Papierowe przetargi odchodzą do lamusa

W 2016 r. zamówienia publiczne w UE będą udzielane tylko za pośrednictwem internetu. Polska także pracuje nad zmianą prawa.

Przepisy unijne dzisiaj pozwalają na udzielanie elektronicznych zamówień. Dowodzi tego przykład Portugalii, która prawie wszystkie przetargi przeprowadza w internecie. Niestety, jest w tym odosobniona. Statystyka z całej UE pokazuje, że dominują konwencjonalne, papierowe procedury. Szacuje się, że jedynie od 5 do 10 proc. zamówień jest zlecanych z wykorzystaniem nowych technologii.

– UE pozostaje w tyle zarówno w kontekście własnych celów, jak i w zestawieniu z resztą świata – przyznają przedstawiciele Komisji Europejskiej w opublikowanej niedawno strategii na rzecz e-zamówień. Dokument ten ma zapoczątkować zmiany, które doprowadzą do pełnej elektronizacji tego segmentu rynku w ciągu najbliższych kilku lat.

Dlaczego KE zależy na informatyzacji zamówień publicznych? Głównie z powodu oszczędności, jakie można dzięki temu osiągnąć. W zależności od branży szacuje się je na od 5 do 20 proc.

– Biorąc pod uwagę rozmiar całego rynku zamówień publicznych w UE, każde 5 proc. oszczędności może oznaczać dodatkowe 100 mld euro w budżetach publicznych – podkreślono w strategii.

Finanse to jednak nie wszystko.

– Elektronizacja powinna się przyczynić do bardziej przejrzystego wydawania publicznych pieniędzy. W naszym odczuciu może też doprowadzić do zwiększenia konkurencji dzięki równemu dostępowi wykonawców do wszystkich informacji mających związek z postępowaniami. Zmniejszy też koszty prowadzenia przetargów i przyspieszy je – wyjaśnia Rafał Jędrzejewski, dyrektor departamentu urzędu zamówień publicznych.

– Doskonale widać to w tych przetargach, w których zamawiający już dziś godzą się na elektroniczną formę komunikacji. Wymiana informacji jest wówczas łatwiejsza, szybsza i tańsza – dodaje Witold Jarzyński, prawnik z kancelarii Magnusson.

Niebagatelne znaczenie mają też kwestie środowiskowe. W dużych przetargach infrastrukturalnych oferty nierzadko liczą po kilkadziesiąt segregatorów. Doliczając do tego inne dokumenty i korespondencję, oznacza to w skali samej Polski setki, jeśli nie tysiące ton papieru. Tymczasem wszystkie te informacje mogłyby zostać zapisane w formie elektronicznej, co dodatkowo zmniejszyłoby wielokrotnie koszty ich przechowywania.

Stosowanie e-zamówień mają wymusić zmiany w prawie unijnym. Już w grudniu KE skierowała wnioski legislacyjne dotyczące trzech dyrektyw: klasycznej, sektorowej i koncesyjnej. Mają zostać przyjęte do połowy 2014 r.

Tymczasem Polska nie czekając na dyrektywy, na własną rękę prowadzi prace, które mają doprowadzić do przechodzenia przetargów do internetu. W ostatnich dniach Zespół ds. Programowania Prac Rządu zaakceptował propozycje UZP, które mają do tego doprowadzić.

– Propozycje te zmierzają w tym samym kierunku co unijne. To dobrze, bo dzięki temu jest szansa, że prace nad polskimi i unijnymi przepisami będą mogły się toczyć prawie równolegle, co pozwoli uniknąć opóźnień takich jak chociażby przy tzw. dyrektywie obronnej, której wciąż nie wdrożyliśmy, chociaż czas na to upłynął w ubiegłym roku – ocenia Witold Jarzyński.

Zmiany w prawie to jedno, a zmiana praktyki to drugie.

– Obawiam się, że przekonanie naszych urzędników do korzystania z elektronicznych narzędzi może być trudne. Niestety w Polsce wciąż pokutuje przekonanie, że jeśli coś nie jest na papierze, nie ma podpisu i pieczątki, to nic nie znaczy – mówi Piotr Trębicki, radca prawny z kancelarii Czublun Trębicki.

