Decyzja generalnego inspektora ochrony danych osobowych nie służy wyciąganiu konsekwencji w związku z nieprawidłowościami w procesie przetwarzania danych, które wystąpiły w przeszłości. Służy przywróceniu stanu zgodnego z prawem. Dlatego poza obszarem zainteresowania GIODO znalazło się udostępnienie w przeszłości danych osobowych przez urząd miasta pełnomocnikowi inwestora w związku z wszczętym postępowaniem o ustalenie warunków zabudowy. Ale udostępnienie nie zostało odnotowane w aktach sprawy i dlatego wzbudziło wątpliwości GIODO. Skoro było to działanie jednorazowe, to GIODO zwrócił się do burmistrza o respektowanie przepisów o ochronie danych osobowych dotyczących danych wrażliwych w postępowaniach administracyjnych.
DECYZJA Decyzja DOLiS/DEC-710/14/58506,58507
● (...) Generalny inspektor nie jest organem kontrolującym ani nadzorującym prawidłowość stosowania prawa materialnego i procesowego w sprawach należących do właściwości innych organów, służb czy sądów, których orzeczenia podlegają ocenom w toku instancji (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 2 marca 2001 r., sygn. akt II SA 401/00).
Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (...) określa zasady postępowania przy przetwarzaniu danych osobowych oraz prawa osób fizycznych, których dane osobowe są lub mogą być przetwarzane w zbiorach danych (...). Przez przetwarzanie danych osobowych (...) rozumie się jakiekolwiek operacje wykonywane na tych danych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych. Przy przetwarzaniu dane osobowe powinny być należycie zabezpieczone. (...)
Administrator danych jest obowiązany (...) zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. (...) w przypadku naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych generalny inspektor z urzędu lub na wniosek osoby zainteresowanej, w drodze decyzji administracyjnej, nakazuje przywrócenie stanu zgodnego z prawem, a w szczególności: usunięcie uchybień (....) uzupełnienie, uaktualnienie, sprostowanie, udostępnienie lub nieudostępnienie danych osobowych (...) zastosowanie dodatkowych środków zabezpieczających zgromadzone dane osobowe (...) wstrzymanie przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego (....) zabezpieczenie danych lub przekazanie ich innym podmiotom (...) usunięcie danych osobowych (...) organ ochrony danych osobowych nie dokonuje oceny zdarzeń przeszłych, niekontynuowanych w chwili orzekania. (...). W tej sytuacji oczywiste jest pozostawienie poza obszarem zainteresowania organu ochrony danych zdarzeń przeszłych w obszarze przetwarzania danych osobowych.
● (...) zgodnie z art. 73 par. 1 k.p.a. strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. Czynności określone w par. 1 są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu (...). Strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony (...). W związku z powyższym wskazać należy, iż organ dokonuje uwierzytelnienia odpisów akt sprawy wyłącznie po przedstawieniu organowi swojego ważnego interesu. (...) zgodnie z art. 61 par. 1 k.p.a. postępowanie administracyjne wszczyna się na żądanie strony lub z urzędu. Organ ochrony danych osobowych poprzez postępowanie administracyjne przeprowadził kontrolę, celem której było ustalenie, czy doszło do naruszeń w związku z przetwarzaniem danych osobowych. (...) kontrola przetwarzania danych osobowych w siedzibie danego podmiotu, przeprowadzana przez inspektorów biura generalnego inspektora ochrony danych osobowych, może zostać wszczęta jedynie z urzędu, a nie na wniosek.