Mając na uwadze skonstruowanie wzoru protokołu przejrzystego, łatwego do wypełnienia i odnoszącego się do najważniejszych zdarzeń w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zrezygnowano z dotychczas obowiązującej zasady podziału protokołu ze względu na wartość zamówienia. W aktualnym stanie prawnym jeden rodzaj protokołu będzie uwzględniał wymogi mające zastosowanie w postępowaniach zarówno powyżej, jak i poniżej tzw. „progów unijnych”.

Nowe rozwiązanie

Rozporządzenie jako nowe rozwiązanie, z pewnością wpływające na przejrzystość protokołu, wprowadza 8 wzorów, z których każdy dotyczy całości jednego z przewidzianych w ustawie trybów udzielania zamówień publicznych.

Informacje zawarte dotąd w drukach dodatkowych są zamieszczone bezpośrednio w treści protokołu, w zakresie w jakim jest to konieczne dla przejrzystych a jednocześnie zawierających najważniejsze informacje treści. Jedyny druk dodatkowy stanowi oświadczenie w przedmiocie braku albo istnienia podstaw do wyłączenia osoby wykonującej czynności w postępowaniu (ZP-1). Kolejność poszczególnych części protokołu z postępowania o zamówienie publiczne została ułożona zgodnie z chronologią formalno – prawną procedury udzielania zamówienia.

Forma wypełniania

Obowiązujące przepisy nie nakładają na zamawiającego formy w jakiej protokół musi zostać wypełniony. W konsekwencji protokół można wypełnić ręcznie lub w formie elektronicznej, która w celu nadania jej formy pisemnej powinna być wydrukowana i przedstawiona do podpisania przez zobowiązane do tego osoby.

Ponieważ wzór protokołu dostępny jest w wersji edytowanej (np. można wzór protokołu uzyskać ze strony Urzędu Zamówień Publicznych www.uzp.gov.pl), zalecanym jest, aby dla przejrzystości protokołu oraz oszczędności w zakresie jego zawartości nie zamieszczać w protokole rubryk, informacji oraz odnośników nie mających zastosowania w danym postępowaniu, a nie je przekreślać czy też opatrywać adnotacją „Nie dotyczy”.

Warto zauważyć, że wskazane na wstępie rozporządzenie nie reguluje kwestii dotyczącej ewentualnych opłat za sporządzenie i przesłanie protokołu wraz z załącznikami. Kwestie te reguluje przepis art. 15 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001 r. Nr 112 poz. 1198 z późn. zm.). Zgodnie ze wskazanym przepisem jeżeli w wyniku udostępniania informacji publicznej, a zalicza się do niej również protokół postępowania o zamówienie publiczne wraz z załącznikami, zamawiający zobowiązany będzie ponosić dodatkowe koszty związane z kosztem np. kopiowania przekazywanych dokumentów, może pobrać od wykonawcy (podmiotu zainteresowanego otrzymaniem kopii protokołu) opłatę odpowiadającą wysokości poniesionych kosztów.

Dodatkowe informacje

Celem zwiększenia transparentności i przejrzystości prowadzonego postępowania o zamówienie publiczne oraz indywidualizacji odpowiedzialności za działania podejmowane w toku czynności przygotowawczych lub w toku postępowania o zamówienie publiczne wprowadzono jako obowiązkowe podawanie w protokole informacji dotyczących:

● określenia dokumentu na podstawie którego została ustalona wartość zamówienia,

● ujawnienia informacji, czy udzielane zamówienie stanowi część większego zamówienia i jaka jest wartość zamówienia, które jest przedmiotem postępowania do którego odnosi się protokół,

● wskazania osób, które:

– zatwierdzały wybór trybu udzielenia zamówienia,

– sporządzały uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu udzielenia zamówienia,

– przygotowały opis przedmiotu zamówienia,

– przygotowały opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu,

– określiły kryteria oceny ofert,

– dokonały wyboru wykonawców zaproszonych do negocjacji,

– wykonały czynności związane z przygotowaniem postępowania,

● wniesienia do zamawiającego informacji o dokonaniu czynności niezgodnej z ustawą Prawo zamówień publicznych (dot. postępowań poniżej „progów unijnych”).

Obowiązek sporządzenia protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z zasadami zawartymi w wyżej wskazanym rozporządzeniu, dotyczy postępowań ogłoszonych (wszczętych) od 11 grudnia 2010 r.