Przy zawieraniu wielu rodzajów umów konieczne jest zachowanie formy pisemnej pod rygorem nieważności. W przypadku innych umów formy pisemnej wymaga się dla celów dowodowych. Zgodnie z kodeksem cywilnym forma ta dochowana jest, gdy na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli złożony zostanie własnoręczny podpis. Czy więc zamiast gromadzenia coraz to większej sterty papierowych umów możliwe jest, w obecnym stanie prawnym, zawarcie umowy poprzez złożenie odręcznego podpisu na tablecie? Do udzielenia odpowiedzi na to pytanie konieczne będzie zdefiniowanie pojęcia „dokument” oraz „podpis”.

Dokument

W przepisach cywilnego prawa procesowego nie ma ogólnej definicji dokumentu. Kodeks postępowania cywilnego przytacza tylko definicję dokumentu prywatnego, który to stanowi dowód tego, iż osoba go podpisująca złożyła zawarte w nim oświadczenie. Definicja kładzie więc nacisk na zawartość dokumentu, tj. na podpisane oświadczenie.
Warto zwrócić także uwagę na definicję dokumentu elektronicznego, zawartą w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2005 r. nr 64, poz. 565 z późn. zm.). Dokumentem elektronicznym zgodnie z ustawą jest stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. Taka definicja wyraźnie wychodzi poza ramy pokutującego jeszcze dziś wyobrażenia dokumentu jako zapisanej kartki papieru.
Próbę wyjaśnienia znaczenia „dokumentu” podjęła także doktryna. Najczęściej spotykaną definicją tego pojęcia jest określenie go jako aktu pisemnego, stanowiącego wyrażenie określonych myśli lub wiadomości. Do jego istoty doktryna zalicza to, iż jest on pokryty pismem, przy czym bez znaczenia jest materiał, z którego sporządzono ten przedmiot, jak i rodzaj pisma. Istotne jest, aby „pismo było umieszczone na danym przedmiocie w celu utrwalenia myśli” (W. Broniewicz, Postępowanie cywilne, Warszawa 1995 r.)

Podpis własnoręczny

Zdefiniowanie podpisu napotyka jeszcze większe trudności – w żadnej z ustaw nie sprecyzowano tego pojęcia. I z jednej strony nie ma w tym nic dziwnego, gdyż już słownik języka polskiego określa podpis po prostu jako „potwierdzenie pisma, nadanie mu ważności przez napisanie własnego nazwiska” (S. Dubisz, Uniwersalny słownik języka polskiego.).
Z drugiej strony brak ustawowej definicji podpisu utrudnia odpowiedź na pytanie, czy odręczny podpis składany na tablecie i przenoszony do dokumentu na elektronicznym nośniku stanowi podpis w rozumieniu kodeksu cywilnego.
Problem zdefiniowania „podpisu” został szerzej opisany przez doktrynę. Najbardziej rozpowszechnione jest określenie go jako swoisty dla danej osoby, charakterystyczny, powtarzalny znak graficzny, wywodzący się od jej imienia i nazwiska, niebędący koniecznie jej imieniem i nazwiskiem, pozwalającym na ustalenie tożsamości. Przy podpisie własnoręcznym chodzi nie tylko o udokumentowanie nazwiska, ale także charakteru pisma. Do takiej definicji przychyla się w orzecznictwie Sąd Najwyższy, który stwierdził, że własnoręczny podpis wiąże się z potrzebą udokumentowania nie tylko danych osobowych, ale także charakteru pisma wystawcy, ułatwiając ustalenie jego tożsamości i tym samym wzmacniając bezpieczeństwo obrotu (wyrok SN z dnia 8 maja 1997 r., II CKN 153/97). Nie jest więc istotne, na jakim materiale podpis jest złożony: może być to kartka papieru, kawałek materiału, tablica ceramiczna itp. Istotne jest, aby podłoże to oddawało charakterystyczne cechy tego znaku graficznego.

Podpis elektroniczny

Bez wątpienia podpisem własnoręcznym nie jest podpis elektroniczny, o którym mowa w ustawie o podpisie elektronicznym (Dz.U. z 2001 r. nr 130 poz. 1450 z późn. zm.). Utworzenie e-podpisu polega na obliczeniu, na podstawie tekstu jawnego (dokumentu) oraz parametru znanego tylko danemu użytkownikowi, określonego ciągu znaków. Taki podpis, w odróżnieniu od odręcznego, nie jest nigdy taki sam. Przy tworzeniu podpisu elektronicznego za każdym razem obliczany jest on na podstawie podpisywanego dokumentu (parametr zmienny) i klucza prywatnego (parametr stały). Dlatego też podpisy złożone pod różnymi wiadomościami mają różną postać. Podpis elektroniczny nie stanowi więc powtarzalnego znaku graficznego, nie pozwala ustalić tożsamość osoby podpisującej. Przyjąć zatem należy, że mamy tu do czynienia z zastępczym sposobem składania podpisu. Dlatego też za formę pisemną w rozumieniu kodeksu cywilnego nie możemy uznać dokumentu, który podpisany został przy pomocy podpisu elektronicznego.
Konkluzja wydaje się oczywista: złożenie na tablecie podpisu, przy spełnieniu określonych wymagań, może zostać uznane za złożenie „własnoręcznego podpisu” w rozumieniu kodeksowym. Taki podpis może spełniać przesłanki, jakie nauka dla jego ważności mu przypisała. Fakt, iż podpis taki nie jest złożony na papierze, tylko na tablecie do podpisu, nie ma wpływu na jego ważność: podłoże, na którym jest złożony nie ma znaczenia dla jego ważności. Paradoksalnie więc jedyne, co stoi na przeszkodzie we wprowadzeniu takiego sposobu zawierania umów w formie pisemnej, to nasze skostniałe wyobrażenie o tej formie pisemnej. W świecie przesiąkniętym elektroniką przyszła wreszcie pora na zmianę sposobów zawierania umów. Co najważniejsze, proces ten nastąpić może bez nowelizacji przepisów ustawowych.

Iwona Pasierbiak, radca prawny, wspólnik zarządzający

Katarzyna Fąfara, prawnik w KPWW Kancelarii Prawniczej Pasierbiak Wasilewski i Wspólnicy spółka komandytowa