Patrząc na to, w jaki sposób dzisiaj są wykorzystane narzędzia elektroniczne, trudno nie podzielać tych wątpliwości. Na 186 tys. zamówień udzielonych w 2011 r. przeprowadzono zaledwie 325 licytacji elektronicznych. Nieco częściej, bo 651 razy, stosowano e-aukcje.

Także ten wynik nie jest jednak imponujący, tym bardziej gdy weźmie się pod uwagę, że przy tak rzadkim wykorzystaniu udało się zaoszczędzić ponad 121 mln zł w stosunku do złożonych ofert pisemnych. Trudno nie stawiać sobie pytania, jak duże mogłyby być oszczędności, gdyby e-aukcje kończyły choćby co dziesiąty przetarg.

Docelowo któraś z kolejnych nowelizacji ma wymusić udzielanie zamówień w internecie.

– Planujemy jednak dochodzić do tego etapami. W pierwszym muszą zostać przyjęte zmiany w prawie, które umożliwią udzielanie zamówień publicznych przez internet. W drugim etapie muszą zostać stworzone instrumenty informatyczne, które umożliwią zarówno prowadzenie postępowań, jak i składanie w nich ofert – wyjaśnia Rafał Jędrzejewski.

Według założeń system miałby współdziałać z platformą ePUAP. Dzięki profilowi zaufanemu zarówno wykonawcy, jak i zamawiający mogliby się uwiarygodniać bez konieczności stosowania bezpiecznego e-podpisu. Wymagałoby to jednak zmian w funkcjonowaniu ePUAP, który dzisiaj pozwala zakładać profile zaufane jedynie osobom fizycznym, a spółkom czy instytucjom już nie.

Po stworzeniu nowego systemu nastąpić ma faza testów, podczas której wybrani zamawiający będą sprawdzać jego funkcjonalność. Realnie patrząc, nastąpi to nie szybciej niż za trzy lata.

– Jeśli system okaże się efektywny, można będzie przedstawić ustawodawcy propozycje wprowadzenia obowiązku jego stosowania zarówno przez zamawiających, jak i wykonawców. Od wejścia w życie tak zmienionych przepisów cała procedura udzielania zamówień przeszłaby do internetu – mówi Rafał Jędrzejewski.

Na razie przeprowadzenie całej procedury za pośrednictwem sieci jest w Polsce niemożliwe. Nawet licytację elektroniczną poprzedza papierowy etap kwalifikacji przedsiębiorców. Obowiązuje bowiem zasada pisemności postępowania określona w art. 9 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.). Wykreślenie jej z przepisów to jedna z propozycji przygotowywanej nowelizacji.

Towarzyszyć temu będą kolejne zmiany, które mają pozwolić na składanie e-ofert (dzisiaj jest to możliwe tylko wtedy, gdy wyrazi na to zgodę zamawiający i kiedy oferta opatrzona jest bezpiecznym podpisem elektronicznym). W ślad za tym pójdzie możliwość komunikowania się wyłącznie przez internet (dzisiaj wykonawca może zawsze wybrać formę pisemną).

Od chwili wejścia w życie tych zmian przeprowadzenie całego przetargu będzie możliwe w sieci (początkowo wtedy, gdy zdecyduje się na to zamawiający).

– Elektronizacja to krok w dobrym kierunku. Powinno jej jednak towarzyszyć odformalizowanie procedur, stawianie mniej drobiazgowych warunków. Inaczej samo przejście do internetu niewiele zmieni. Nadal każdy drobiazg będzie mógł oznaczać eliminację z przetargu – zwraca uwagę Piotr Trębicki.

Zamówienia publiczne: firmy rzadko wnoszą e-odwołania

Zobacz również

Jest nadzieja, że przepisy zmienią się także w tym zakresie. Propozycje UZP zakładają, że firmy startujące w przetargach (także w tych elektronicznych) nie musiałyby składać dokumentów potwierdzających spełnianie warunków, np. zaświadczeń z urzędów skarbowych, ZUS, Krajowego Rejestru Karnego, czy też przedstawiać referencji potwierdzających ich doświadczenie. Wystarczyłoby samo oświadczenie, że spełniają warunki.

Dopiero po rozstrzygnięciu przetargu zwycięski wykonawca byłby proszony o przedstawienie wszystkich dokumentów.