Każdy z zamawiających na etapie formowania specyfikacji istotnych warunków zamówienia ma obowiązek wskazać, w jaki sposób będzie się kontaktował z wykonawcą
Reklama
W postępowaniu przetargowym nie mogą uczestniczyć osoby, które swoją osobą nie dają rękojmi bezstronności. Jednocześnie nie mogą startować w takich procedurach osoby, które powiązane są w jakikolwiek sposób z osobami organizującymi postępowanie przetargowe, które powinno być oparte na zasadzie jawności prowadzonego postępowania oraz jawności umów w sprawie zamówień publicznych gwarantującej przejrzystość prowadzonego przez zamawiającego postępowania. W związku z tym wszelkie informacje, jakie w toku procedury przetargowej zostają sporządzane czy przesyłane, mają ogromne znaczenie gospodarcze. Podstawową przecież zasadą udzielania zamówień jest zasada bezstronności oraz obiektywizmu osób wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wskazana w art. 7 ust. 2 prawa zamówień publicznych.
Przepisy ustawy zamówieniowej nakazują wyłączenie z postępowania osób, w stosunku do których istnieją podejrzenia, że ich postawa (postępowanie) oraz podejmowane w procedurze czynności mogą nie nosić znamion bezstronności i obiektywizmu. Niemniej wszystkie osoby uczestniczące w postępowaniu powinny złożyć oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności mogących podważać zaufanie co do ich bezstronności (tzw. druki ZP-11).

Decyduje specyfikacja

Wykonawcy muszą mieć pewność, iż postępując zgodnie z wytycznymi zamawiającego, w szczególności z tymi wyartykułowanymi w ogłoszeniu, nie zostaną narażeni na konsekwencje, które w następstwie nie będą dla nich korzystne (por. wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 10 listopada 2010 r.; KIO/UZP 2380/10, LexPolonica nr 2432293). W rozpoznawanej sprawie KIO podkreślił, że gdy zamawiający prowadził w trybie przetargu np. ograniczonego postępowanie, którego przedmiotem było opracowanie dokumentacji budowlanej, a w ogłoszeniu o zamówieniu zawarł zapis, że w tym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują pisemnie lub faksem, lub drogą elektroniczną na adres wskazany w ogłoszeniu, to oryginał przekazanej treści powinien być przesłany pocztą w dniu nadania faksu.

Reklama
Izba wyjaśniła przy tym, że odwołujący – biorąc pod uwagę zarówno wytyczne co do formy przedkładanych dokumentów zawarte w rozporządzaniu, jak i w wezwaniu, był uprawniony do przyjęcia, iż zamawiający uzna za dochowanie terminu przekazanie mu dokumentów za pośrednictwem faksu z jednoczesnym przesłaniem tych dokumentów pocztą (kurierem). Równocześnie, jak podkreśliła KIO w świetle wyrażonych w art. 7 ust. 1 prawa zamówień publicznych zasad równego traktowania wykonawców i uczciwej konkurencji działania zamawiającego, nie mogą wykonawców wprowadzać w błąd. Wykonawcy powinni mieć pewność, iż postępując zgodnie z wytycznymi zamawiającego, także wyartykułowanymi w ogłoszeniu, nie zostaną narażeni na niekorzystne dla siebie konsekwencje, co przesądziło w stanie faktycznym rozpoznawanej sprawy o uwzględnieniu odwołania przez izbę.
Oczywiście niezgodne z przepisami specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) jest dokonanie przez zamawiającego opisu przedmiotu zamówienia w sposób dyskryminujący rozwiązania konkurencyjne, w sposób jednoznacznie wskazujący na konkretne rozwiązanie, konkretny produkt. Takie działanie jednoznacznie wskazuje na naruszenie zasady chroniącej zachowanie uczciwej konkurencji wyrażonej w przepisach zamówieniowych. W takim przypadku niemożliwe stanie się wykonanie tej prośby w ogóle.

