Pojawia się coraz więcej ogłoszeń o przetargach ze skróconym do 15 dni terminem składania ofert. Ale w tak krótkim czasie przedsiębiorcom trudno przygotować się do startu w postępowaniu.
Niedawna nowelizacja przepisów o zamówieniach publicznych dopuściła możliwość skracania terminów składania ofert w przetargach o wartości przekraczającej progi unijne. Zamiast standardowych 40 dni zamawiający mogą dać na to 15 dni. Artykuł 43 ust. 2b pkt 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2164 ze zm.) pozwala na to „jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia i skrócenie terminu składania ofert jest uzasadnione”.
– Przepis ten powinien być traktowany jako wyjątek, ale dla części zamawiających zdaje się być regułą. Obserwuję coraz więcej ogłoszeń ze skróconym terminem składania ofert, zwłaszcza jeśli chodzi o zamówienia na dostawy. Obawiam się, że pod koniec roku, gdy samorządy będą chciały zdążyć z zakontraktowaniem pieniędzy z tegorocznych budżetów, ich liczba może się jeszcze zwiększyć – ocenia Artur Wawryło, ekspert z Centrum Obsługi Zamówień Publicznych.
Zagrożona konkurencja
Choć w przepisie mowa jest o 15 dniach, to w rzeczywistości termin ten jest krótszy. Zaczyna on bowiem biec od dnia przesłania ogłoszenia do publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Tymczasem publikacja, a więc moment, w którym przedsiębiorcy dowiadują się o przetargu, następuje kilka dni później. W praktyce więc firmy mają np. 10 dni na przygotowanie ofert. A to niezbyt wiele, zwłaszcza gdy odejmie się weekendy. Efekt jest oczywisty – mniejsza liczba ofert. Co gorsza, skracanie terminu może wręcz prowadzić do ustawiania przetargów. Powiadomiony wcześniej wykonawca może z wyprzedzeniem przygotować ofertę i mieć przewagę nad konkurencją.
Urząd Zamówień Publicznych podkreśla, że skrócenie terminu jest możliwe tylko w uzasadnionych sytuacjach.
– Trzeba wykazać przesłankę, jaką jest pilna, uzasadniona potrzeba udzielenia zamówienia. Wiąże się ona z koniecznością szybkiego działania ze strony podmiotu zobowiązanego do stosowania ustawy i brakiem możliwości zachowania podstawowych terminów przewidzianych w ustawie – podkreśla Anita Wichniak-Olczak, dyrektor departamentu informacji, edukacji i analiz systemowych UZP. – Decyzji zamawiającego musi towarzyszyć stosowne uzasadnienie odnotowane w ogłoszeniu o zamówieniu oraz protokole z postępowania. Nieuzasadnione skrócenie terminu na złożenie oferty może utrudnić uczciwą konkurencję – dodaje.
Zamawiający, którzy bez rzeczywistego uzasadnienia skracają terminy, muszą się liczyć z kontrolą ze strony UZP. To jednak nie koniec.
– Moim zdaniem wykonawcy również mają prawo zakwestionować bezpodstawne skrócenie terminu na składanie ofert w odwołaniu wnoszonym do Krajowej Izby Odwoławczej – uważa Tomasz Skoczyński, radca prawny z kancelarii SKP.
Jak tłumaczy, jest to bowiem decyzja, która może naruszać ich prawa choćby przez to, że w tak krótkim czasie nie będą w stanie przygotować oferty, a więc zostaną pozbawieni możliwości ubiegania się o zamówienie. – Można też odwołać się do naczelnej zasady udzielania zamówień, czyli uczciwej konkurencji. Skrócenie terminu na składanie ofert bez wątpienia negatywnie wpływa na konkurencyjność postępowania – mówi mec. Skoczyński.
Groźba unieważnienia
Zamawiający, którzy nie mają rzeczywistego powodu, a mimo to skracają termin, sporo więc ryzykują. Nie chodzi zresztą tylko o to, że firmy mogą podważać te decyzje. Wystarczy, że wniosą do KIO zwykłe odwołanie dotyczące treści specyfikacji. I wówczas organizator przetargu albo będzie musiał wydłużyć termin, albo ryzykuje unieważnieniem przetargu. Jeśli bowiem rozpoznanie odwołania nastąpi po złożeniu ofert, a zostanie uwzględniony choćby jeden zarzut, to cały przetarg będzie musiał być unieważniony i rozpoczynany od początku.
Dlaczego mimo tych zagrożeń urzędnicy tak chętnie skracają terminy? Swego rodzaju zachętą może dla nich być uzasadnienie projektu ostatniej nowelizacji.
„Procedura przyspieszona została przewidziana m.in. na potrzeby sytuacji wynikających ze zwykłych błędów ludzkich, jak np. zamówienie dla szpitala, które musi być zrealizowane w określonym terminie (np. dostawa określonego sprzętu czy leków), w którym zamawiający nie dopilnował, aby opublikować ogłoszenie o zamówieniu w terminie umożliwiającym uwzględnienie minimalnych terminów składania ofert” – napisano w nim. Zamawiający może celowo zwlekać z ogłoszeniem przetargu, po to by na końcu stwierdzić, że zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia i skrócić termin.
DGP dostał też sygnały o błędach w wyznaczaniu podstawowych terminów składania ofert. Nowelizacja skróciła 40-dniowy okres do 35 dni i taki też termin można znaleźć w art. 43 ust. 2 ujednoliconego tekstu ustawy p.z.p.
– Część zamawiających nie bierze jednak pod uwagę przepisów przejściowych. A zgodnie z nimi termin 35-dniowy zacznie obowiązywać dopiero od 18 października 2018 r. Na razie więc podstawowym terminem wciąż jest 40 dni – zauważa Artur Wawryło.