Pan Adam chce uporządkować bałagan w dokumentach sporządzonych w urzędzie stanu cywilnego. Powstał z powodu jego dosyć nietypowego nazwiska – w niektórych aktach stanu cywilnego wpisano w nim podwójną literę „s”, zaś w innych tylko jedno „s”. Inaczej urzędnik zapisał nazwisko w akcie urodzenia, a inaczej w akcie małżeństwa. Doszło do paradoksu, bo żona pana Adama na podstawie aktu małżeństwa nazywa się inaczej niż on w metryce urodzenia. Podobny brak jednolitości w zapisie nazwiska jest też w aktach jego ojca. – Czy mogę doprowadzić do zmiany treści aktów stanu cywilnego – zastanawia się pan Adam
Istnieje możliwość zmiany treści aktu stanu cywilnego w trybie administracyjnym lub sądowym. W zależności od konkretnego przypadku właściwy może być zarówno kierownik urzędu stanu cywilnego, jak i sąd powszechny w postępowaniu nieprocesowym.
Reklama
Wprowadzenie zmian do aktu polega na sprostowaniu, uzupełnianiu, a nawet na unieważnianiu całego dokumentu albo zamieszczonej w nim wzmianki.

Reklama
Procedury wszczynane są wtedy, gdy dokument zawiera dane niezgodne z innymi aktami stanu cywilnego albo z zagranicznymi dokumentami stanu cywilnego dotyczącymi tej samej osoby, np. akt małżeństwa zawiera dane niezgodne z ujętymi w akcie urodzenia męża bądź żony. Można też sprostować akt urodzenia dziecka na podstawie odpisu aktu małżeństwa jego rodziców lub aktu urodzenia rodzeństwa, które znajdują się w aktach zbiorowych. Wolno to zrobić także w oparciu o wcześniejsze akty stanu cywilnego prowadzone dla tej osoby. Akt małżeństwa można sprostować na podstawie aktów urodzenia osób zawierających związek, natomiast zagraniczny dokument brany jest pod uwagę przy sprostowaniu wtedy, gdy w państwie, w którym został wystawiony, uznaje się go za dokument stanu cywilnego. Powinien również zawierać dane, które w polskim dokumencie podlegają sprostowaniu, stwierdzać zdarzenie wcześniejsze i dotyczyć tej samej osoby albo jej przodków.
Prostuje się nie tylko oczywisty błąd pisarski, literowy (np. brak litery) lub ortograficzny, ale wszczyna się procedurę także wówczas, gdy akt jest błędnie albo nieściśle zredagowany.
Od 1 marca 2015 r. zmieniła się procedura wprowadzania zmian w aktach stanu cywilnego i dzięki temu błąd w nazwisku można poprawić znacznie szybciej. Nowe zasady ujęte w ustawie z 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego umożliwiają kierownikowi USC przeprowadzenie wielu czynności w prostych sprawach dotyczących sprostowania, podczas gdy obowiązujące wcześniej ograniczały jego kompetencje wyłącznie do prostowania błędów literowych i ortograficznych oraz innych oczywistych błędów pisarskich. W razie błędnego lub nieścisłego aktu o sprostowaniu musiał orzekać sąd w postępowaniu nieprocesowym.
Aby kierownik USC sprostował akt, pan Adam powinien wystąpić z wnioskiem. Procedura w tej sprawie może zostać przeprowadzona także z urzędu bądź na wniosek przedstawiciela ustawowego osoby, której on dotyczy, albo osoby mającej w tym interes prawny, a nawet prokuratora.
Do wniosku dołącza się uwierzytelniony odpis albo wypis lub uwierzytelnioną reprodukcję materiałów archiwalnych, które mają być przy tym wykorzystane. Gdy sprostowania dokonuje się na podstawie zagranicznego dokumentu (stanu cywilnego albo innego potwierdzającego stan cywilny), należy również go dołączyć.
Nawet gdy osoba, której dotyczy dokument obarczony błędami, sama nie rozpoczęła postępowania w sprawie sprostowania go, ale np. zrobił to ktoś inny, to o toczącej się sprawie w USC musi zostać poinformowana przez kierownika urzędu. Procedura mogła bowiem zostać wszczęta na wniosek innej osoby mającej w tym interes prawny, małżonka (odnośnie do aktu małżeństwa), przedstawiciela ustawowego osoby, której dokument dotyczy, prokuratora bądź z urzędu. Kierownik USC musi zainteresowanego powiadomić o tym, że wpłynął wniosek, albo o zamiarze wszczęcia postępowania z urzędu. Po zakończeniu procedury powinien wydać wnioskodawcy odpis zupełny sprostowanego aktu stanu cywilnego.
