Aby wystartować w przetargach, począwszy od jutra, przedsiębiorcy będą musieli posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny i przesyłać opatrzone nim oświadczenia e-mailem. Pewne jest, że dotyczy to jednolitych europejskich dokumentów zamówienia (JEDZ), a więc oświadczeń składanych w przetargach powyżej progów unijnych. Co natomiast z oświadczeniami składanymi podczas ubiegania się o zamówienia niższej wartości? Urząd Zamówień Publicznych uważa, że te nadal powinny być dołączane do ofert w tradycyjnej, papierowej ofercie. Nie wszyscy eksperci podzielają jednak tę opinię.

O czym powinni pamiętać przedsiębiorcy

O czym powinni pamiętać przedsiębiorcy

źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Bałagan w przepisach

Na możliwość odmiennej interpretacji przepisów wskazuje dr Andrzela Gawrońska-Baran, radca prawny z kancelarii AGB. W artykule opublikowanym w kwietniowym numerze periodyku „Zamówienia publicznych w pytaniach i odpowiedziach” zauważa ona, że łączna analiza przepisów ustawy i rozporządzenia o elektronizacji wskazuje, że chodzi o wszystkie oświadczenia.

Aby zrozumieć, w czym tkwi problem, należy się cofnąć do 2016 r., kiedy to nowelizowano ustawę – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1579 ze zm.), wdrażając nowe dyrektywy unijne (przede wszystkim dyrektywę 2014/24/UE w sprawie zamówień publicznych). To właśnie w ustawie nowelizującej (Dz.U. z 2016 r. poz. 1020 ze zm.) znalazły się przepisy przejściowe, które decydują o tym, że JEDZ od jutra musi być przesyłany przez internet. Kluczowe są dwa z nich. Pierwszy, art. 15 ust. 2, nie budzi specjalnych wątpliwości, bo mówi o tym, że obowiązek korzystania ze środków komunikacji elektronicznej w zakresie JEDZ stosuje się od 18 kwietnia 2018 r. Problem w tym, że jest jeszcze art. 17, zgodnie z którym w przetargach „wszczętych i niezakończonych przed dniem 18 kwietnia 2018 r., (...) oświadczenia, w tym jednolity europejski dokument zamówienia, składa się zgodnie z wzorem standardowego formularza w formie pisemnej albo w postaci elektronicznej”.

„W przepisie tym używa się sformułowania »oświadczenia, w tym JEDZ«, co wskazywałoby na objęcie nim także oświadczeń (...) poniżej progów unijnych”– napisała dr Andrzela Gawrońska-Baran, zaznaczając, że przepisy nie są jednoznaczne.

„Być może inna była intencja prawodawcy (np. objęcie elektronizacją tylko JEDZ, jak wskazuje UZP), a co innego zostało odzwierciedlone w przepisach” – podkreśliła w swym artykule.

To nie koniec problemów. Dodatkowe wynikają z par. 7 ust. 2 rozporządzenia w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2017 r., poz. 1320). W tym przepisie mowa, że między 18 kwietnia 2018 r. a 18 października 2018 r., kiedy to nastąpić ma pełna elektronizacja, rozporządzenia o elektronizacji nie stosuje się „z wyjątkiem przepisów dotyczących składania oświadczenia (...) w tym jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia”.

– Relacja między art. 15 ust 2 oraz art. 17 ustawy nowelizującej z par. 7 ust. 2 rozporządzenia w sprawie elektronizacji jest niejasna. Opierając się na wykładni językowej, należałoby dojść do wniosku, że od środy elektronizacja obejmuje wszystkie oświadczenia, także te w postępowaniach poniżej progów – przyznaje dr Włodzimierz Dzierżanowski, prezes Grupy Doradczej Sienna. Jednocześnie jednak zastrzega, że wykładnia systemowa prowadzi do odmiennych wniosków, takich jak te wynikające z opinii UZP.

– Przesądzający jest art. 15 ust. 1 ustawy nowelizującej, który obowiązek wyłącznej komunikacji za pomocą środków elektronicznych konstytuuje od 18 października. Reszta to tylko wyjątki – tłumaczy ekspert.

Na adres e-mail

UZP podkreśla, że obowiązek stosowania środków komunikacji elektronicznej wynika ze wskazanej dyrektywy 2014/24/UE i to ona określa kolejne wiążące dla zamawiającego i wykonawcy terminy związane z wdrożeniem elektronizacji zamówień. Zwraca też uwagę, że polskie rozporządzenie o elektronizacji ma charakter stricte techniczny i opisuje jedynie środki, jakie musi przedsięwziąć zamawiający i wykonawca w celu prawidłowego stosowania ustawy p.z.p. w zakresie tzw. elektronicznych zamówień.

– Oznacza to, że w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych od 18 kwietnia 2018 r. wymóg składania dokumentu w formie elektronicznej dotyczy wyłącznie JEDZ. Obowiązek ten nie dotyczy zaś oświadczenia potwierdzającego, że wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu i nie podlega wykluczeniu, składanego w postępowaniach o udzielenie zamówienia o wartości poniżej progów unijnych – podsumowuje Anita Wichniak-Olczak, dyrektor departamentu informacji, edukacji i analiz systemowych UZP.

Ponieważ UZP jest organem nadzorującym system zamówień publicznych w Polsce, to jego interpretację z pewnością zastosują zamawiający. Oznacza to, że tylko w dużych przetargach przedsiębiorcy będą na razie potrzebować kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Wbrew pozorom nie chodzi tu jednak tylko o największych wykonawców. Także podwykonawcy muszą bowiem składać JEDZ i opatrywać go swoim e-podpisem.

Jak wyglądać będzie procedura przesyłania dokumentów przez internet? Sama oferta lub wniosek o dopuszczenie do udziału w przetargu będą składane w formie pisemnej, a jedynie JEDZ przesyłany na wskazany przez zamawiającego adres e-mail. Co istotne, będzie on musiał dotrzeć do urzędu przed upływem terminu otwarcia ofert. Eksperci podkreślają, że przedsiębiorcy powinni domagać się od urzędników potwierdzenia tego faktu. Bo w razie sporu to oni będą musieli udowodnić, że e-dokumenty rzeczywiście dotarły na skrzynkę adresata.

Jednocześnie JEDZ nie powinien być otwierany przed otwarciem samych ofert. Dlatego też plik ma być szyfrowany przez przedsiębiorcę, a hasło do jego otwarcia przekazywane wraz z papierową ofertą (lub wnioskiem o dopuszczenie do przetargu).

W pierwszym okresie obowiązywania nowych przepisów można spodziewać się problemów, przede wszystkim technicznych. Nie powinno to jednak powodować wykluczania firm. W razie braku JEDZ lub błędów w nim zamawiający jest zobowiązany wezwać wykonawcę do jego ponownego przedłożenia. Za drugim razem musi on już spełniać wszystkie wymagania łącznie z opatrzeniem go kwalifikowanym e-podpisem. 

Etap legislacyjny

Wchodzi w życie