Przetargi na obsługę prawną administracji publicznej wygrywają często kancelarie, które nie są do tego przygotowane, lecz oferują dużo niższe od rynkowych stawki.
Jeszcze przed czterema laty przepisy pozwalały udzielać zamówień na obsługę prawną z wolnej ręki. W praktyce oznaczało to najczęściej, że urzędy czy instytucje przez całe lata korzystały z tych samych, sprawdzonych kancelarii. Sytuacja zmieniła się na początku 2010 r., kiedy weszła w życie nowelizacja ustawy – Prawo zamówień publicznych zaostrzająca regulacje dotyczące usług niepriorytetowych, w tym prawniczych. Poza wyjątkowymi sytuacjami trzeba je kupować w przetargach.
Niestety bardzo często o wyborze oferty decyduje cena. A to sprawia, że nawet bardzo skomplikowane od strony prawnej zlecenia trafiają w ręce nie zawsze do tego przygotowanych kancelarii.
– Znam przetarg, w którym jedna z kancelarii zaproponowała stawkę 60 zł brutto za godzinę pracy prawnika. Dla porównania – ceny pozostałych ofert wynosiły od 200 do 300 zł. Zaznaczam, że chodziło o obsługę specjalistycznych zamówień publicznych, czyli tematykę trudną, wymagającą znajomości nie tylko przepisów, ale też branży, w której te zamówienia miały być udzielane – mówi Artur Wawryło, ekspert Centrum Obsługi Zamówień Publicznych.
– Nikt mi nie powie, że za tak niską stawkę zamawiający otrzyma dobrą jakościowo obsługę. Owszem, jakieś porady będzie otrzymywał, ale ich wartość będzie adekwatna do stawki. Mówiąc wprost – zamawiający, który kieruje się tylko ceną i wybiera najtańszą ofertę, musi liczyć się później z kłopotami – dodaje.
Kolejny przykład. – W niedawnym przetargu na prowadzenie kontroli postępowań o udzielenie zamówienia zaproponowano cenę, która w przeliczeniu sprowadzałaby się do stawki 50 zł za godzinę. Najtańsza z pozostałych ofert było ponad dwukrotnie droższa, a i tak, w mojej ocenie, balansowała na krawędzi opłacalności. Zamawiający powinien zastanowić się, czy wybór tak taniej oferty to rzeczywiście oszczędność. Bo koszty związane ze skutkami niewłaściwej obsługi prawnej zazwyczaj będą wielokrotnie przewyższać te pozorne oszczędności – wtóruje dr Włodzimierz Dzierżanowski, prezes Grupy Doradczej Sienna.
Dlaczego tak się dzieje? Najczęściej z powodu stosowania jednego tylko kryterium – ceny. Nawet gdy zamawiający stosują inne, to zazwyczaj najprostsze z możliwych, np. liczba prawników pracujących w kancelarii. A i tak nie przypisują im wystarczającej wagi. Co gorsza, bardzo trudno w takich przetargach udowodnić rażąco niską cenę. Chodzi bowiem tak naprawdę o stawki prawników, a nikt przecież nie zabrania im zarabiać mniej od konkurencji.
– Charakter usług prawniczych winien wręcz zmuszać zamawiających do stosowania pozacenowych kryteriów oceny ofert. W innym przypadku postępowania takie prowadzą do wyboru podmiotów świadczących niski poziom usług, co generuje dodatkowe koszty w postaci przegranych procesów czy źle przygotowanych umów – dodaje Artur Wawryło.

