Gdy bilans spółki z o.o. wykazuje stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego, to zarząd musi zwołać zgromadzenie wspólników. W jakim terminie powinien to zrobić?
Podstawą do oceny, czy konieczne jest zwołanie zgromadzenia wspólników celem powzięcia uchwały dotyczącej dalszego istnienia spółki, jest bilans sporządzony przez zarząd. Może to być zarówno bilans roczny stanowiący element sprawozdania finansowego, jak i bieżący przygotowany w trakcie roku obrotowego, obejmujący np. miesiąc lub kwartał. Sygnałem do zwołania zgromadzenia może być też bilans wykonany przez biegłego rewidenta wyznaczonego przez sąd rejestrowy na żądanie wspólnika lub wspólników reprezentujących co najmniej 1/10 kapitału zakładowego.
Artykuł 233 par. 1 k.s.h. nie precyzuje, w jakim terminie należy zwołać zgromadzenie wspólników, wskazując jedynie, że powinno to nastąpić niezwłocznie. Nie oznacza to, że musi to nastąpić natychmiast, bez zachowania określonego w k.s.h. trybu zwoływania zgromadzeń wspólników. Wystarczy, by zachowany był normalny tok procedowania, czyli z zachowaniem wymogów formalnych określonych w 238 k.s.h.
Obowiązek zwołania zgromadzenia wspólników dotyczy wszystkich członków zarządu. Zwołanie powinno zostać poprzedzone powzięciem przez zarząd stosownej uchwały, ponieważ będzie to czynność przekraczająca zakres zwykłych czynności spółki. W ustalonym przez zarząd porządku obrad zgromadzenia wspólników należy zamieścić punkt obejmujący podjęcie uchwały dotyczącej dalszego istnienia spółki. Jest to jedyny niezbędny punkt dotyczący przedmiotowej kwestii. Ponieważ wspólnicy mogą uchwalić albo dalsze istnienie, albo likwidację, to zarząd nie może podać w porządku obrad dokładnej treści proponowanej uchwały.
Jeżeli we wspomnianym terminie nie dojdzie do zwołania zgromadzenia, to członkowie zarządu mogą być pociągnięci do odpowiedzialności cywilnej przez spółkę lub jej wspólników. Członkom zarządu grozi też odpowiedzialność karna.