RODO nałożyło na przedsiębiorców szereg nowych obowiązków, w tym także w obszarze informowania o sytuacjach, które pociągają za sobą nieprawidłowości w obszarze danych osobowych. To może być zagubienie dokumentu, zmasowany atak hakerski, a nawet mail wysłany do niewłaściwego odbiorcy. Każde tego typu zdarzenie może nieść za sobą negatywne skutki, dlatego warto podjąć się weryfikacji każdego z nich.

Na początku powinniśmy zastanowić się, czy nasze zdarzenie jest incydentem z kategorii danych osobowych. Inaczej mówiąc, należy zadać sobie pytanie, czy jesteśmy w stanie odnaleźć jakiekolwiek powiązania pomiędzy tymi zagadnieniami. Trzeba to wyraźnie zaznaczyć, że nie każde zdarzenie powinno od razu być przez nas analizowane pod kątem naruszenia RODO. Przykładem może być nieprzyjemna rozmowa sprzedawcy przeprowadzona z klientem. Takie zachowanie zawsze zostanie ocenione jako naganne, ale co do zasady nie będzie stanowić incydentu z zakresu ochrony danych. Są także mniej oczywiste sytuacje, w których trzeba tę kwestię szczegółowo zbadać. Dlatego tak ważnym jest, by już samym początku dokładnie ustalić, w których obszarach naszej pracy dochodzi do przetwarzania danych.

Zakładając, że nasze zdarzenie mieści się w kategorii incydentu RODO, na dalszych etapach naszych działań konieczna staje się jego ocena w kontekście skutków, które już nastąpiły lub które mogą nastąpić w przyszłości. Takiej analizy dokonuje się z punktu widzenia osoby, której dane wyciekły. Powinniśmy bardzo skrupulatnie odtworzyć historię całego zdarzenia, zastanowić się nad przyczyną jego powstania, a co najważniejsze zastosować właściwe środki zaradcze.

W ramach tych działań trzeba przede wszystkim ustalić wszelkie możliwe zagrożenia związane z incydentem. Ostatecznie trzeba podsumować, które z nich oraz w jakim stopniu powodują ryzyko naruszenia praw lub wolności osoby, której dane przetwarzamy. Dopiero po tak przeprowadzonej analizie powinniśmy przejść do formalności.

To bardzo ważne, bo wielu przedsiębiorców o tym zapomina. W wielu miejscach spotykamy się z odwrotną kolejnością, a zatem bezpośrednio po zdarzeniu zostaje przygotowany odpowiedni formularz do urzędu. Niekiedy niemal z automatu zostaje także zawiadomiona osoba, której dane wyciekły. I to wszystko dzieje się bez odpowiednio przeprowadzonej analizy. Często dzieje się też tak, że dopiero po poinformowaniu klienta dociera do nas, że przecież nie doszło do żadnego naruszenia. I w ten oto sposób nasze gwałtowne działania, podejmowane bez odpowiednio przygotowanego planu mogą nam nie pomóc, a zaszkodzić.

W stosunku do tych zdarzeń, które powodują ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, RODO narzuca podjęcie ściśle określonych działań. W znakomitej części przypadków zdarzenie to trzeba zgłosić do UODO. I tu mała ciekawostka. Od tego obowiązku możemy odstąpić w sytuacji, gdy istnieje małe prawdopodobieństwo, aby zdarzenie to skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. W praktyce chętniej zalecam jednak swoim klientom, by zawiadamiali urząd o incydencie. Zdarzają się też oczywiście takie sytuacje, w ramach których faktycznie ryzyko to należy ocenić na niskie. Co istotne, ten jego ocena jest najczęściej zależna od uprzednio zastosowanych przez przedsiębiorcę środków bezpieczeństwa. Koronnym przykładem jest sytuacja, w ramach której pracownik omyłkowo przekazuje wiadomość mailową do niewłaściwego odbiorcy. Niski stopień ryzyka wystąpi wtedy, gdy nasz pracownik umieścił dane w pliku z hasłem, a to z kolei przekazał tylko i wyłącznie właściwemu odbiorcy. W tej sytuacji szanse na niewłaściwe wykorzystanie danych jest naprawdę niewielkie.

Zawiadamiamy organ o naruszeniu za pośrednictwem formularza dostępnego w wersji elektronicznej lub papierowej. Szablon formularza jest dostępny na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Powinniśmy uczynić to maksymalnie 72 godziny od momentu stwierdzenia naruszenia. W przeciwnym razie należy wyjaśnić powód swojego opóźnienia w zgłoszeniu.

Przygotowanie odpowiedniego planu działań po wystąpieniu incydentu jest niemożliwe bez skrupulatnej analizy skutków zdarzenia dla osoby, której dane wyciekły. Jeśli zdarzenie może za sobą pociągać wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby, przedsiębiorca co do zasady ma obowiązek zawiadomić ją o takim zdarzeniu. W ramach przedmiotowej informacji powinien on zalecić zastosowanie we własnym zakresie odpowiednich środków, które pozwolą zminimalizować ewentualne skutki naruszenia. W przypadku wycieku danych należy skupić się na takich środkach, które w najwyższym możliwym stopniu będą służyć interesowi właściciela danych, w szczególności pozwolą na zabezpieczenie go przed tzw. kradzieżą tożsamości. W tym celu taka osoba powinna jak najszybciej podjąć takie kroki jak założenie konta w systemie informacji kredytowej i gospodarczej w celu monitorowania swojej aktywności kredytowej. Warto zalecić także zachowanie szczególnej ostrożności, a także szybkie reagowanie na każde zdarzenia, które mogłyby choćby w niewielkim stopniu świadczyć o wykorzystaniu danych przez cudzą osobę. Wybór tych środków jest oczywiście zależny od tego, które dane są przedmiotem wycieku oraz w jakich okolicznościach do niego doszło. W niektórych sytuacjach zalecane jest także zawiadomienie odpowiednich organów ścigania.

Podsumowując, po wycieku danych skupmy się na odpowiedniej reakcji. Powinny nam w tym pomóc dobrze przygotowany action plan, skrupulatna analiza oraz podejmowanie działań w odpowiedniej kolejności. Przyda się także ocena dokonana przez fachowca.

Adrian Gajzler, prawnik w firmie konsultingowej RODO-Advisor