Formy porozumiewania się

Zamawiający mają obowiązek zawarcia w SIWZ informacji na temat sposobu porozumiewania się z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także zobowiązani są wskazać osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcami. Niemniej brak jest w ustawie – Prawo zamówień publicznych definicji, co rozumie się poprzez „sposób porozumiewania zamawiającego z wykonawcami”. Z reguły jest to forma korespondencji przekazywana pomiędzy zamawiającym i wykonawcą. Zamawiający powinien też wyznaczyć osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcami, a następnie wskazać je w specyfikacji istotnych warunków zamówienia jako właściwe do przyjmowania oświadczeń i zawiadomień.
Prawo zamówień publicznych dopuszcza możliwość, by oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazywali sobie (zgodnie z wyborem zamawiającego) pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. Wybór formy przekazywanej korespondencji jest wyłączną kompetencją zamawiającego. Kompetencja ta nie ma jednak nieograniczonego charakteru, albowiem w określonych przypadkach ustawodawca przewiduje określoną formę czynności, np. pisemna forma oferty. Brak dokonania wyboru formy przez zamawiającego nie oznacza dowolności i swobody w przekazywaniu informacji przez wykonawcę. Należy uznać za trafny pogląd, iż zastosowanie znajduje w przedmiotowej sytuacji art. 9 ustawy zamówieniowej, zatem korespondencja powinna być przekazywana pisemnie. Z kolei, nic nie stoi na przeszkodzie by pytania do SIWZ były wnoszone drogą elektroniczną, a pozostała korespondencja przekazywana np. pisemnie.



Forma czynności

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych postępowanie o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie, prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej. Pojęcie formy pisemnej należy definiować zgodnie z art. 78 kodeksu cywilnego. Oznacza to, że do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia. Forma pisemna jest zawsze dopuszczalna, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie. Wynika to z przyczyn natury praktycznej, gdyż nie każdy wykonawca może dysponować możliwością korzystania np. z drogi elektronicznej.
Pojęcie komunikacji drogą elektroniczną nie zostało jednak zdefiniowane przez ustawodawcę. Przyjmuje się zatem, że sformułowanie to należy interpretować zgodnie z ustawą z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. nr 144, poz. 1204 z późn. zm.). Przekazywanie wiadomości drogą elektroniczną oznacza zatem wysyłanie i odbieranie wiadomości za pomocą systemów teleinformatycznych, przy czym wiadomości te są transmitowane za pośrednictwem sieci publicznych w rozumieniu ustawy z 16 lipca 2004 r. – Prawo telekomunikacyjne (Dz.U. nr 171, poz. 1800 z późn. zm.). Zakres komunikacji drogą elektroniczną obejmuje wszelkie środki komunikacji elektronicznej. Dopuszczalne jest posługiwanie się takimi środkami komunikacji elektronicznej, jak: interaktywne strony internetowe, komunikatory internetowe, SMS-y. Przez środki komunikacji elektronicznej należy również rozumieć rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną.
W świetle przywołanej definicji stwierdzić można, że komunikacja drogą elektroniczną nie ogranicza się do poczty elektronicznej – poczta elektroniczną jest tylko jednym z rodzajów środków komunikacji elektronicznej. Należy jednak zwrócić uwagę, iż na podstawie art. 36 ust. 2 pkt 5 prawa zamówień publicznych zamawiający obowiązany jest wskazać w SIWZ adres swojej poczty elektronicznej.

Osoba do kontaktów

Zamawiający powinien wskazać w SIWZ co najmniej jedną osobę uprawnioną do porozumiewania się z wykonawcami. Rozwiązanie to umożliwia wykonawcy potwierdzenie dostarczenia dokumentów przekazanych do zamawiającego. I to właśnie na tej wskazanej osobie powinno ciążyć ryzyko tego potwierdzenia. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, by czynności takiej dokonała w imieniu zamawiającego inna osoba upoważniona do działania w imieniu zamawiającego. Tyle tylko że niewskazanie personaliów takiej osoby w SIWZ spowoduje, że wykonawcy nie będą mieli pewności, czy przekazane im potwierdzenie jest skuteczne.
Z kolei niewskazanie konkretnych osób do kontaktów powoduje, że zamawiający pozbawia się możliwości kontroli nad wpływającymi w procedurze przetargowej dokumentami.
Prawo zamówień publicznych nie przewiduje żadnych ograniczeń w zakresie wskazywania osób do kontaktów. Dlatego zamawiający może dowolnie kształtować treść SIWZ w tym zakresie. Może też stworzyć stanowisko do kontaktów tylko na potrzeby tej, a nie innej procedury – np. ds. kontaktów z wykonawcami, jeżeli przewiduje, że będzie wiele pytań dotyczących spraw budowlanych.
Zapis w specyfikacji istotnych warunków zamówienia
Osoba upoważniona do kontaktów
Zamawiający wyznacza do kontaktów następujące osoby:
1. Pana/Panią .......... – w zakresie proceduralnym
e-mail: .........................., tel. ...........................
2. Pana/Panią .......... – w zakresie kwestii technicznych (budowlanych itd.)
e-mail: .........................., tel. ...........................
Podstawa prawna
Ustawa z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.).