Od października administracja i sądy zaczną stosować system e-doręczeń. Projektem ustawy autorstwa Ministerstwa Cyfryzacji ma się zająć na najbliższym posiedzeniu Sejm. Zakłada on, że wszelka korespondencja między podmiotami publicznymi, a także wymiana pism między urzędami a sądami oraz komornikami sądowymi a uczestnikami postępowań czy ich pełnomocnikami ma się – co do zasady – odbywać w formie cyfrowej.

Kto i kiedy musi

Dlatego zarówno przedsiębiorcy, jak i profesjonalni pełnomocnicy (patrz infografika) będą zobligowani do posiadania elektronicznego adresu doręczeń, który będzie ujawniony w bazie adresów elektronicznych (BAE), którą ma prowadzić minister cyfryzacji.

Wyłączona z systemu e-doręczeń będzie tylko korespondencja zawierająca informacje niejawne, wysyłana w postępowaniach o zamówieniach publicznych i postępowaniach o zawarcie umowy koncesji oraz jeśli odrębne przepisy już przewidują wnoszenie pism drogą elektroniczną za pomocą innych systemów (np. w elektronicznym postępowaniu upominawczym). Pozostałe przesyłki w postępowaniach sądowych i administracyjnych mają być wysyłane elektroniczne za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

Z cyfrowej korespondencji będą wyłączone między innymi pisma zawierające informacje niejawne

Potwierdzenie to będzie generowane w momencie odebrania wiadomości elektronicznej albo po upływie 14 dni od przesłania wiadomości na e-mail.

Obsługa skrzynek podmiotów publicznych (urzędy, sądy, komornicy sądowi, spółki Skarbu Państwa itd.) będzie powierzona operatorowi wyznaczonemu, czyli Poczcie Polskiej. Pełnomocnicy i przedsiębiorcy będą mogli wybrać między państwowym operatorem a kwalifikowanym dostawcą usług (czyli firmami prywatnymi spełniającymi określone wymogi i posiadającymi odpowiednie certyfikaty).

Obywatel ma wybór

Nieco inaczej sytuacja będzie wyglądała w przypadku obywateli. Tutaj obowiązku korzystania z systemu e-doręczeń nie będzie. Jeśli ktoś nie będzie miał skrzynki doręczeń wpisanej do BAE, korespondencja z sądu czy urzędu albo zostanie wysłana na skrzynkę, z której obywatel wysłał pismo do sądu, albo – w przypadku braku możliwości ustalenia adresu elektronicznego – zostanie doręczona w formie usługi hybrydowej. Co to oznacza?

Pismo z sądu czy z urzędu zostanie wysłanie Poczcie Polskiej w postaci elektronicznej, a tam w sposób zautomatyzowany taka korespondencja będzie drukowana, kopertowana i dostarczana w tradycyjnej formie przez listonosza. To rozwiązanie dla osób wykluczonych cyfrowo oraz dla tych, które z różnych względów nie będą chciały ustanawiać adresu do e-doręczeń.

A co z tajemnicą…

Właśnie ten aspekt projektu rodzi najwięcej wątpliwości. Przede wszystkim co do tego, czy rzeczywiście poczta dysponuje taką infrastrukturą techniczną, która uniemożliwiałaby pracownikom operatora zapoznawanie się z treścią korespondencji przesyłanej do podmiotu niepublicznego.

– Sytuacja, w której pojawia się dodatkowa grupa podmiotów, które otrzymałyby (choćby krótkotrwały) dostęp do treści korespondencji między obywatelem a podmiotem publicznym, może być charakteryzowana jako przykład nieproporcjonalnego ograniczenia prawa do prywatności, o którym mowa w art. 47 Konstytucji RP oraz w art. 8 Europejskiej Konwencji Praw Człowieka statuującym m.in. prawo do poszanowania życia prywatnego i korespondencji – zauważa dr hab. Mariusz Golecki, rzecznik finansowy.

