Zgodnie z art. 1 ust. 7 Dyrektywy 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi, aukcja elektroniczna oznacza powtarzalny proces obejmujący zastosowanie urządzenia elektronicznego do przedstawiania nowych, obniżonych cen lub nowych wartości dotyczących niektórych elementów ofert, realizowanych po przeprowadzeniu wstępnej pełnej oceny ofert i umożliwiający ich kwalifikacje za pomocą metod automatycznej oceny.

Korzyści dla obu stron

Procedury aukcji elektronicznej cieszą się coraz większym zainteresowaniem wśród uczestników postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Systematycznie rośnie liczba zamawiających, którzy wykorzystują aukcję elektroniczną w procesie udzielenia zamówienia publicznego. Wzrost popularności tej formy zakupowej wynika między innymi z faktu, że przynosi ona korzyści zarówno zamawiającym jak i wykonawcom ubiegającym się o uzyskanie zamówienia publicznego.

Doświadczenia krajów Unii Europejskiej (gdzie od kilku lat aukcja elektroniczna jest powszechnie wykorzystywana) wskazują na jednoznacznie pozytywną ocenę tej procedury dla wydatkowania środków publicznych.

Zalety aukcji elektronicznej to między innymi:

• pełna jawność wyboru wykonawcy,

• szybkie przeprowadzenie niezbędnych procedur,

• ograniczenie zjawisk korupcyjnych,

• obniżenie kosztów realizacji zamówienia,

• zwiększenie konkurencji,

• uznanie organizacji za dążącą do aktywnego funkcjonowania w środowisku elektronicznym,

• możliwość uzyskania zamówienia przy zmniejszeniu poziomu zysku niż wstępnie założony w ofercie wyjściowej złożonej w formie tradycyjnej.

Ze względu na specyfikę zamówień publicznych aukcja elektroniczna będzie miała tzw. formę aukcji odwróconej. W tym typie aukcji poszczególne oferty (tj. ceny za realizację zamówienia) są coraz niższe. Warto zauważyć, iż zgodnie z zasadami obowiązującymi w Unii Europejskiej kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty nie musi być zawsze najniższa cena. Możliwe jest uwzględnianie innych (wyrażanych liczbowo) kryteriów nadających się do automatycznego porównywania (np. okres gwarancji, termin dostawy, okres płatności itp.).

Kiedy można stosować

Z procedury aukcji elektronicznej można korzystać w przypadku gdy postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego zostało przeprowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem.

Oprócz tego wymogu konieczne jest podanie informacji o zamiarze przeprowadzenia aukcji już w ogłoszeniu o wszczęciu procedury udzielenia zamówienia publicznego. Ponadto dla ważności aukcji muszą zostać złożone co najmniej trzy oferty nie podlegające odrzuceniu. Jeżeli wskazany wymóg nie zostanie spełniony postępowanie o zamówienie publiczne jest ważne, nie dochodzi jedynie do przeprowadzenia aukcji elektronicznej – decydujące znaczenie mają wówczas warunki realizacji zamówienia podane w ofercie tradycyjnie złożonej w formie papierowej.

Z aukcji elektronicznej można można korzystać bez względu na wartość zamówienia a ograniczenie przedmiotowe dotyczy jedynie zamówień w zakresie działalności twórczej lub naukowej.