Do DGP zgłosiła się czytelniczka, od której notariusz zażądał podania danych nieobjętych aktem notarialnym, m.in. numeru telefonu i adresu e-mailowego. Rejentka oświadczyła, że bez tych danych nie będzie mogła wydać aktu notarialnego. Czytelniczka podała więc te informacje, wyrażając zgodę na ich przetwarzanie.
Tymczasem przewodnik po RODO sporządzony w maju przez kancelarię prawną GWW na zlecenie Krajowej Rady Notarialnej wyraźnie stanowi, że w przypadku przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją czynności notarialnych wymienionych w art. 79 prawa o notariacie można zbierać wyłącznie te dane osobowe, które są niezbędne do dokonania konkretnych czynności.
Poradnik wymienia, że na potrzeby aktu notarialnego notariusz gromadzi imiona, nazwiska, imiona rodziców i miejsce zamieszkania osób fizycznych oraz osób działających w imieniu osób prawnych, ich przedstawicieli lub pełnomocników, a także innych osób obecnych przy sporządzaniu aktu. Do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia potrzebne są jedynie imię, nazwisko i imiona rodziców spadkobiercy oraz data i miejsce jego urodzenia.
Reklama
Wśród zasad wprowadzonych przez RODO poradnik wymienia m.in. zasadę ograniczenia celu oraz minimalizacji danych. Pierwsza z nich stanowi, że dane osobowe powinny być zbierane tylko w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach. Nie mogą też być przetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami. Za niezgodne z celem pierwotnym nie jest uznawane dalsze przetwarzanie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych, historycznych i statystycznych (art. 89 RODO).
Druga zasada przewiduje, że dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Według podstawowych założeń RODO powinny być przetwarzane tylko wtedy, gdy celu przetwarzania nie można w rozsądny sposób osiągnąć innymi sposobami.
Także w tym wypadku poradnik podaje konkretne przykłady. Zgodne z zasadą minimalizacji jest przetwarzanie przez notariusza danych osobowych niezbędnych do dokonania czynności określonych w przepisach ustawy o notariacie, np. sporządzenia aktu notarialnego. Ale już żądanie w tym wypadku nazwiska rodowego matki jest zbędne. W przypadku aktu poświadczenia dziedziczenia żądanie adresu zameldowania, stanu cywilnego, numeru PESEL spadkobierców narusza zasadę minimalizacji, bo nie są one niezbędne do dokonania tego rodzaju czynności notarialnej. Analogicznie należy ocenić proszenie klienta o numer telefonu oraz adres e-mailowy, nawet jeśli pobiera się od niego na to oddzielną zgodę.
Ani do Krajowej Rady Notarialnej, ani do izb w Łodzi i Poznaniu, do których zwróciliśmy się z pytaniem, nie wpłynęły skargi na notariuszy pobierających zbyt wiele danych klientów. Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła jedna skarga na notariusza oraz jedna na kancelarię notarialną. Obie zawierały jednak braki formalne i UODO zwrócił się o ich uzupełnienie, by można było nadać im dalszy bieg. Żadna z nich nie dotyczyła przetwarzania przez notariuszy zbyt dużego zakresu danych osobowych, nieadekwatnego do celów przetwarzania.