Pismo z urzędu można doręczyć e-mailem

Na moje podanie, które złożyłem w urzędzie gminy, otrzymałem odpowiedź drogą e-mailową. Mam wątpliwości, czy taki sposób jest zgodny z przepisami. Chciałbym wiedzieć, kiedy przesyłkę uważa się za doręczoną? – pyta pan Maciej.

Wątpliwości naszego czytelnika są uzasadnione, gdyż prawidłowe doręczenie przesyłki w wielu przypadkach stanowi o skutkach prawnych czynności procesowych.

Urzędowe pismo kierowane do osoby fizycznej doręcza się na adres zamieszkania lub w miejscu pracy (chyba że przepis szczególny nakazuje inaczej) albo w siedzibie gminy lub innego organu administracji publicznej. Jeśli pisma nie można doręczyć w tych trzech miejscach, w razie koniecznej potrzeby można wręczyć je tam, gdzie się tę osobę zastanie, nawet na ulicy. Doręczenie przesyłki jest skuteczne nawet wtedy, gdy została dostarczona na stary adres zamieszkania, bo przy każdej zmianie adresu mamy obowiązek podać nowy.

Gdy adresata nie ma w domu, możliwe jest doręczenie zastępcze, polegające na wręczeniu pisma innej osobie. Jest ono skuteczne, jeśli przesyłkę zostawi się dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy – o ile podjęli się przekazania pisma zainteresowanemu. O przekazaniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając informację w jego skrzynce pocztowej lub w drzwiach mieszkania. Inna forma doręczenia zastępczego polega na pozostawieniu pisma lub wezwania na 14 dni w urzędzie lub na poczcie, a zawiadomienie o możliwości odbioru pisma zostawia się adresatowi w skrzynce pocztowej, a gdy jej nie ma – w drzwiach jego mieszkania lub biura bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję. Jeśli pismo nie zostanie odebrane w ciągu 7 dni od daty jego pozostawienia, adresat otrzymuje powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w ciągu 14 dni od pierwszego terminu. Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia tego okresu, liczonego od następnego dnia po złożeniu pisma w urzędzie gminy lub placówce pocztowej.

Nic też nie stoi na przeszkodzie, by odpowiedzi lub inne pisma z urzędów odbierać drogą elektroniczną. Pod jednym warunkiem – że petent (fachowo zwany stroną lub innym uczestnikiem postępowania) wystąpił o taki sposób doręczania lub wyraził na nie zgodę. Właściwy organ administracji publicznej, chcąc przekazać pismo w formie dokumentu elektronicznego, przesyła na adres elektroniczny adresata informację zawierającą:

● wskazanie, że adresat może odebrać dokument w formie elektronicznej;

● wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać dokument i pod którym powinien dokonać potwierdzenia;

● pouczenie dotyczące sposobu odbioru dokumentu.

Jeśli taka procedura jest dochowana, uznaje się, że strona jest zapoznana z treścią wezwania lub innego pisma.