Przepisy unijne dzisiaj pozwalają na udzielanie elektronicznych zamówień. Dowodzi tego przykład Portugalii, która prawie wszystkie przetargi przeprowadza w internecie. Niestety, jest w tym odosobniona. Statystyka z całej UE pokazuje, że dominują konwencjonalne, papierowe procedury. Szacuje się, że jedynie od 5 do 10 proc. zamówień jest zlecanych z wykorzystaniem nowych technologii.

– UE pozostaje w tyle zarówno w kontekście własnych celów, jak i w zestawieniu z resztą świata – przyznają przedstawiciele Komisji Europejskiej w opublikowanej niedawno strategii na rzecz e-zamówień. Dokument ten ma zapoczątkować zmiany, które doprowadzą do pełnej elektronizacji tego segmentu rynku w ciągu najbliższych kilku lat.

Taniej, szybciej i łatwiej

Dlaczego KE zależy na informatyzacji zamówień publicznych? Głównie z powodu oszczędności, jakie można dzięki temu osiągnąć. W zależności od branży szacuje się je na od 5 do 20 proc.

– Biorąc pod uwagę rozmiar całego rynku zamówień publicznych w UE, każde 5 proc. oszczędności może oznaczać dodatkowe 100 mld euro w budżetach publicznych – podkreślono w strategii.

Finanse to jednak nie wszystko.

– Elektronizacja powinna się przyczynić do bardziej przejrzystego wydawania publicznych pieniędzy. W naszym odczuciu może też doprowadzić do zwiększenia konkurencji dzięki równemu dostępowi wykonawców do wszystkich informacji mających związek z postępowaniami. Zmniejszy też koszty prowadzenia przetargów i przyspieszy je – wyjaśnia Rafał Jędrzejewski, dyrektor departamentu urzędu zamówień publicznych.

– Doskonale widać to w tych przetargach, w których zamawiający już dziś godzą się na elektroniczną formę komunikacji. Wymiana informacji jest wówczas łatwiejsza, szybsza i tańsza – dodaje Witold Jarzyński, prawnik z kancelarii Magnusson.

Niebagatelne znaczenie mają też kwestie środowiskowe. W dużych przetargach infrastrukturalnych oferty nierzadko liczą po kilkadziesiąt segregatorów. Doliczając do tego inne dokumenty i korespondencję, oznacza to w skali samej Polski setki, jeśli nie tysiące ton papieru. Tymczasem wszystkie te informacje mogłyby zostać zapisane w formie elektronicznej, co dodatkowo zmniejszyłoby wielokrotnie koszty ich przechowywania.

Polska w awangardzie

Stosowanie e-zamówień mają wymusić zmiany w prawie unijnym. Już w grudniu KE skierowała wnioski legislacyjne dotyczące trzech dyrektyw: klasycznej, sektorowej i koncesyjnej. Mają zostać przyjęte do połowy 2014 r.

Tymczasem Polska nie czekając na dyrektywy, na własną rękę prowadzi prace, które mają doprowadzić do przechodzenia przetargów do internetu. W ostatnich dniach Zespół ds. Programowania Prac Rządu zaakceptował propozycje UZP, które mają do tego doprowadzić.

– Propozycje te zmierzają w tym samym kierunku co unijne. To dobrze, bo dzięki temu jest szansa, że prace nad polskimi i unijnymi przepisami będą mogły się toczyć prawie równolegle, co pozwoli uniknąć opóźnień takich jak chociażby przy tzw. dyrektywie obronnej, której wciąż nie wdrożyliśmy, chociaż czas na to upłynął w ubiegłym roku – ocenia Witold Jarzyński.

Zmiany w prawie to jedno, a zmiana praktyki to drugie.

– Obawiam się, że przekonanie naszych urzędników do korzystania z elektronicznych narzędzi może być trudne. Niestety w Polsce wciąż pokutuje przekonanie, że jeśli coś nie jest na papierze, nie ma podpisu i pieczątki, to nic nie znaczy – mówi Piotr Trębicki, radca prawny z kancelarii Czublun Trębicki.

Patrząc na to, w jaki sposób dzisiaj są wykorzystane narzędzia elektroniczne, trudno nie podzielać tych wątpliwości. Na 186 tys. zamówień udzielonych w 2011 r. przeprowadzono zaledwie 325 licytacji elektronicznych. Nieco częściej, bo 651 razy, stosowano e-aukcje.

Także ten wynik nie jest jednak imponujący, tym bardziej gdy weźmie się pod uwagę, że przy tak rzadkim wykorzystaniu udało się zaoszczędzić ponad 121 mln zł w stosunku do złożonych ofert pisemnych. Trudno nie stawiać sobie pytania, jak duże mogłyby być oszczędności, gdyby e-aukcje kończyły choćby co dziesiąty przetarg.