Akta spraw sądowych giną na ogół podczas przeprowadzki z jednego sądu do drugiego, w trakcie remontu, a także przewożenia akt z prokuratury do sądu. Zdarza się też, że znikają pojedyncze dokumenty podczas przeglądania ich przez strony lub uczestników postępowania.

– We wszystkich tych sprawach zostały wszczęte procedury odtworzeniowe – zapewnia Wojciech Hajduk, podsekretarz stanu w Ministerstwie Sprawiedliwości.

W latach 2010–2012 w trzech sprawach prowadzono postępowania dyscyplinarne dotyczące zaginięcia akt. Zdarza się, że powiadamiane są także organy ścigania – zgodnie z art. 276 kodeksu karnego za niszczenie dokumentacji grozi grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienie wolności do 2 lat.

Resort przyznaje, że sposób przewożenia akt sądowych aktualnie nie jest uregulowany. Przepisy procedury karnej i cywilnej oraz wydane na ich podstawie przepisy wykonawcze ustalają tylko zasady ich udostępniania. Kwestie zabezpieczenia akt pozostawiono w zakresie uprawnień prezesów sądów, którzy indywidualnie, np. poprzez wewnętrzne zarządzenia, określają warunki, w jakich ma się odbywać transportowanie akt sądowych.

Najczęściej przewóz takich dokumentów zleca się podmiotom wyłonionym w drodze przetargów. W razie przewożenia akt zawierających informacje niejawne stosuje się zasady określone w ustawie z 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. nr 182, poz. 1228) oraz w przepisach wykonawczych.