W związku z tym możliwe jest umieszczanie na dokumentach finansowych zapisów, że dany wydatek podlega procedurom wynikającym z ustawy Prawo zamówień publicznych lub zapisów, że ustawa Prawo zamówień publicznych nie ma zastosowania. Warto zauważyć, że brak obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych nie wynika wyłącznie z sytuacji, iż wartość zamówienia nie przekracza równowartości 6 tys. euro. Możliwe jest bowiem, że kwota na jaką opiewa faktura będzie przewyższać równowartość 6 tys. euro, ale ze względu na przedmiot udzielonego zamówienia nie zachodzi obowiązek stosowania procedur określonych w Prawie zamówień publicznych (katalog wyłączeń przedmiotowych zawarto w art. 4 wskazanej ustawy).

Sposób opisywania dokumentów finansowych dotyczących zrealizowanych zakupów jest określany przez wewnętrzne zarządzenia danego podmiotu. W praktyce najczęściej występuje sytuacja, gdzie osoba potwierdzająca prawidłowość wykonania przedmiotu zamówienia określonego na dokumencie finansowym dokonuje jego opisania również poprzez wskazanie czy wydatek podlegał ustawie Prawo zamówień publicznych, czy też zachodził obowiązek stosowania przepisów w niej określonych.

W odniesieniu do umieszczania na dokumencie finansowym zapisów odnoszących się do art. 32,. art. 33, art. 34 Prawa zamówień publicznych, procedura taka występuje znacznie rzadziej. Zgodnie ze wspomnianą zasadą jej wprowadzenie zależy od wewnętrznych decyzji zamawiającego, gdyż ustawa Prawo zamówień publicznych nie nakłada na zamawiającego takiego obowiązku.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 z późn. zm.).