– Logując się na stronie internetowej, będziemy mogli załatwić większość spraw z dowolnie wybranego miejsca, bez konieczności odwiedzania urzędów. Elektroniczna komunikacja z administracją dotyczy nie tylko składanych przez nas podań, wniosków i skarg, tą samą drogą będziemy mogli otrzymywać dokumenty wytworzone w urzędach – mówi poseł PO Marek Wójcik, który był sprawozdawcą nowej ustawy podczas prac sejmowych.
Według wcześniejszych zasad to urząd decydował, czy kontakt z wnioskodawcą odbywa się elektronicznie. Zmianę tej sytuacji zapewnia nowelizacja ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw. Od nowego roku wejdą w życie przepisy dotyczące zasad wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach, klasyfikowania dokumentacji oraz organizacji i zakresu działania archiwów. Pozostałe regulacje obowiązują już od połowy czerwca bieżącego roku.
– Wprowadzone zmiany należy uznać za korzystne z punktu widzenia petentów. Bez wątpienia ułatwią one funkcjonowanie zwłaszcza osobom niepełnosprawnym – ocenia radca prawny Maciej M. Bogucki z kancelarii Mamiński & Wspólnicy.

Elektroniczny urząd

Do niedawna wnioskodawcy kierujący do urzędu pismo drogą elektroniczną musieli zadbać, aby było ono opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Takie unormowanie stanowiło jednak duże utrudnienie dla obywateli. Podpis elektroniczny nie jest bowiem ani popularnym, ani tanim rozwiązaniem.
– Podpis elektroniczny jest sformalizowany ponad wszelką miarę – wskazuje prof. Hubert Izdebski z Uniwersytetu Warszawskiego.
Korzystanie przez petenta z podpisu elektronicznego stanowi również utrudnienie dla samych urzędów.
– Problem w tym, że takie podpisy są drogie i niewygodne w użyciu. Zdecydowana większość z nas musiała chodzić do urzędów i potwierdzać swoją tożsamość, okazując w okienku dowód osobisty – podkreśla Marek Wójcik.
Zgodnie z nowymi przepisami wnioskodawca może zostać zidentyfikowany w znacznie prostszy sposób. Alternatywą dla petenta jest bowiem skorzystanie z profilu zaufanego ePUAP. Zawiera on informacje identyfikujące i opisujące dysponenta specjalnego konta, który można założyć na istniejącej od 2008 roku elektronicznej platformie usług administracji publicznej (ePUAP). Platforma stanowi system teleinformatyczny, w którym instytucje publiczne udostępniają swoje usługi.
– To będzie ogromna pomoc dla bardzo wielu ludzi, gdyż ePUAP znacznie uprości kontakt z urzędem. Do tej pory podpis elektroniczny był barierą – wskazuje prof. Michał Kulesza z Uniwersytetu Warszawskiego.
Dzięki nowym rozwiązaniom możliwe jest załatwianie spraw w urzędach, tak jak teraz korzystamy z rachunków bankowych obsługiwanych przez internet.
– Wystarczy, że jeden raz udamy się do właściwego urzędu i założymy bezpłatny profil zaufany – tłumaczy Marek Wójcik.



Profil zaufany ePUAP

Każda osoba, która chce założyć profil zaufany, musi najpierw uruchomić platformę ePUAP. Można tego dokonać za pośrednictwem strony www.epuap.gov.pl. W tym celu wystarczy jedynie założyć konto użytkownika. Kolejnym koniecznym krokiem jest osobiste udanie się do urzędu w celu potwierdzenia wskazanych informacji. Polega to na porównaniu przez urzędnika danych podanych przez obywatela z jego dowodem tożsamości oraz podpisania przez niego założonego wcześniej profilu.
– Od tej pory, logując się na stronie internetowej, będziemy mogli załatwić większość spraw z dowolnie wybranego miejsca, bez konieczności odwiedzania urzędów – mówi Marek Wójcik.
Zamiast odwiedzać urzędy, wystarczy zatem wpisać na stronie internetowej swój login oraz hasło.

Urząd będzie mógł doręczyć obywatelowi decyzję drogą e-mailową

ikona lupy />

Łukasz Dębowski, radca prawny z kancelarii Chałas i Wspólnicy

Czy można mówić o przełomie w komunikacji z organami administracji publicznej?
Nowelizacja ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne wprowadziła – obok pisemnej i ustnej – elektroniczną formę załatwiania spraw. Którą z nich wybierzemy, zależy od nas. Dotychczas, by załatwić sprawę w urzędzie, należało osobiście się w nim stawić. Obecnie, aby korzystać z tzw. elektronicznej administracji, należy albo posiadać bezpieczny podpis elektroniczny, albo stworzyć sobie profil zaufany w ePUAP, który umożliwi uwierzytelnianie się w systemach teleinformatycznych administracji publicznej. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 109 par. 1 kodeksu postępowania administracyjnego, e-mailem można doręczyć stronie także wydaną w postępowaniu decyzję. Również postanowienie, na które stronie służy zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego, może być w ten sposób doręczone.
Jak to będzie funkcjonowało w praktyce?
Postępowanie administracyjne będzie można wszcząć za pomocą wysłanego do organu dokumentu elektronicznego. Powinien być on uwierzytelniony za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego albo profilu zaufanego ePUAP oraz zawierać dane w ustalonym formacie, znajdującym się we wzorze podania, określonym w odrębnych przepisach – jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru. To są nasze obowiązki, natomiast po stronie organu administracji będzie spoczywał obowiązek potwierdzenia wniesienia podania przez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru, na wskazany przez stronę adres elektroniczny. W przypadku rozstrzygnięcia postępowania decyzja przesyłana stronie w wersji elektronicznej musi zostać obligatoryjnie podpisana bezpiecznym podpisem elektronicznym.
Co będzie można załatwić za pomocą ePUAP?
Właściwie wszystko to, co do tej pory wymagało drogi pisemnej, tj. wydawanie decyzji administracyjnych, uzyskanie postanowień, zaświadczeń czy załatwienie spraw wnoszonych w ramach postępowań wnioskowych i skargowych. Ograniczona będzie ilość dodatkowych dokumentów koniecznych do dołączenia przy rozstrzyganiu sprawy. Jest też szansa na znaczne skrócenie postępowania. Wszystko dzięki przekazywaniu sobie nawzajem określonych danych z rejestrów państwowych bezpośrednio pomiędzy zainteresowanymi urzędami.