marca. Dzień później, 17 marca, zamawiający umieścił w systemie swą odpowiedź, w której odmówił prolongaty terminu, uznając, że siedem dni powinno w zupełności wystarczyć.
Od tego momentu wersje przedstawiane przez strony są różne. Przedsiębiorca utrzymuje, że nie mógł połączyć się z platformą, a tym samym przeczytać wspomnianej odpowiedzi. Jednocześnie twierdzi, że z powodu tych problemów zadzwonił do zamawiającego i pracownik tego ostatniego poinformował go o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu złożenia wyjaśnień. Na potwierdzenie tej rozmowy przedstawił zrzut ekranowy z wykazu wykonanych połączeń telefonicznych, na którym odnotowano dzwonienie na numer organizatora przetargu. Uspokojony tą rozmową, jednocześnie wciąż nie mogąc połączyć się z platformą, wykonawca miał niespiesznie przygotowywać wyjaśnienia. Dlatego też ze zdziwieniem dowiedział się o odrzuceniu oferty.
Zamawiający utrzymuje, że nie wie o żadnej rozmowie telefonicznej, a odpowiedzi na wniosek wykonawcy udzielił wyłącznie w formie pisemnej, zamieszczając ją na platformie. Dla składu orzekającego pismo to było rozstrzygające.
„Odwołujący nie udowodnił swoich twierdzeń o niemożliwości zalogowania się do platformy zakupowej w celu odczytania odpowiedzi zamawiającego na wniosek o przedłużenie terminu na złożenie wyjaśnień, a poleganie na informacjach, które ‒ jak twierdzi ‒ uzyskał w rozmowie telefonicznej od pracownika zamawiającego, należy uznać za niezgodne ze standardami należytej staranności wymaganej od profesjonalistów” ‒ podkreślono w uzasadnieniu wyroku.
Zdaniem KIO przedsiębiorca nie udowodnił, by rzeczywiście któryś z pracowników zamawiającego poinformował go o zgodzie na przedłużenie terminu. Sam wykaz połączeń dowodzi jedynie, że łączono się z danym numerem, ale nie o czym rozmawiano. To jednak i tak nie ma większego znaczenia, bo wiążące są jedynie informacje przekazywane na piśmie.
„Podkreślić należy, że zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy ‒ Prawo zamówień publicznych postępowanie o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie, prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej, a sposób komunikacji między zamawiającym a wykonawcami określają postanowienia specyfikacji. Wykonawca jako profesjonalista nie może polegać na jakichkolwiek ustnych obietnicach pracowników zamawiającego i od nich uzależniać wywiązywanie się z ciążących na nim obowiązków” ‒ można przeczytać w uzasadnieniu wyroku.
Podkreślono w nim również, że przedsiębiorca nie udowodnił, by rzeczywiście nie mógł połączyć się z platformą. Nie przedstawił chociażby zrzutów ekranowych, nie informował też zamawiającego o jakichkolwiek problemach. Miał natomiast świadomość, że ten ostatni przesłał do niego pismo, gdyż otrzymał o tym powiadomienie na swoją skrzynkę e-mail.
orzecznictwo
Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 3 czerwca 2020 r., sygn. akt KIO 703/20.