Zintegrowany system rachunkowo-księgowy miał pomóc sędziom w pracy. Jednak na razie skutecznie ją dezorganizuje.
Najgorzej jest w sądach apelacji warszawskiej. Z wewnętrznego opracowania, które powstało na bazie ankiet wypełnianych przez sądy, wynika, że na tym obszarze ani jedna jednostka nie wdrożyła zintegrowanego systemu rachunkowo-kadrowego (ZSRK). Ma on usprawnić zarządzanie w obszarze budżetu, finansów, kadr i płac oraz sprawozdawczości statystycznej sądownictwa.
W pozostałych sądach jest niewiele lepiej. A termin na zakończenie procesu wdrożeniowego upływa 1 stycznia 2015 r. Nic więc dziwnego, że resort sprawiedliwości robi wszystko, aby zmobilizować sądowe służby księgowo-kadrowe do pracy na najwyższych obrotach.
– Sądy, które przecież muszą na bieżąco wykonywać pracę związaną z bieżącymi sprawami, nie są w stanie podołać oczekiwaniom ministerstwa. W moim sądzie księgowość i kadry pracują po 12 godzin dziennie oraz we wszystkie soboty – mówi pracownik jednego z sądów.
Jak informuje Edyta Odyjas, przewodnicząca MOZ NSZZ „Solidarność” Pracowników Sądownictwa, skutkiem tego było powiadomienie o sytuacji Państwowej Inspekcji Pracy.
– Przeprowadzono kontrole w kilku sądach w Polsce, w tym w Sądzie Okręgowym w Gdańsku. Nie są jeszcze znane jej wyniki – relacjonuje Odyjas.
Resort jednak nie widzi problemu.
– W projekcie nie występują opóźnienia – zapewnia Wioletta Olszewska z biura prasowego Ministerstwa Sprawiedliwości.
Przyznaje, że co prawda zdarzają się pewne trudności, ale są one spowodowane skalą projektu, złożonością procesów, a także różnicami w ich implementacji w poszczególnych jednostkach sądownictwa. Zaznacza również, że wszystko to podlega stałej analizie ryzyka zgodnie z założeniami projektowymi.
Stan wdrożenia
Wdrażania i uruchamianie systemu w całym kraju nadzoruje oddział finansowy do spraw utrzymania ZSRK w Sądzie Apelacyjnym we Wrocławiu. To właśnie jego pracownicy opracowali i rozesłali do sądów ankiety, które posłużyły za materiał do analizy stanu wdrożenia systemu ZSRK (patrz: grafika). Nie dziwi więc, że – jak informuje Wioletta Olszewska – właśnie apelacja wrocławska jako jedyna już obecnie pracuje na systemie.
– W pozostałych apelacjach w roku 2014 ewidencja finansowo-księgowa prowadzona jest równolegle w ZSRK i dotychczasowych systemach informatycznych. Przejście na system ZSRK jako wiodący zaplanowane jest we wszystkich sądach na 1 stycznia 2015 r. – informuje Wioletta Olszewska.
Na pytanie DGP o to, w ilu sądach (z podziałem na apelacje) system został już wdrożony, resort odpowiada enigmatycznie: stan zaawansowania wdrożenia jest różny w zależności od sądu.
Z opracowania przygotowanego przez wrocławski oddział widać jednak jak na dłoni, że proces ten idzie jak po grudzie. A największe problemy są w apelacji warszawskiej.
– Jak każde wdrożenie nowego systemu, tak również wdrażanie ZSRK sprawiło kłopoty. Dotyczyły one praktycznie wszystkich elementów systemu, a związane były głównie z niewielką wiedzą przyszłych użytkowników na temat systemu, oraz z niezbędnymi jego modyfikacjami – przyznaje Katarzyna Kisiel, rzecznik prasowy Sądu Okręgowego w Warszawie.