Jego zdaniem cel, jakim jest przyspieszenie doręczenia przesyłek, byłby zrealizowany w niewielkim stopniu, gdyż i tak należałoby fizycznie wykonać operację wydrukowania i kopertowania korespondencji.

– Do tego prawo do prywatności doznałoby znaczącego uszczerbku przez umożliwienie dodatkowej grupie osób zapoznania się z treścią korespondencji kierowanej do podmiotów niepublicznych – zaznacza rzecznik.

…i z sensem?

Nawet jeśli drukowanie i kopertowanie w ramach usługi hybrydowej będzie do tego stopnia zautomatyzowane, że udział pracowników poczty w tych czynnościach będzie minimalny, pojawia się pytanie o sens tego przedsięwzięcia. Dlaczego w przypadku braku ujawnienia adresu do e-doręczeń w BAE urząd lub sąd same po prostu nie wyślą przesyłki w formie papierowej? Już na etapie prac przedsejmowych podczas konsultacji zwracał na ten aspekt uwagę np. wojewoda podlaski.

– Analiza projektowanych przepisów (...) skłania do wniosków, że zaproponowany sposób realizacji doręczenia hybrydowego wydłuży czas realizacji doręczenia. Gdy dokumenty elektroniczne będą oczekiwały w kolejce na wydruk, a przesyłki papierowe na wykonanie ich odwzorowań cyfrowych, proces doręczeń będzie trwał dłużej niż obecnie – wyrażał swoje wątpliwości wojewoda.

W odpowiedzi Ministerstwo Cyfryzacji zapewniało, że celem ustawy nie jest spowolnienie doręczeń, a usługi hybrydowe docelowo mają stać się tylko niewielkim uzupełnieniem dla e-doręczeń.

– Istotnie na początku funkcjonowania nowych rozwiązań strony nieprzyzwyczajone do doręczeń elektronicznych i niemające zaufania do ich skuteczności mogą nadal wysyłać przesyłki listowe, co może prowadzić do przejściowego spowolnienia doręczeń. (…) Potencjalne ewentualne wąskie gardła przy elektronizacji doręczeń nie powinny być przyczyną utrzymywania obecnego stanu rzeczy, tj. zdecydowanej przewagi doręczeń na papierze w stosunku do doręczeń elektronicznych – tłumaczył resort.

Resorty dublują prace

Ale to nie wszystko. Wprowadzany przez MC system e-doręczeń koliduje z planami Ministerstwa Sprawiedliwości, które od lat pracuje nad osobnym systemem teleinformatycznym obsługującym postępowania sądowe w sprawach cywilnych.

– System teleinformatyczny wdrażany w sądach powszechnych ma za zadanie w sposób kompleksowy umożliwić informatyzację spraw cywilnych, i to nie tylko na płaszczyźnie samej wymiany korespondencji. Przyjęcie zmian przewidzianych art. 38 projektu ustawy o doręczeniach elektronicznych (a więc zastosowanie e-doręczeń w postępowaniach cywilnych – przyp. red.) nie tylko oznaczałoby konieczność dwukrotnego ponoszenia przez budżet państwa kosztów ukierunkowanych na osiągnięcie tego samego celu, lecz co więcej, byłoby faktyczną rezygnacją z dalej idącego rozwiązania, jakim jest wdrożenie odrębnego systemu teleinformatycznego obsługującego wymianę korespondencji procesowej w sposób autonomiczny i bez pośrednictwa operatora pocztowego – zwraca uwagę Ministerstwo Cyfryzacji.

– Nie jest dobrze, gdy poszczególne resorty dublują prace zmierzające do rozwiązania jednego problemu. Z punktu widzenia pełnomocników lepiej będzie, jak już wreszcie zostaną uruchomione e-doręczenia, niż gdybyśmy mieli czekać kolejne długie lata na wdrażany przez resort sprawiedliwości system, który jeszcze na końcu mógłby się okazać niekompatybilny z innymi systemami teleinformatycznymi – komentuje dr Karol Pachnik, pełnomocnik prezesa Naczelnej Rady Adwokackiej ds. legislacji.