Trzeba przepatrzeć ważne procedury i sprawdzić, czy zawarte w nich pouczenia są zgodne z nowymi przepisami. Konieczna jest też m.in. aktualizacja stosowanych w urzędzie wzorów decyzji i postanowień, co pokazujemy na przykładach.
Zgodnie z k.p.a. pouczenie stanowi jeden z obligatoryjnych składników decyzji i postanowień administracyjnych (odpowiednio art. 107 par. 1 pkt 7 i art. 124 par. 1 k.p.a.). Do tej pory było ono też wiązane w szczególności z tymi dwoma aktami administracyjnymi. Od 1 czerwca br. weszły jednak w życie poważne zmiany. Nie dość, że zmieniła się treść pouczeń w decyzjach i postanowieniach, to na dodatek ustawodawca wprowadził bądź zmienił pouczenia także w innych, dotychczas znanych bądź nowo wprowadzonych, pismach formułowanych przez organy administracji publicznej.
Zazwyczaj nowe instytucje są dokładnie analizowane przez stosujących je urzędników, natomiast w tych, które już istnieją, mogą pojawić się rutyna i przywiązanie do wypracowanych od dawna schematów. Dotyczy to w szczególności:
1) decyzji i postanowień,
Reklama
2) zawiadomień o zmianie terminu załatwienia sprawy,
3) wezwań do uzupełnienia braków formalnych podania.

Reklama
WAŻNE
Najnowsza nowelizacja k.p.a. dotyczy wyłącznie postępowań wszczętych od 1 czerwca 2017 r. (poza przepisami dotyczącymi mediacji). Tym samym te rozpoczęte wcześniej nadal prowadzimy zgodnie z brzmieniem k.p.a. przed nowelizacją.
W decyzjach i postanowieniach
Dotychczas, jak wskazywał art. 107 k.p.a., decyzje musiały zawierać pouczenie, czy i w jakim trybie służy od nich odwołanie, a decyzja, w stosunku do której może być wniesione powództwo do sądu powszechnego lub skarga do sądu administracyjnego – pouczenie o dopuszczalności wniesienia powództwa lub skargi. Obecnie przyjęta treść pouczenia została znacznie rozszerzona. [ramka 1]
Ramka 1. Co musi zawierać pouczenie
1. W jakim trybie i czy w ogóle służy odwołanie od decyzji – informacja w zakresie prawa i trybu wniesienia odwołania nie musi znajdować się obecnie w decyzjach, w stosunku do których może być wniesione powództwo do sądu powszechnego, sprzeciw od decyzji lub skarga do sądu administracyjnego. Poprzednie brzmienie art. 107 par. 1 k.p.a. nakazywało bowiem, aby pouczenie w tym zakresie umieszczać we wszystkich decyzjach, niezależnie od przysługującego na nie trybu zaskarżenia (świadczył o tym termin „ponadto”). Stosowne pouczenie w tym zakresie powinno znaleźć się także w treści decyzji, co do których nie przysługuje odwołanie, a jedynie „wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy”. Nie wynika to co prawda z literalnego brzmienia art. 107 par. 1 pkt 7 k.p.a., ale znajduje pełne uzasadnienie w zasadach ogólnych k.p.a.
2. Informację o prawie do zrzeczenia się odwołania i skutkach tego – nowo dodany do k.p.a. art. 127a przewiduje możliwość zrzeczenia się przez stronę prawa do wniesienia odwołania wobec organu administracji publicznej, który wydał decyzję. Przepis ten jest szczególnie korzystny dla stron, którym zależy na szybkim uprawomocnieniu się decyzji administracyjnej. Z dniem doręczenia organowi administracji publicznej oświadczenia o zrzeczeniu się prawa do wniesienia odwołania przez ostatnią ze stron postępowania decyzja ta staje się bowiem ostateczna i prawomocna. Nie przysługuje od niej tym samym nie tylko odwołanie, lecz także skarga do sądu administracyjnego.
