Zmiany w k.p.a. wprowadzone zostały na mocy tzw. tarczy antykryzysowej 2.0 (ustawy o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2). Dzięki nim więcej spraw urzędowych będzie można załatwić bez osobistego stawiennictwa, np. online.

Cyfryzacja postępowań

Wątpliwości ekspertów budzi jednak to, czy zaproponowane rozwiązania nie idą za daleko.

– Modyfikacje dążące do digitalizacji postępowań administracyjnych są krokiem w dobrym kierunku, którego nie należy się z pewnością bać – przekonuje dr hab. Krzysztof Sobieralski, kierownik Zakładu Postępowania Administracyjnego i Sądownictwa Administracyjnego Wydziału Prawa, Administracji i Ekonomii Uniwersytetu Wrocławskiego, sędzia sądu administracyjnego. Zwraca jednak uwagę, że przyjęcie wydruku z systemu teleinformatycznego za formę pisma wydanego przez organ to rozwiązanie nie do końca przemyślane. – Aktualnie mamy choćby decyzje wydawane w formie elektronicznej. W takim przypadku zawsze mamy prawną gwarancję, że dany akt został wydany przez uprawniony podmiot. Natomiast wydruk nie ma takiej gwarancji, co może wiązać się z niebezpieczeństwem ewentualnego podszywania się pod właściwy organ. Niemniej jednak jest to problem raczej techniczny, nie prawny – podkreśla ekspert.

Nowe przepisy umożliwiają m.in. osobiste stawiennictwo poprzez transmisję udostępniającą obraz i dźwięk w czasie rzeczywistym. Doktor Sobieralski zwraca jednak uwagę, że nie określono, jak miałaby wyglądać autoryzacja i legitymacja uczestników takiej czynności. Jego zdaniem warta rozważenia jest również techniczna możliwość uczestniczenia w takiej czynności przez pełnomocnika – strona ma bowiem prawo do skorzystania z jego pomocy.

Również zmiana umożliwiająca udostępnianie akt w formie elektronicznej to zdaniem eksperta dobry ruch. Co więcej, wskazuje on, że takie rozwiązania powoli są już wprowadzane, np. w obrębie sądów. Wymaga to jednak szczegółowych rozwiązań technicznych.

Pracownik jednego z ministerstw podkreśla, że w przypadku postępowań administracyjnych jest to już możliwe na podstawie art. 73 par. 3 k.p.a. – Do tej pory nie spotkaliśmy się w praktyce z sytuacją, w której strona zawnioskowałaby o elektroniczny dostęp do akt sprawy, co wynika ze specyfiki postępowań, które prowadzimy. Gdyby jednakże to nastąpiło, z pewnością bralibyśmy pod uwagę taki sposób udostępnienia, jak i ewentualnego zabezpieczenia materiału dowodowego, bacząc na konkretne okoliczności sprawy, rozpatrując każdy przypadek indywidualnie, który umożliwiłby stronom realizację zasady czynnego udziału w postępowaniu poprzez wgląd w akta w sposób jak najbardziej efektywny i zgodny z obowiązującymi przepisami – wskazuje.

Przepisy zawarte w nowelizacji wprowadzają mniejszy rygor, w porównaniu do zawartego obecnie w k.p.a. przymusu uwierzytelnienia za pomocą odpowiedniego środka identyfikacji elektronicznej. W tarczy zaś mowa głównie o poczcie elektronicznej. W tym kontekście obawy ekspertów budzą kwestie związane z prywatnością.

Szymon Goździk, specjalista ds. ochrony danych w Kancelarii Prawnej Lebek i Wspólnicy, zwraca uwagę, że skany akt sprawy nie powinny być przesyłane bez odpowiednich zabezpieczeń. – Wiele serwisów, które oferują darmowe konta poczty elektronicznej – a więc rozwiązanie, z którego korzysta większość osób prywatnych – nie jest wystarczająco zabezpieczone. Dość często można wyczytać w regulaminach takich usług, że wiadomości ich użytkowników są skanowane np. pod kątem personalizowania kierowanych do nich reklam. Nie zapewniają one wystarczającego bezpieczeństwa danych obywateli zawartych w aktach spraw – wskazuje ekspert.

Prawo do zrzeczenia się czynnego udziału niepotrzebne?

Inną istotną zmianą jest możliwość zrzeczenia się przez strony czynnego udziału w postępowaniu. To jednak budzi kontrowersje, ponieważ – jak zwraca uwagę dr Sobieralski – jeśli chodzi o dostosowanie przepisów procedury administracyjnej do walki z koronawirusem, to wystarczające są już uregulowania obowiązującego par. 2 art. 10 k.p.a. W sytuacji takiej jak obecna, organ sam może, nie pytając o to stron, odstąpić od ich czynnego udziału w sprawie, sporządzając stosowną adnotację z wyjaśnieniem, z jakich powodów miało to miejsce.

Tymczasem, jak wskazuje ekspert, w sytuacji kiedy strony zrzekną się prawa udziału w sprawie, organy odwoławcze oraz sąd administracyjny zostaną istotnie ograniczone w zakresie sprawowania kontroli. Co więcej, jego zdaniem strona nie będzie do końca świadoma konsekwencji takiego zrzeczenia się. Należy bowiem mieć na uwadze, że na czynny udział w sprawie składa się głównie udział w postępowaniu dowodowym, a w szczególności inicjatywa dowodowa. Jest to ważne, bowiem istnieje szereg spraw, które dzięki uszczegółowieniu czy wyjaśnieniu pewnych kwestii może ostatecznie korzystnie dla siebie załatwić. Przy zrzeczeniu się czynnego udziału nie będzie można tego zrobić. Nie wiadomo także, kiedy i jak organ miałby stronę informować o tym prawie.

Doktor Sobieralski wskazuje również, że od 2017 r., czyli od ostatniej wielkiej nowelizacji procedury administracyjnej, obowiązuje coś bardzo podobnego, tj. zrzeczenie się innego podstawowego prawa procesowego – prawa do odwołania. Wiąże się to z dużymi problemami, np. w kwestii tego, czy osoba, która zrzekła się odwołania, może później cofnąć to zrzeczenie. – Tutaj sytuacja może być podobna, a ustawodawca o tym milczy – zwraca uwagę ekspert.