Eliminujące warunki

Jest jednak i druga strona medalu. Niektórzy zamawiający stawiają tak wyśrubowane warunki, że z góry wiadomo, która kancelaria ma wygrać. Przykład z ostatnich dwóch tygodni: przetarg na świadczenie usług bieżącej obsługi prawnej. Wymagania? Zrealizowanie w ciągu ostatnich trzech lat zleceń na usługi doradztwa w kwocie co najmniej 2,5 mln zł oraz obsługa organów korporacyjnych spółki o przychodach rocznych w kwocie co najmniej 80 mln zł. A to dopiero początek kilkudziesięciu szczegółowych wymagań, dotyczących pisania opinii w różnych dziedzinach prawa, reprezentowania przed sądami w sporach o wartości 80 mln zł, czy też doradzania przy projektach współfinansowanych ze środków unijnych na kwotę co najmniej 100 mln zł.
Kreatywność niektórych zamawiających idzie jeszcze dalej. Niektórzy wymagają nawet wygrywania odpowiedniego odsetka spraw przed sądami. Co zresztą jest o tyle kuriozalne, że kancelaria, która wygrała 100 procesów, a przegrała 50, będzie w gorszej sytuacji od tej, która reprezentowała klienta tylko 14 razy przed sądem, z czego 10 spraw wygrała.
– W zakresie warunków podmiotowych udziału w postępowaniu albo nie ma ich praktycznie wcale, czy też są na poziomie tak ogólnym, że nawet najmniej doświadczony prawnik może starać się o zlecenie, albo też idą w drugą skrajność i stanowią kopię przedmiotu zamówienia, utrwalając de facto na kolejne lata pozycję jednej kancelarii, która posiada właśnie takie doświadczenie – komentuje Artur Wawryło.
Notariusz bez kosztów
Notariusz bez kosztów

Zobacz również

Szczegółowe kryteria

Jak zatem powinien wyglądać dobrze prowadzony przetarg na obsługę prawną? Taki, który z jednej strony pozwoli wybrać sprawdzoną i gwarantującą jakość pracy kancelarię, a z drugiej zapewni uczciwą konkurencję? Zamiast warunków, które w przypadku ich niespełnienia uniemożliwiają start w przetargu, zamawiający powinien stosować kryteria oceny ofert. Wówczas każdy może złożyć ofertę, ale przy wyborze decydować będą dodatkowe czynniki, poza ceną.
– Zdecydowanie polecałbym stosowanie kryteriów podmiotowych, gdyż akurat przy usługach niepriorytetowych jest to dozwolone. Przede wszystkim powinny się one odnosić się do doświadczenia i kadry – zauważa dr Włodzimierz Dzierżanowski.
– Oczywiście muszą być odpowiednio zdefiniowane, najlepiej otwarte. Jeśli bowiem maksymalną punktację będą otrzymywać wszystkie kancelarie mające doświadczenie w obsłudze dajmy na to pięciu podobnych zleceń, to znów o wszystkim zadecyduje cena. Inaczej jednak będzie, gdy te, które realizowały najwięcej, po prostu otrzymają odpowiednio więcej punktów – dodaje.
Co może być oceniane?
– Liczba prawników specjalizujących się w określonej dziedzinie prawa i dziedzinach pobocznych, a nawet ich wiedza życiowa, związana z obsługą konkretnych projektów – podpowiada dr Dzierżanowski.
– Co zaś do doświadczenia kancelarii, to można brać pod uwagę liczbę obsługiwanych w przeszłości projektów podobnego rodzaju i wartości. Warto nawet stosować podkryteria. Dla przykładu przy zamówieniu na obsługę procesów związanych z ochroną prawnoautorską można kryterium doświadczenia podzielić na liczbę procesów z ogólnych dziedzin prawa, w których kancelaria reprezentowała klienta, i liczbę tych ściśle związanych z prawem autorskimi – sugeruje ekspert.

Będą zmiany

Już praktycznie jest przesądzone, że jesienią sytuacja na rynku usług prawniczych diametralnie się zmieni. Uchwalona przed tygodniem nowelizacja przepisów o zamówieniach publicznych (w tej chwili jest w Senacie) wprowadza specjalną, uproszczoną procedurę dla usług niepriorytetowych. Chodzi co prawda tylko o zamówienia do progu unijnego, lecz zdecydowana większość kontraktów na obsługę prawną nie przekracza wyznaczonych 134 tys. lub 207 tys. euro.
Zlecenia te nie będą już udzielane w przetargach. Przewidziana dla nich procedura ogranicza się w zasadzie do publikowania ogłoszenia o zamówieniu, opisaniu jego przedmiotu, wyznaczeniu terminu i wskazaniu kryteriów oceny ofert.