Lekiem na bolączki wymiaru sprawiedliwości mają być szafa zwana kalendarzem i system kontrolujący terminy. Ma być prosty i tani, ale sędziowie przyjmują te pomysły bez entuzjazmu.
Mało w którym sądzie udało się zapanować nad przygniatającą ilością akt sądowych. W efekcie aby znaleźć właściwe dokumenty, często pracownicy sekretariatów sądowych muszą przejrzeć setki teczek. Niektórych z nich nigdy nie znajdą. Przez ten chaos postępowania się wloką, a obywatele piszą skargi na przewlekłość postępowań. Ale to już tylko do lipca. Ministerstwo Sprawiedliwości twierdzi bowiem, że znalazło receptę na te problemy.
Od połowy roku zmieni się tryb pracy w sekretariatach wszystkich sądów w całym kraju. Nadchodzi tzw. system gliwicki, a wraz z nim standaryzacja obiegu dokumentów procesowych: nowe przegrody na akta i nowy system komputerowy kontrolujący ich obieg. System działa już pilotażowo w gliwickim sądzie okręgowym i jego sędziowie potwierdzają: jest skuteczny.
– Ten system ma jedną zaletę: jest prymitywnie prosty, łatwy do zastosowania i bardzo skuteczny – mówi pomysłodawca Wojciech Hajduk, wiceminister sprawiedliwości i były sędzia gliwickiego sądu okręgowego.
Poza Gliwicami środowisko sędziów ma jednak sporo obaw.
– To jest przede wszystkim po to, by przewodniczący wydziału i prezes sądu mieli pełną kontrolę nad czynnościami podejmowanymi przez sędziów w konkretnej sprawie – uważa sędzia Teresa Mróz z Sądu Apelacyjnego w Warszawie.
Dodaje, że jeśli miałoby to pomóc w szybszym zlokalizowaniu, gdzie są akta, to można system wprowadzić.
– Każda zmiana wymaga precyzyjnej odpowiedzi, w jakim celu jest wprowadzana. Niestety, kolejni ministrowie zawsze zaczynają od przedstawiania „najlepszego” patentu na reformę wymiaru sprawiedliwości. Natomiast podstawową sprawą powinno być odciążenie sędziów od wszelkich spraw niezwiązanych z orzekaniem oraz ograniczenie kognicji sądów. Dodatkowe czynności odciągające sędziego od orzekania nie poprawią niczego – uważa sędzia Waldemar Żurek, członek Krajowej Rady Sądownictwa.
Dodaje, że kolejne metody narzucane przez ministerstwo mogą spowodować jedynie pogoń za szybkim załatwieniem sprawy.
– Sąd nie jest fabryką śrubek, a wymierzanie sprawiedliwości nie może przypominać pracy przy taśmie – wskazuje.
Ciemność widzę
Zgodnie z zarządzeniem ministra sprawiedliwości z 25 września 2012 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej od 1 lipca 2013 r. akta oczekujące przechowywane będą w odrębnych „urządzeniach sekretarskich (szafach, półkach) zwanych kalendarzami”, obejmujących 30 przegród oznaczonych numerami od 1 do 30. Akta umieszcza się w przegrodzie oznaczonej numerem odpowiadającym dacie planowanego przedłożenia akt sędziemu. W sytuacji gdy data planowanego przedłożenia akt przypada na 31. dzień miesiąca, akta umieszcza się w przegrodzie oznaczonej nr 1.
– To właśnie na etapie tego oczekiwania najczęściej dochodzi do przewlekłości. Akta sobie leżą i nikt nie kontroluje, jak długo tak czekają – zauważa wiceminister Hajduk.
Wyjaśnia na przykładzie: dziś sędzia wydaje zarządzenie i wzywa stronę do dokonania opłaty. Wezwany ma na to siedem dni. Pracownik sekretariatu, który dziś wykonuje to zarządzenie, dodaje do tych siedmiu dni czas potrzebny na działanie poczty (łącznie 14 dni) i siedem dni na uiszczenie opłaty przez stronę. To daje 21 dni.
Jeżeli więc dziś jest 11 lutego, to dodając 21 dni, otrzymujemy 4 marca. Odkładamy więc akta do przegródki kalendarza z numerem 4. Tego dnia sędzia będzie miał akta z powrotem na biurku, jeżeli zaś opłata wpłynęła – dostanie akta wcześniej.
„Jak wyobrażam sobie mój obsadzony z łapanki sekretariat pilnujący terminów przedstawienia, to ciemność widzę” – pisze na blogu anonimowy sędzia. Jego zdaniem reforma sądowych szaf oznacza, że nie będzie już dostawał tych samych akt kilka razy: raz z pismem jednej strony, drugi raz z pismem drugiej, a potem jeszcze ze zwrotką.
