Subskrybuj nas na Youtube
Urząd Zamówień Publicznych stworzył wzór regulaminu udzielania zleceń o wartości nieprzekraczającej 30 tys. euro. Można go potraktować jak gotowiec albo dostosować do własnych potrzeb.
Przy udzielaniu zamówień, których wartość nie przekracza 30 tys. euro, nie stosuje się ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2164). Nie oznacza to jednak, że przy takich zakupach obowiązuje całkowita dowolność. Jak wynika z zaleceń Komisji Europejskiej i orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, pewne procedury muszą być zachowane. Chodzi przede wszystkim o przestrzeganie zasad niedyskryminacji, równego traktowania, przejrzystości i proporcjonalności. Wynikają one z Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, a więc powinny być stosowane nawet wtedy, gdy nie obowiązują dyrektywy dotyczące zamówień.
Możliwość, nie obowiązek
Od 1 stycznia 2016 r. obowiązuje nowy, oficjalny kurs euro do złotego. Do tej pory euro przeliczało się po kursie 4,2289 zł. Od nowego roku jest to 4,1749 zł. Oznacza to, że nieznacznie zmienił się również próg bagatelności, czyli kwota, do której nie trzeba stosować procedur zamówieniowych. Dotychczas wynosiła ona 126 747 zł. Od nowego roku z pominięciem przepisów o zamówieniach będzie można wydać 125 247 zł netto.
Zmiana ta zbiegła się z opublikowaniem przez UZP wzoru regulaminu udzielania zamówień o wartości, która nie przekracza wspomnianego progu 30 tys. euro. To dobra wiadomość zwłaszcza dla mniejszych jednostek administracji, które dotąd nie regulowały w żaden sposób procedur obowiązujących przy tańszych zakupach. A jak wskazują badania, zdecydowana większość zamawiających nie udziela droższych zamówień. Stosowanie wzorcowego regulaminu UZP da im większą gwarancję postępowania zgodnie z prawem. Oczywiście nikt nie może ich zmusić do stosowania tego regulaminu – to jedynie możliwość, a nie obowiązek. Co więcej, jeśli uznają, że w jakimś fragmencie regulamin nie odpowiada ich potrzebom, nic nie stoi na przeszkodzie, aby go zmienili.
„Dokument ma charakter wyłącznie przykładowy, a jego stosowanie jest dobrowolne. Zamawiający mogą modyfikować wzór regulaminu, dostosowując jego treść do swoich potrzeb, w szczególności w zakresie wartości zamówienia, od której stosowany będzie regulamin, metod szacowania wartości zamówienia, kryteriów wyboru wykonawcy, wprowadzenia słowniczka pojęć czy przesłanek odstąpienia od stosowania regulaminu” – można przeczytać na stronie www.uzp.gov.pl, na której opublikowano wzorcowy regulamin.
„Dokonując modyfikacji, należy jednak mieć na uwadze obowiązek przestrzegania przez zamawiających stosownych przepisów (w tym ustawy o finansach publicznych) oraz podstawowych zasad udzielania zamówień publicznych, tj. zasady uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców i przejrzystości” – zastrzega UZP.
Wszystko na czterech stronach
Atutem dokumentu przygotowanego przez UZP jest jego prostota. Liczy tylko cztery strony, na których w ogólny sposób omówiono wszystkie najistotniejsze etapy związane z udzielaniem zamówień poniżej progu bagatelności, od szacowania ich wartości poprzez wszczęcie procedur zakupowych, wybór wykonawcy aż do zasad dokumentowania tych postępowań.
I tak przy szacowaniu wartości komórka wnioskująca powinna nie tylko zbadać, ile może kosztować to, co zamierza kupić (bez podatku VAT), ale również sprawdzić, czy wydatek ten znajdzie pokrycie w planie rzeczowo-finansowym. Już na etapie szacowania regulamin wskazuje na konieczność dokumentowania tej czynności (np. gromadząc wydruki ze stron internetowych z cenami produktów czy usług lub kopie ofert z innych postępowań).
Kolejny paragraf dotyczy etapu wszczęcia procedury(dzieje się to na wniosek komórki), który zawiera:
– opis przedmiotu zamówienia,
– informację (uzasadnienie) dotyczącą potrzeby udzielenia zamówienia,
– szacunkową wartość zamówienia w złotych i euro,
– wskazanie źródła finansowania,
– informację o łącznej wartości zamówień tego rodzaju w danym roku budżetowym, ustaloną np. na podstawie planu zamówień publicznych – w złotych i euro,
– proponowany sposób wyboru wykonawcy.
Wybór oferty
Po akceptacji wniosku przez kierownika zamawiającego następuje wybór wykonawcy. Regulamin przygotowany przez UZP proponuje dokonać tego w jednej (lub kilku) z trzech wskazanych form. Można to zrobić przez:
wzamieszczenie zapytania ofertowego na stronie internetowej zamawiającego,
wprzekazanie zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców,
wzebranie co najmniej trzech ofert publikowanych na stronach internetowych zawierających cenę proponowaną przez potencjalnych wykonawców.
Pewne wątpliwości może wzbudzać poprzestanie na procedurze wysyłania zapytania ofertowego do trzech wybranych przedsiębiorców. Komisja Europejska uważa bowiem, że jest ona niewystarczająca. Opinię taką wyraziła już w komunikacie z 2006 r. (2006/C 179/02).
„Zasady równego traktowania i niedyskryminacji pociągają za sobą obowiązek przejrzystości, który polega na zagwarantowaniu wszystkim potencjalnym oferentom odpowiedniego poziomu upublicznienia informacji umożliwiającego rynkowi otwarcie na konkurencję. Obowiązek przejrzystości oznacza, iż przedsiębiorstwo z siedzibą w innym państwie członkowskim ma dostęp do odpowiednich informacji odnoszących się do zamówienia przed jego udzieleniem i w konsekwencji jest w stanie wyrazić swoje ewentualne zainteresowanie otrzymaniem takiego zamówienia” – napisano w tym komunikacie, jednoznacznie doradzając publikowanie (np. na własnej stronie internetowej) informacji o udzielanym zamówieniu.
O ostatecznym wyborze musi decydować cena lub cena i inne kryteria oceny ofert. Regulamin wylicza 11 przykładowych, ale to katalog otwarty i nic nie stoi na przeszkodzie, by zamawiający posłużył się innymi kryteriami. Te przykładowe to: jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, aspekty środowiskowe, aspekty społeczne, aspekty innowacyjne, koszty eksploatacji, serwis, termin wykonania zamówienia, doświadczenie wykonawcy, poziom jego wiedzy specjalistycznej. Ostatnie dwa przy zamówieniach powyżej progu bagatelności byłyby niemożliwe do zastosowania, gdyż odnoszą się do właściwości wykonawcy. Ponieważ jednak chodzi o zamówienia wyłączone spod ustawy, to zamawiający może sięgnąć również po nie.
WAŻNE
www.uzp.gov.pl – to adres strony internetowej, na której można znaleźć wzorcowy regulamin