Elektroniczne biuro podawcze to kolejny etap informatyzacji postępowania cywilnego. Począwszy od drugiej połowy 2016 roku sukcesywnie wszystkie sądy mają być gotowe do obsługi postępowań cywilnych w trybie zdalnym. Przez internet będzie możliwe składanie pism, dokonywanie czynności procesowych i komunikacja z sądem. Wszystko po to, by oszczędzić czas i przyspieszyć tok spraw.

Obecnie dokonywanie czynności drogą elektroniczną jest możliwe jedynie w przypadku zakładania spółek z o.o., spółek akcyjnych oraz w postępowaniu upominawczym. To ostatnie jest szczególnie chwalone i stało się impulsem do szerszego zastosowania nowych technologii w sądach oraz wzorcem dla elektronicznego biura podawczego (skrót: EBP), które stopniowo wkroczy do sądów od przyszłego roku. Oczywiście niektóre sądy będą gotowe do komunikacji elektronicznej już w przyszłym roku, a niektóre dopiero za 4 lata (wszystkie sądy mają być gotowe na prowadzenie spraw elektronicznie do roku 2019).

Decyzja o wprowadzeniu EBP zapadła wraz z podpisaniem przez prezydenta ustawy z dnia 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy - Kodeks cywilny, ustawy - Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2015 poz. 1311). To właśnie ta ustawa jest podstawą wdrożenia w sądach elektronicznego biura podawczego w sprawach cywilnych, gospodarczych, rodzinnych i w postępowaniach egzekucyjnych, które są prowadzone przez komornika.

Aby skorzystać z elektronicznego biura podawczego wystarczy założyć konto w systemie EBP i zadeklarować, że tą drogą ma się odbywać dalsza komunikacja w danej sprawie. Podpisywanie dokumentów elektronicznych kierowanych do sądu odbywać się będzie albo darmowym profilem zaufanym ePUAP, albo podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (w postępowaniu upominawczym nadal będzie dopuszczalny podpis elektroniczny nadawany w systemie obsługującym to postępowanie).

Oświadczenie o wyborze lub rezygnacji z wyboru wnoszenia pism procesowych za pośrednictwem systemu EBP będzie trzeba składać za pośrednictwem tego właśnie systemu (oświadczenie będzie wiążące tylko w stosunku do osoby, która je złożyła). Jeżeli przepis szczególny tak stanowi albo dokonaliśmy wyboru wnoszenia pism procesowych za pośrednictwem elektronicznego biura podawczego, wówczas pisma procesowe w danej sprawie wnosić należy wyłącznie drogą elektroniczną przez EBP. Kiedy już wybierzemy drogę elektroniczną w danej sprawie, wówczas pisma wniesione do sądu za pośrednictwem np. Poczty Polskiej nie wywołają skutków prawnych, jakie ustawa wiąże z wniesieniem pisma do sądu, o czym sąd będzie pouczał wnoszącego pismo (w praktyce pouczenie zostanie automatycznie przesłane na konto użytkownika w aplikacji EBP).

Według nowych przepisów wprowadzenie pisma do elektronicznego biura podawczego będzie równoznaczne z wniesieniem pisma do sądu. Jeśli wniesiemy pismo do sądu drogą elektroniczną lub wybierzemy ten sposób komunikacji z sądem, wtedy również sąd będzie dokonywał doręczeń za pośrednictwem tego samego systemu (tzw. doręczenie elektroniczne). Tak więc w wirtualnym biurze podawczym po zalogowaniu się na nasze konto znajdziemy nie tylko nasze pisma, załączniki i potwierdzenia doręczenia, ale także pisma przesłane przez sąd (postanowienia, zarządzenia, wyroki).

Jeśli zrezygnujemy w danej sprawie z komunikacji elektronicznej, wówczas automatycznie zrezygnujemy z elektronicznych doręczeń. Chwilą odbioru korespondencji w EBP będzie moment logowania się do systemu. Warto też mieć na uwadze, że w przypadku doręczeń elektronicznych nie będą wchodziły w grę ograniczenia znane z doręczeń tradycyjnych, a dotyczące pory nocnej czy dni ustawowo wolnych od pracy, bo - co oczywiste - logować się do elektronicznego biura podawczego będzie można z dowolnego miejsca, o dowolnej porze. W razie braku potwierdzenia odbioru, doręczenie elektroniczne będzie uznane za skuteczne z upływem 14 dni od daty umieszczenia pisma w elektronicznym biurze podawczym.

Co w przypadku, gdy pismo zapisane w elektronicznym biurze podawczym musi być doręczone drogą tradycyjną w formie odpisu? Wówczas wystarczy wydrukować dany dokument lub pismo procesowe z EBP, gdyż każdy taki wydruk będzie miał unikalne oznaczenie umożliwiające weryfikację istnienia i treści danego dokumentu w systemie EBP. Co więcej, dokument wydrukowany z aplikacji elektronicznego biura podawczego (posiadający unikalne oznaczenia systemowe) będzie miał moc dokumentu wydanego przez sąd.

Wysyłałeś mail do urzędu? Folder spam nie tłumaczy bezskuteczności
Wysyłałeś mail do urzędu? Folder spam nie tłumaczy bezskuteczności

Zobacz również

W świetle znowelizowanych przepisów dokumentem będzie każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z treścią (np. sms lub e-mail), a oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej będzie równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, chyba że ustawa lub czynność prawna zastrzega inaczej.