3. Informację o dopuszczalności wniesienia powództwa, sprzeciwu od decyzji lub skargi (w przypadku decyzji, w stosunku do której może być wniesione powództwo do sądu powszechnego, sprzeciw od decyzji lub skarga do sądu administracyjnego). Wyjaśnić należy, że:
a) prawo wniesienia powództwa do sądu powszechnego przysługuje w przypadkach, kiedy przepis wyraźnie tak stanowi (np. art. 14 ust. 6 ustawy z 29 czerwca 2011 r. o przygotowaniu i realizacji inwestycji w zakresie obiektów energetyki jądrowej oraz inwestycji towarzyszących (Dz.U. z 2017 r. poz. 552);
b) sprzeciw od decyzji przysługuje organom w odniesieniu do spraw, które mogą być załatwianie w drodze milczącego załatwienia (instytucji tej nie należy mylić z prawem wniesienia przez prokuratora sprzeciwu od decyzji ostatecznej), zaś w odniesieniu do decyzji wydawanych przez organ odwoławczy (bądź ponownie rozpatrujących sprawę) przysługuje skarga do sądu administracyjnego;
4. Poinformować trzeba też:
a) o wysokości opłaty od powództwa, wpisu od skargi lub sprzeciwu od decyzji, jeżeli mają one charakter stały. Albo podać podstawę do wyliczenia opłaty lub wpisu o charakterze stosunkowym. Elementy te określone są w rozporządzeniu Rady Ministrów z 16 grudnia 2003 r. w sprawie wysokości oraz szczegółowych zasad pobierania wpisu w postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2003 r. nr 221 poz. 2193 ze zm.) – w odniesieniu do wpisów od skargi lub sprzeciwu od decyzji oraz w ustawie o kosztach sądowych w sprawach cywilnych – w odniesieniu do opłat od powództw;
b) możliwości ubiegania się przez stronę o zwolnienie od kosztów albo przyznanie prawa pomocy – kwestię tę regulują w szczególności ustawa z 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2017 r. poz. 1369 ze zm.) oraz ustawa z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (Dz.U. z 2016 r. poz. 623 ze zm.)
Co istotne, nowelizacja k.p.a. nie zmieniła art. 124 par. 1 określającego składniki postanowienia. Zmianie nie uległ również art. 126 k.p.a. wskazujący, które przepisy k.p.a. stosuje się „odpowiednio” do postanowień. Wydaje się jednak, że także brzmienie pouczeń w postanowieniach powinno ulec zmianie. Jak bowiem wskazuje art. 144 k.p.a., „w sprawach nieuregulowanych w niniejszym rozdziale do zażaleń mają odpowiednie zastosowanie przepisy dotyczące odwołań.” Artykuł 127a k.p.a. przewiduje zaś jednoznacznie możliwość zrzeczenia się prawa do odwołania. Oznacza to, że także postanowienia powinny zawierać pouczenia o możliwości zrzeczenia się prawa do zażalenia. [wzór 1]
WZÓR 1. Pouczenie w decyzji wydawanej przez organ I instancji
POUCZENIE
Na podstawie art. 127 par. 1 i 2 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1257) stronie służy odwołanie od niniejszej decyzji do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Przykładowie, ul. Bez Nazwy 10, 12-345 Przykładowa, które wnosi się za pośrednictwem wójta Gminy Przykładowa, ul. Przykładowa 1, 12-345 Przykładowa, w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia.
Zgodnie z art. 127a kodeksu postępowania administracyjnego w trakcie biegu terminu do wniesienia odwołania strona może zrzec się prawa do wniesienia odwołania wobec organu administracji publicznej, który wydał decyzję. Z dniem doręczenia organowi administracji publicznej oświadczenia o zrzeczeniu się prawa do wniesienia odwołania przez ostatnią ze stron postępowania decyzja staje się ostateczna i prawomocna.
Zmiana terminu załatwienia sprawy
Organy administracji publicznej powinny sprawy załatwiać bez zbędnej zwłoki, przy czym jeśli sprawa wymaga postępowania wyjaśniającego, nie powinno to trwać dłużej niż miesiąc, a jeżeli jest szczególnie skomplikowana – nie dłużej niż dwa miesiące od wszczęcia postępowania (art. 35 k.p.a.). Niezałatwienie sprawy w terminie wiąże się z koniecznością przesłania w tej sprawie zawiadomienia do strony (art. 36 k.p.a.).
WAŻNE
Błędne pouczenie w decyzji co do prawa odwołania lub skutków zrzeczenia się odwołania albo wniesienia powództwa do sądu powszechnego lub skargi do sądu administracyjnego nie może szkodzić stronie, która zastosowała się do tego pouczenia (art. 112 k.p.a.).
W tym zakresie znowelizowane przepisy k.p.a. nie różnią się od tych obowiązujących przed nowelizacją. Zmianie uległa zaś treść zawiadomienia o nowym terminie załatwienia sprawy. Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami zawierać ono musi:
1) podanie przyczyny zwłoki,
2) nowy termin załatwienia sprawy,
3) pouczenie o prawie do wniesienia ponaglenia.
Ustawodawca dodał tym samym do treści zawiadomienia pouczenie o prawie do wniesienia ponaglenia, przy czym wziąwszy pod uwagę zasady ogólne k.p.a., wydaje się, że poza samą informacją o przysługującym prawie do wniesienia ponaglenia, wskazać należałoby także przesłanki jego skuteczności oraz konieczność uzasadnienia tego. Do przesłanek tych należą zaś:
1) niezałatwienie sprawy w terminie określonym w art. 35 lub przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 par. 1 (bezczynność);
2) prowadzenie postępowania dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy (przewlekłość). [wzór 2]
WZÓR 2. Zawiadomienie o zmianie terminu załatwienia sprawy
Wójt Gminy Przykładowa Przykładowa, 10 sierpnia 2017 r.
Znak sprawy: .............