Jeżeli jednak kierownik USC nie poprawi błędów w akcie, bo np. uzna, że dołączone do wniosku dokumenty nie są wystarczające, sprawę rozstrzygnie sąd powszechny w postępowaniu nieprocesowym. Zainteresowana osoba powinna złożyć w tej sprawie wniosek. Może ją w tym wyręczyć prokurator albo kierownik USC. ©?
Poważniejszymi błędami w aktach stanu cywilnego musi zająć się sąd powszechny w postępowaniu nieprocesowym
OPINIA EKSPERTA
Roman Nowosielski adwokat, Kancelaria Nowosielski, Gotkowicz i Partnerzy
Zdarza się, że sprostowanie aktu stanu cywilnego nie jest możliwe na podstawie akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, innych aktów stanu cywilnego albo zagranicznych dokumentów stanu cywilnego, bądź kierownik urzędu stanu cywilnego uznał, że nie może dokonać sprostowania wyłącznie na ich podstawie. W takich przypadkach robi to sąd w postępowaniu nieprocesowym (na wniosek osoby zainteresowanej, prokuratora lub kierownika USC) w myśl art. 36 obowiązującej ustawy z 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego. W nowej ustawie o aktach stanu cywilnego mamy do czynienia ze swoistą unifikacją dwóch dotychczas przewidzianych trybów sprostowania i wprowadzeniem wyłącznie jednej przesłanki, mianowicie niezgodności danych zawartych w akcie stanu cywilnego z innymi dokumentami.
Częściowe przeniesienie na kierowników USC ciężaru wynikającego z dotychczasowego obowiązku każdorazowego angażowania sądów powszechnych w sytuacji wymagającej sprostowania aktu cywilnego wykraczającego poza ramy oczywistych błędów pisarskich należy uznać za posunięcie racjonalne i uzasadnione. Trzeba też zwrócić uwagę na wynikające z poprzedniej regulacji trudności w zdefiniowaniu często niejasnych sytuacji, kiedy akt zawiera wyłącznie oczywisty błąd pisarski, a kiedy jest on już błędnie bądź nieściśle zredagowany. Dotychczasowe sztuczne ograniczanie kompetencji kierownika USC wynikało z regulacji niepopartej żadnymi racjonalnymi względami, powodowało zaś przesadny formalizm w procedurze prostowania aktów stanu cywilnego. Obecnie kierownik USC jest uprawniony przykładowo do sprostowania aktu urodzenia dziecka na podstawie odpisu aktu małżeństwa znajdującego się w aktach zbiorowych aktu urodzenia dziecka z całkowitym pominięciem sądu przy dokonywaniu tej czynności. Obowiązek uczestniczenia sądu w procedurze sprostowania aktu cywilnego został więc ogólnie wyłączony w przypadkach, gdy sprostowanie nie wymaga przeprowadzenia żadnych skomplikowanych czynności wyjaśniających lub odtwarzających treść aktu. Jedyne dostrzegalne na tym polu potencjalne niebezpieczeństwo, wynikające ze znowelizowanych przepisów, może odnosić się do kwestii ewentualnego nadużywania rozszerzonych kompetencji kierowników USC przez kwalifikowanie niemal każdego przypadku jako nadającego się do sprostowania w formie czynności materialno-technicznej, co z kolei może w przyszłości skutkować zmniejszeniem mocy dowodowej aktów stanu cywilnego. Jednakże nie należy zapominać o znacznych walorach takiego rozwiązania, przez wzgląd na zastrzeżenie kognicji sądów powszechnych w sprawach o sprostowanie aktów stanu cywilnego tylko do sytuacji, w których kierownik urzędu na podstawie przedłożonych mu dokumentów nie będzie w stanie określić prawidłowych danych lub gdy dokumenty te będą niewystarczające. W przełożeniu na praktykę spowodowało to, że sądy nie są już zobligowane do orzekania w sprawach oczywistych, natomiast wnioskodawcy zostali zwolnieni z prowadzenia postępowań sądowych w prostych sprawach oraz konieczności ponoszenia kosztów sądowych.
Podstawa prawna
Art. 35–42 ustawy z 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. poz. 1741 ze zm.).