W sądach coraz częściej giną akta wnoszonych spraw. To problem, z którym polskie sądy nie mogą sobie poradzić. W 2010 roku zaginęło aż 321 akt w całym kraju. 182 akta dotyczyły spraw cywilnych, 74 – spraw karnych. Najgorzej w 2010 roku wypadła apelacja poznańska.
Tutaj zaginęło 91 akt (w zeszłym roku 80). W apelacji wrocławskiej liczba zaginionych akt jest mniejsza – zniknęło ich 38, ale niestety to o 13 dokumentów więcej niż w roku poprzednim. Ze statystyk Ministerstwa Sprawiedliwości wynika, że najskuteczniej problem ogranicza apelacja warszawska.

Mniej zaginięć

Tutaj w ubiegłym roku zniknęło 31 akt. W stolicy liczba zaginionych spraw spadła o połowę w porównaniu do roku 2009.
– Mamy coraz mniej wpadek. Procedury dotyczące zarządzania dokumentami są ściślej przestrzegane – wyjaśnia Marcin Łochowski, rzecznik prasowy Sądu Okręgowego Warszawa-Praga.
Dodaje, że problem ginących dokumentów udało się ograniczyć także dzięki poprawie warunków lokalowych. Dysponując większą przestrzenią, pracownicy Sądu Okręgowego Warszawa-Praga lepiej mogą zarządzać dokumentami. Według Marcina Łochowskiego akta, które giną w tym sądzie, bardzo rzadko jednak są zniszczone bezpowrotnie. Zwykle są to przypadki, gdy teczki z dokumentami zawieruszają się na półce w innym budynku sądu. Po pewnym czasie jednak zostają odnalezione. Według Marka Celeja, sędziego Sądu Apelacyjnego w Sądzie Okręgowym w Warszawie, nie zawsze tak było. Są przypadki, które wymagają wszczęcia postępowania dyscyplinarnego, a nawet karnego. Obecnie prokuratura bada sprawę akt, które zostały odnalezione nad Zalewem Zegrzyńskim.
– W lesie leżały akta sądu pracy i ubezpieczeń społecznych. Prawdopodobnie nie zostały one tam zgubione, ale podrzucone. Mimo że padał tego dnia deszcz, dokumenty były suche – mówi sędzia.
Kilkanaście lat temu, jak relacjonuje Marek Celej, sędzia włożyła do bagażnika w samochodzie akta, by przewieźć je do domu. Po drodze zatrzymała się, by zrobić zakupy. Gdy wyszła ze sklepu, samochodu niestety już nie było na parkingu. Zaginęło wówczas 20 tomów akt dotyczących postępowania cywilnego.



Przesłuchanie sędziów

Odtworzenie akt sądowych dotyczących spraw karnych jest bardzo skomplikowane. Najtrudniej odtworzyć teczkę, jeśli rozprawa już się rozpoczęła, a postępowanie zostało zawieszone lub dokonano przerwy.
– W takiej sytuacji w aktach znajdują się m.in. protokoły, wyjaśnienia oskarżonego, pytania zadawane przez oskarżyciela posiłkowego. Odtworzenie tych dokumentów nie jest łatwe – wyjaśnia prof. Stefan Lelental, specjalista od prawa karnego z Uniwersytetu Łódzkiego.
Dodaje, że odtworzenie takiej teczki wiąże się np. z przesłuchaniem protokolantów, sędziów, ławników, prokuratorów i adwokatów, którzy brali udział w sprawie.
O wiele łatwiej odtworzyć jest dokumenty dotyczące sprawy karnej, jeśli rozprawa jeszcze się nie odbyła. Wszystkie materiały, które były w aktach, ma bowiem prokuratura.

Kopie dokumentów

Według sędziego Marka Celeja odtworzenie akt w sprawie cywilnej może być tak samo kłopotliwe jak rekonstrukcja dokumentów dotyczących spraw karnych.
– W aktach spraw cywilnych znajdują się oryginały dokumentów. Niestety nie wszystkie osoby, które dostarczają te dokumenty, robią kopie – mówi Celej.
Podobnie jak w sprawach karnych, o poziomie trudności odtworzenia akt decyduje to, na jakim etapie jest sprawa. Niektórych czynności również i w sprawach cywilnych nie można odtworzyć, np. zeznań.
ikona lupy />
Akta gubią niesumienni i niekompetentni pracownicy
Stanisław Dąbrowski | pierwszy prezes Sądu Najwyższego
Akta sądowe czy prokuratorskie nie mają prawa ginąć. Jeśli znikają, wynika to ze złej organizacji pracy lub niedostatecznych kwalifikacji pracowników sądu. Oczywiście można przez przypadek jedne akta włożyć w drugie. Wówczas gdy te ostatnie pójdą do archiwum, ponieważ sprawa, której dotoczyły, zakończyła się, automatycznie zarchiwizowane zostają dokumenty znajdujące się w środku. Akta, które znalazły się przypadkowo w innej teczce, mogą zostać także wysłane do sądu wyższej instancji. Przy dobrej pracy sekretariatu nawet to nie powinno mieć jednak miejsca. Wiele lat temu wszystkie czynności były zapisywane w grubych skoroszytach. Jeżeli nie było tam odpowiedniego zapisu, to dla kierownika sekretariatu był sygnał, że akta mogły zaginąć. Jeśli natychmiast poszukiwania zostały wszczęte, to w 100 procentach teczki zostawały odnalezione. Mimo że nie było wówczas tak rozwiniętego systemu elektronicznego, akta nie ginęły na taką skalę jak dziś. To, czy akta giną, nie zależy bowiem od sposobu prowadzenia biurowości, ale od sumienności pracowników sądu.