Będzie możliwość przechowywania dokumentów w postaci elektronicznej przy zastosowaniu informatycznych nośników danych i prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej. Firmy zaoszczędzą rocznie na kosztach administracyjnych ponad 40 milionów złotych.
Sposób przechowywania musi zapewnić, że będzie zachowana treść dokumentów, a dane zabezpieczone i chronione przed utratą oraz nieuprawnionym dostępem. Natomiast minister do spraw informatyzacji zostanie zobowiązany do wydania rozporządzenia wykonawczego, w którym określi wymogi techniczne i organizacyjne dotyczące przechowywania dokumentów w formie elektronicznej.
Na tworzeniu dokumentacji w formie elektronicznej zamiast papierowej przedsiębiorcy będą mogli sporo zaoszczędzić. Na przykład z analizy łącznych rocznych kosztów administracyjnych związanych z prowadzeniem przez kierownika budowy dokumentacji budowy wynika, że dzięki tej zamianie zmniejszą się obciążenia administracyjne o połowę, czyli o ponad 40 milionów zł. Natomiast właściciele i zarządcy, którzy skorzystają z możliwości prowadzenia książki obiektu w formie elektronicznej, unikną kosztów administracyjnych związanych z tym obowiązkiem w kwocie przekraczającej rocznie ponad 11 milionów zł.
Korzystanie z formy elektronicznej nie usunie jednak możliwości korzystania z formy papierowej, ponieważ sam zainteresowany będzie mógł wybrać tę, która mu najbardziej odpowiada. Projekt założeń przewiduje jedynie nowelizację ustawy z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane i wprowadzenie zapisu umożliwiającego skorzystanie z formy elektronicznej, ponieważ dotychczasowe przepisy przewidują jedynie formę papierową. Przy książce obiektu budowlanego określają nawet jej format i nakazują wykonanie jej w sposób trwały, zapewniający przydatność do użytkowania w całym okresie użytkowania budynku.