Jan Nowak
ul. Bez Nazwy 1
12-345 Przykładowa
ZAWIADOMIENIE
Na podstawie art. 36 par. 1 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1257)
zawiadamiam
o przedłużeniu do 10 września 2017 r. terminu zakończenia postępowania w sprawie wydania decyzji ustalającej warunki zabudowy dla inwestycji polegającej na budowie domu jednorodzinnego na działce o numerze ewidencyjnym 1, przy ul. Bez Nazwy, w miejscowości Przykładowa. Przyczyną zwłoki jest konieczność przeprowadzenia na wniosek strony dodatkowych czynności dowodowych.
Pouczenie
Zgodnie z art. 37 par. 1 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1257) stronie służy prawo do wniesienia ponaglenia, jeżeli:
1) nie załatwiono sprawy w terminie określonym w art. 35 lub przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 par. 1 (bezczynność);
2) postępowanie jest prowadzone dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy (przewlekłość).
Ponaglenie, zawierające uzasadnienie, wnosi się do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Przykładowie, ul. Bez Nazwy 10, 12-345 Przykładowa, za pośrednictwem wójta Gminy Przykładowa, ul. Przykładowa 1, 12-345 Przykładowa.
..........................................................
Podpis osoby uprawnionej
Otrzymują:
– adresat,
– Wójt Gminy Przykładowa a.a.
Wezwanie do uzupełnienia braków
Kolejna zmiana w zakresie pouczeń, której dokonano w k.p.a., dotyczy wezwania wnoszącego podanie do usunięcia braków, jeżeli nie spełnia ono wymogów określonych przepisami prawa (art. 64 par. 2 k.p.a.). O ile dotychczas organ administracji publicznej miał obowiązek poinformować wnoszącego, że nieusunięcie braków w terminie siedmiu dni spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania, o tyle obecnie termin siedmiodniowy stał się terminem minimalnym. Rozwiązanie takie jest korzystne zarówno dla strony, dla której siedmiodniowy termin był częstokroć zdecydowanie zbyt krótki, jak i dla organu administracji publicznej, który dysponując większymi możliwościami w zakresie wyznaczania terminu, może podejmować skuteczniejsze kroki zmierzające dla wydania rozstrzygnięcia korzystnego dla strony. [wzór 3]
WZÓR 3. Wezwanie do uzupełnienia braków
Wójt Gminy Przykładowa Przykładowa, 12 lipca 2017 r.
Znak sprawy: ............
Jan Nowak
ul. Bez Nazwy 1
12-345 Przykładowa
Wezwanie do uzupełnienia braków formalnych
Na podstawie art. 64 par. 2 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1257) w zw. z art. 64 par. 1 w zw. z art. 52 ust. 2 pkt 1 ustawy z 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1073)
wzywam do usunięcia braków podania z 10 lipca 2017 r.
przez określenie granic terenu objętego wnioskiem, przedstawionych na kopii mapy zasadniczej lub, w przypadku jej braku, na kopii mapy katastralnej, przyjętych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, obejmujących teren, którego wniosek dotyczy, i obszaru, na który ta inwestycja będzie oddziaływać, w skali 1:500 lub 1:1000.
Uzasadnienie
Podaniem z 10 lipca 2017 r. Jan Nowak, zam. ul. Bez Nazwy 1, 12-345 Przykładowa, zwrócił się do wójta Gminy Przykładowa w sprawie wydania decyzji ustalającej warunki zabudowy dla inwestycji polegającej na budowie domu jednorodzinnego na działce o numerze ewidencyjnym 1, przy ul. Bez Nazwy, w miejscowości Przykładowa. Jak wykazała analiza doręczonych dokumentów, wniosek w sprawie nie zawierał określenia granic terenu objętego wnioskiem, przedstawionych na kopii mapy zasadniczej lub, w przypadku jej braku, na kopii mapy katastralnej, przyjętych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, obejmujących teren, którego wniosek dotyczy, i obszaru, na który ta inwestycja będzie oddziaływać, w skali 1:500 lub 1:1000. Wymóg taki określony został przez ustawodawcę mocą art. 64 par. 1 w zw. z art. 52 ust. 2 pkt 1 ustawy z 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1073).
W związku z powyższym podanie z 10 lipca 2017 r. może zostać rozpatrzone wyłącznie po uzupełnieniu przez stronę ww. braków formalnych.
Pouczenie
Zgodnie z art. 64 par. 2 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1257) nieusunięcie wskazanych braków w terminie 14 dni spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania.
..........................................................
Podpis osoby uprawnionej
Poza pouczeniami do pism uregulowanych już uprzednio w k.p.a., nowelizacja wprowadziła także wiele pouczeń do nowo wprowadzonych do k.p.a. instytucji. Wskazać tu należy pouczenia do: zaświadczenia o milczącym załatwieniu sprawy, zawiadomienia o możliwości przeprowadzenia mediacji, urzędowego formularza wykorzystywanego celem wniesienia podania w postępowaniu uproszczonym.