Podstawy działania

System miniPortal zawiera aplikację do szyfrowania i odszyfrowywania ofert.
By skorzystać z systemu zamawiający musi mieć:
- elektroniczną Skrzynkę Podawczą na ePUAP,
- login i hasło Biuletynu Zamówień Publicznych.
Natomiast wykonawcy, którzy składają oferty przez mini portal, muszą posiadać konto firmy na ePUAP.

Niezależne narzędzie

MiniPortal to narzędzie niezależne od Biuletynu Zamówień Publicznych oraz TED (Tenders Electronic Daily, czyli europejskiego dziennika zamówień publicznych). Jednak aby skorzystać z miniPortalu, należy wcześniej

Od jakich kwot

Elektroniczne postępowania są niezbędne wówczas, gdy dotyczą kwot równych lub wyższych niż określone w rozporządzeniu ministra rozwoju i finansów z 22 grudnia 2017 r. ws. kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej (Dz.U z 2017 r. poz. 2479). Generalnie chodzi o te zamówienia, których wartość osiąga 144 tys. euro (dostawy i usługi dla administracji centralnej), 221 tys. euro (zamówienia i usługi dla administracji samorządowej) oraz 5,548 mln euro (roboty budowlane).

Kolejność działań

1. Zalogowanie do miniPortalu (miniportal.uzp.gov.pl) – odbywa się za pomocą loginów i haseł tych samych co w BZP.

Jeżeli użytkownik nie ma loginu lub hasła, to rejestruje się w serwisie BZP. Przekierowanie na stronę rejestracji dostępne jest po kliknięciu na link „Zarejestruj się w serwisie BZP”. W formularzu podaje się informacje dotyczące zamawiającego. Zarejestrowana w biuletynie może być każda instytucja publiczna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości
prawnej obowiązana do stosowania ustawy. Kody autoryzacji (login i hasło BZP) po złożeniu poprawnie wypełnionego wniosku są przesyłane do zamawiającego w ciągu kilku dni od daty wpływu wniosku – zapewnia UZP.

2. Po wejściu w część dla zamawiających oraz wybraniu opcji „dodaj postępowanie” można ogłosić postępowanie w wybranym przez siebie trybie. Po publikacji pojawia się możliwość pobrania kluczy publicznych, które służą do szyfrowania ofert.

W trakcie postępowania w systemie miniPortal zamawiający widzi, że do danego postępowania wpłynęła oferta, przy czym zaszyfrowane oferty są przesłane na skrzynkę podawczą (ESP) za pośrednictwem formularza do złożenia oferty.

3. Po upływie terminu składania wniosków/ofert zamawiający pobiera z miniPortalu klucz prywatny (służący do deszyfrowania ofert), które odszyfrowuje za pomocą odpowiedniej aplikacji.

4. Niezwłocznie po otwarciu ofert zamawiający zamieszcza na swojej stronie internetowej stosowną informację.

Za datę przekazania oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń oraz ich elektronicznych kopii i innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania na ePUAP.

MiniPortal jest rozwiązaniem przejściowym, docelowym ma być system e-Zamówienia. Jednak prace nad nim się opóźniają i w efekcie ma być gotowy dopiero w 2020 r. Do tego czasu UZP udostępnia narzędzie tymczasowe oparte na ePUAP-ie.

Anita Wichniak-Olczak, rzecznik prasowy UZP:

Na razie mini portal funkcjonuje poprawnie. Nie są do nas zgłaszane żadne niepokojące sygnały od zamawiających. Ponadto na stronie internetowej dostępne są odpowiedzi na pytania od użytkowników. W miarę napływu pytań będziemy zamieszczać kolejne odpowiedzi. Warto też zwrócić uwagę na naszą niedawną opinię „Zasady wnoszenia niepieniężnych form wadium przez wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówień publicznych w postępowaniach wszczętych po dniu 17 października 2018 r.”, która została
zamieszczona na stronie internetowej UZP. Wyjaśnia ona wątpliwości dotyczące prawidłowego sposobu wnoszenia wadium w związku z obowiązkiem elektronizacji postępowań.

Artur Wawryło, ekspert Centrum Obsługi Zamówień Publicznych:

Już dziś widać, że mini portal, który ma swoje korzenie w e-PUAP, będzie dzielił los wszelkich awarii, usterek i planowych przerw technicznych. Mogą one doprowadzić w konsekwencji do konieczności unieważniania postępowań z powodu braku możliwości złożenia ofert w odpowiednim terminie. We wzorcowych postanowieniach SIWZ dla postępowań elektronicznych UZP pokazuje, że przez miniPortal jest możliwość nie tylko ofertowania (ewentualnie zmiany i wycofania oferty), ale także przejścia na komunikowanie się w pełni
między stronami za pomocą formularzy e-Puap. W mojej ocenie w celu minimalizacji ryzyk związanych z funkcjonowaniem tej platformy warto, by zamawiający nie wykluczali w postępowaniach komunikacji elektronicznej w formie dotychczasowej, tj w postaci e-maili.