Radni, którzy jako adres korespondencyjny wskazują siedzibę urzędu gminy, narzekają, że urzędnicy otwierają kierowane do nich listy. Interpelację w tej sprawie skierował do Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji poseł Krzysztof Jurgiel. Radni skarżą się parlamentarzyście, że pracownicy urzędów gmin naruszają tajemnicę korespondencji.
– Takie sytuacje mają miejsce nawet w przypadku, gdy jako adresata danego listu wskazano wyraźnie klub radnych – wskazuje poseł Jurgiel.
I pyta resort, czy pracownicy gminy mogą otwierać korespondencję radnych, jeśli ta jest dostarczona do ratusza, oraz jakie konsekwencje za to grożą.
Tajemnica na prośbę
Ministerstwo w osobie podsekretarza stanu Magdaleny Młochowskiej w odpowiedzi zaznaczyło, że nie ma kompetencji do dokonywania wiążącej interpretacji przepisów, wskazując tu raczej wojewodów.
Jednocześnie MAiC stwierdził, że należy założyć, że w większości przypadków mamy do czynienia z korespondencją urzędową (oficjalną). „Tym samym, w sytuacji podawania przez radnych do korespondencji adresu urzędu gminy, należy liczyć się z ewentualnością otwarcia korespondencji przez kancelarię urzędu” – uznał MAiC.
A taki adres korespondencyjny podają prawie wszyscy radni, bo też najczęściej tam pełnią swoje obowiązki przedstawicielskie: uczestniczą w posiedzeniach rady i komisji, dyżurują.
– Nie jest to wcale prosta sprawa. Z jednej strony mamy konstytucyjną ochronę korespondencji (art. 49 ustawy zasadniczej zapewnia wolność i ochronę tajemnicy komunikowania się, a ich ograniczenie może nastąpić jedynie w przypadkach określonych w ustawie i w sposób w niej określony – przyp. red.), a z drugiej pragmatykę urzędniczą – podkreśla prof. Marek Chmaj, specjalista prawa konstytucyjnego i administracyjnego ze Szkoły Wyższej Psychologii Społecznej.
– Klub radnych jest obsługiwany przez urząd gminy. Wiadomo, że jak poczta dostarczana jest do urzędu, to przesyłki trzeba otworzyć, opisać i skierować według rozdzielnika. Dlatego według mnie jest to bardziej problem kulturowy niż prawny, ponieważ jeżeli radni nie życzą sobie, aby otwierano kierowaną do nich korespondencję, to mogą to zastrzec – podpowiada ekspert.
Lepiej po nazwisku
Prawnicy nie mają za to wątpliwości, że listy zaadresowane do konkretnego radnego nie powinny być otwierane.
– Wyjątek mogą stanowić co najwyżej jakieś względy bezpieczeństwa, np. podejrzenie, że w przesyłce znajduje się coś niebezpiecznego – wskazuje dr Kazimierz Bandarzewski z katedry prawa samorządu terytorialnego Uniwersytetu Jagiellońskiego.
Zwłaszcza że w listach kierowanych do radnych mieszkańcy często skarżą się na urzędników albo na sprawy bezpośrednio od nich zależne.
– Najczęściej utyskują, że droga nie jest wyremontowana czy że przedszkole ma być zlikwidowane. Z takimi sprawami mieszkańcy nie bardzo wiedzą, dokąd się udać, więc chcą zainteresować nimi radnych jako z jednej strony swoich przedstawicieli, a z drugiej – przedstawicieli organu kontrolnego. Otwieranie takiej korespondencji stanowi wręcz przejaw cenzury – uważa Bandarzewski.
Urzędnicy, którzy zajmują się obsługą biura rady, to pracownicy urzędu, a więc są podporządkowani wójtowi czy burmistrzowi. Istnieje więc ryzyko, że kierujący gminą zostanie uprzedzony o jakiejś skardze i zawczasu przygotuje się na zarzuty radnych. O ile taki list, wysłany bez potwierdzenia odbioru, w ogóle dotrze do radnego.
– Urzędnik rzeczywiście może stwierdzić, że jak mnie tu krytykują, to ja tego listu nie przekażę. Dlatego otwieranie korespondencji co do zasady powinno być zabronione, chyba że dany radny ma takie życzenie. Poza przepisami prawa są jeszcze zasady współżycia społecznego – przypomina prof. Hubert Izdebski, administratywista z Uniwersytetu Warszawskiego.
Kto odwiedza radnego
Posła Jurgiela zaniepokoiły również doniesienia radnych, że w jednej z gmin prowadzone są prace nad wprowadzeniem do statutu przepisów zobowiązujących kluby radnych do prezentowania organowi wykonawczemu gminy protokołów ze spotkań z mieszkańcami.
– Statut ma również zobowiązywać radnych do przedstawiania danych osobowych osób, które przychodzą na spotkania z nimi i w których sprawie radni interweniują – alarmuje poseł i dodaje, że inicjatywa ta dotyczy podlaskiej gminy Wasilków.
Tamtejszy ratusz zaprzecza. Z kolei przedstawiciele podlaskiego urzędu wojewódzkiego z góry zapowiadają, że takie regulacje zostałyby uchylone.
– Organ nadzoru zakwestionowałby je jako podjęte z naruszeniem prawa – mówi Joanna Gaweł, rzecznik prasowy wojewody podlaskiego.
– Uchwalenie takiego statutu prowadziłoby do zbyt dalekiej ingerencji w mandat radnego – potwierdza prof. Chmaj.
Z kolei prof. Izdebski nie ma nic przeciwko, o ile wymóg ten zamiast radnych dotyczyłby urzędników.
– To raczej radni mają prawo wiedzieć, kto przychodzi do urzędnika i co próbuje załatwić. Natomiast istotą funkcji radnego jest m.in. to, że każdy może do niego przyjść, nie musząc się nawet wylegitymować – podkreśla prof. Izdebski.
Eksperci mają też wątpliwości, czy taki statut nie prowadziłby do naruszenia ochrony danych osobowych. Przedstawiciele generalnego inspektora ochrony danych osobowych przypominają jednak, że przepisy zobowiązują wręcz radnych do przekazywania organom gminy spraw zgłaszanych im przez mieszkańców, a co za tym idzie także ich danych osobowych, jeśli są nierozerwalnie związane z charakterem danej sprawy.
– Dlatego w zależności od kategorii sprawy przekazanie tych danych może być uzasadnione, np. w sytuacji gdy bez przekazania przez radnego danych osobowych mieszkańca gminy załatwienie jego sprawy byłoby niemożliwe. Niemniej przed przekazaniem danych osobowych zawsze należy rozważyć, które są niezbędne dla załatwienia konkretnej sprawy – podpowiada Małgorzata Kałużyńska-Jasak, rzecznik prasowy GIODO.