Dodaje, że konieczność poprawek zgłaszana była na bieżąco oraz przekazywana właściwym służbom. Sędzia Kisiel przyznaje również, że w związku z tymi problemami czas pracy służb księgowo-kadrowych uległ wydłużeniu.
W pozostałych apelacjach jest podobnie. Z badania wynika, że np. na 31 sądów krakowskich tylko w dwóch pracuje się na bieżąco na systemie ZSRK, a w aż 17 są duże problemy z wprowadzaniem do systemu danych. Nie ma żadnej apelacji, w której więcej niż trzy sądy zaliczono by do grupy jednostek zaawansowanych w procesie wdrażania ZSRK.
Dlatego – zdaniem niektórych zatrudnionych w księgowości sądów – założony przez resort termin przejścia na system ZSKR jest zbyt ambitny i – o ile zostanie dotrzymany – będzie okupiony zbyt wysoką ceną.
– W niektórych sądach można już mówić o buncie pracowników, którzy z powodu nadmiernego obciążenia, odmawiają pracy. Dochodzi do niemal jawnego sabotowania pracy w systemie ZSRK – relacjonuje jeden z dyrektorów sądów.
Z kolei Edyta Odyjas informuje, że już kilku pracowników przez tę całą sytuację po prostu odeszło z sądów.
– A były to osoby świetnie wyszkolone, o wysokich kwalifikacjach – podkreśla.
Podwójna praca
Co tak bardzo rozsierdziło pracowników sądów? Problemem jest przede wszystkim konieczność pracy w dwóch systemach naraz – w starym, który będzie używany do końca roku, oraz w nowym, który stanie się podstawowym narzędziem pracy od stycznia. W praktyce wygląda to tak, że pracownicy muszą każdy dokument zaksięgować w obu.
– Chodzi o doprowadzenie do zgodności ewidencji księgowej w ZSRK z ewidencją prowadzoną w dotychczasowym systemie – tłumaczy nam pracownik sądu.
Proces ten postępuje w iście ślimaczym tempie.
– Zaległości są tak duże, że pod koniec listopada MS rozesłało do sądów pisma z poleceniem, aby te mające zaległości nie księgowały już pojedynczych dokumentów (których przecież są tysiące), a jedynie ich sumy zbiorcze – informuje jeden z adresatów pisma.
Problemem jest również brak integracji pomiędzy ZSRK a systemem repertoryjnym, na którym pracują sądy. Repertorium to zbiór danych opisujących wpływające do sądu sprawy oraz informacji, co z daną sprawą się dzieje. Jest w nim odnotowywana każda czynność.
– Siłą rzeczy wpisanie np. do repertorium informacji o przyznaniu świadkowi zwrotu kosztów dojazdu do sądów ma swoje konsekwencje w księgowości. To bowiem księgowość na końcu wypłaca w kasie tę kwotę – tłumaczy jeden z pracowników księgowości.
A przez to, że nie przeprowadzono integracji systemów repertoryjnych (jest ich kilka rodzajów) z ZSRK, osoby pracujące w sekretariatach wydziałów po wpisaniu informacji w repertorium muszą to samo jeszcze raz wpisać do modułu systemu ZSRK.
Całkowity koszt rewolucji wyniesie 24 mln 810 tys. zł. Co chce resort dzięki niemu osiągnąć?
– Głównym założeniem i celem systemu jest realne usprawnienie działania sądów powszechnych w zakresie zarządzania finansami i kadrami. Wprowadzenie scentralizowanego systemu ZSRK w miejsce funkcjonujących uprzednio zróżnicowanych i niezależnych aplikacji informatycznych, standaryzacja narzędzi i procedur ma wpłynąć na obniżenie kosztów oraz znaczne usprawnienie pozyskiwania informacji oraz sporządzania niestandardowych raportów i sprawozdań – wylicza Wioletta Olszewska.
Dodaje, że centralny system spowoduje większą automatyzację pracy, integrację informacji, wyższą jakość danych oraz umożliwi przeprowadzanie złożonych analiz finansowych i kadrowych.