„Wcale mi to nie przeszkadzało. Wolałbym, żeby jak przyjdzie pismo, to przedstawiano mi je od razu, bo może są w nim jakieś wnioski, które trzeba rozpoznać od razu, na przykład wezwać nowo zgłoszonego świadka” – dodaje sędzia na blogu.
Obecnie bowiem, zgodnie z zarządzeniem MS z 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej, akta w sekretariatach są układane według grup odpowiadających poszczególnym fazom postępowania (akta spraw wyznaczonych na posiedzenie, oczekujących, tych, w których postępowanie zawieszono, itp.). A w ramach tych grup – rocznikami, według kolejności numerów sygnatur.
Zdaniem MS ten system powoduje przewlekłość, a wprowadzone niedługo zmiany będą skuteczne, co zostało już przetestowane w gliwickim sądzie.
– System ten bardzo usprawni pracę sekretariatów. Jest prosty i bezkosztowy. Wprowadziłem go, ponieważ było tak dramatycznie źle, że nie mogłem pozostać bierny – przekonuje wiceminister Hajduk.
– W dobrze zarządzanym sądzie czy wydziale zawsze była kontrola obiegu akt. Nie jestem przeciwnikiem standaryzacji systemu, ale kolejny raz powtarzam: najpierw musimy powiedzieć, jaki jest cel, a potem wypracować model we współpracy z sędziami, zarówno z tych małych, jak i ogromnych sądów. System, by działać, musi być akceptowany – wskazuje sędzia Żurek.
System kontroli
Na tym nie koniec zmian. Z kalendarzem współgrać będzie system komputerowy, kontrolujący obieg akt i terminowość prowadzenia postępowań. Sędziowie po podjęciu decyzji w sprawie będą zaznaczać ją w systemie. Dzięki programowi możliwa więc będzie szybka reakcja kierownictwa sądu na opóźnienia. Tego właśnie sędziowie się obawiają: że system będzie wskazywał dni na minusie i będą musieli się tłumaczyć z opóźnień.
– Sędziom należy praktycznie demonstrować korzyści płynące z korzystania z systemu, wpływu programu informatycznego na ulepszanie i usprawnianie ich pracy. To niewątpliwie wpłynie na szybkie przełamanie stereotypów lub błędnego przekonania o trudnościach lub pracochłonności nowych rozwiązań – przekonuje Wioletta Olszewska z wydziału komunikacji społecznej i promocji Ministerstwa Sprawiedliwości.
– Prezesi sądów apelacyjnych i okręgowych będą musieli jeszcze powołać zespoły do spraw analiz, które będą na bieżąco kontrolować sprawność postępowań – wskazuje wiceminister Hajduk.
Przyznaje, że będzie to narzędzie kontroli, ale sędziowie nie powinni się jej bać. Informacje uzyskane w ten sposób powinny trafiać na biurka prezesów jednostek okręgowych i apelacyjnych. Nie wiadomo jeszcze, w jaki sposób informacje te będzie wykorzystywać resort sprawiedliwości.
– To jest do rozważenia w odleglejszej perspektywie – mówi wiceminister Hajduk.
Nowy system ma wpłynąć nie tylko na przyspieszenie załatwiania spraw, lecz także na sprawniejsze poszukiwanie zaginionych akt sądowych. Każdego roku ginie ich kilkaset. Problem jest poważny, bowiem ich odtworzenie jest czasochłonne i nie ma tu szans na szybkie rozstrzygnięcie. A zdarza się i tak, że akt w ogóle nie da się odtworzyć. Jedna z największych takich afer dotyczyła kieleckiego sądu, w którym w ciągu 6 lat (od 1995 r. do 2011 r.) zginęły akta 70 spraw.
Gdzie są akta
Sędziowie przyznają, że przeważnie jest to efekt bałaganu w sekretariatach, przeprowadzek czy zabierania przez sędziów dokumentacji do domu. Zgodnie zaś z par. 98 regulaminu urzędowania sądów powszechnych (Dz.U. z 2007 r. nr 38, poz. 249) akta spraw sądowych nie powinny być wynoszone poza siedzibę sądu.
Przewodniczący wydziału w szczególnych przypadkach, uzasadnionych sprawnością postępowania, może zezwolić sędziemu referentowi na wyniesienie teczki po uprzednim odnotowaniu tego faktu przez kierownika sekretariatu w repertorium sądowym. W praktyce – przyznają sędziowie – wynoszenie akt jest chlebem powszednim.
– Czasem trudno 20 czy 30 tomów akt czytać w sądzie. Ale w drodze do domu wszystko się może zdarzyć. Akta giną, choć przecież nikt nie gubi ich celowo – podkreśla sędzia Teresa Mróz.
– Akta nadal będą ginąć, ale już nie będziemy się o tym dowiadywać ze skargi strony po półtora roku, lecz na drugi dzień po terminie, w którym miały zostać przedłożone sędziemu. System zapewni więc szybkie wszczęcie ich poszukiwania – twierdzi wiceminister Hajduk.
