Po 25 maja strona będzie miała prawo nieodpłatnie uzyskać od organu wykaz danych na jej temat. Nie oznacza to jednak, że otrzyma kopie dokumentów, które zawierają tego typu informacje.
Zgodnie z unijnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych (RODO) każda osoba ma prawo zażądać od administratora danych nieodpłatnego przekazania – także za pośrednictwem poczty – kopii danych, które jej dotyczą. Nowe przepisy, które trzeba będzie stosować od 25 maja br., spędzają sen z powiek urzędnikom prowadzącym postępowania administracyjne. Powód? Dziś zgodnie z k.p.a. organ co do zasady nie ma obowiązku wysyłki kopii akt na żądanie strony.
Kodeksowe udostępnienie
Reklama
Organ prowadzący postępowanie administracyjne ma obowiązek udostępnić stronie do wglądu akta sprawy. Stanowi o tym art. 73 par. 1 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1257 ze zm., dalej: k.p.a.). Paragraf 1a tego samego przepisu precyzuje, że zapoznawanie się z aktami odbywa się w lokalu organu oraz w obecności pracownika danego urzędu. Przy czym w bogatym orzecznictwie, ukształtowanym na gruncie stosowania przywołanej regulacji, wskazuje się, że urzędnicy mają również obowiązek zapewnić stronie możliwość wykonania kopii akt sprawy w siedzibie organu. To oznacza, że strona postępowania, której w lokalu urzędu przedstawia się do wglądu dokumenty, może samodzielnie robić ich zdjęcia lub sporządzać na ich podstawie własne notatki.

Reklama
Zainteresowanemu powinno się też zapewnić możliwość wykonania kserokopii zgromadzonych w aktach pism np. poprzez ustawienie w urzędzie płatnej kserokopiarki lub innego urządzenia, za pomocą którego można utrwalić materiał dowodowy. Akt sprawy bowiem nie można wynieść na zewnątrz budynku, co blokuje możliwość wykonania kopii w komercyjnym punkcie ksero. W efekcie, jeżeli urząd – choćby ze względów technicznych – uniemożliwi stronom samodzielne wykonanie ksero, wówczas jego pracownicy powinni sporządzić kopie we własnym zakresie, obciążając kosztami interesanta. Przy czym urzędnicy nie mają natomiast, co do zasady, obowiązku sporządzania kopii akt sprawy i ich wysyłki na adres korespondencyjny wskazany przez stronę.
Nie wszystko korespondencyjnie
Z kolei art. 15 ust. 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE z 2016 r. L 119, s. 1, dalej: RODO) przyznaje każdemu człowiekowi, którego dotyczą dane osobowe, prawo domagania się od administratora tych informacji udostępnienia kopii przetwarzanych danych osobowych. Co więcej, pierwsza kopia takich danych musi być przekazana nieodpłatnie. I tu pojawia się problem – w skład akt postępowań administracyjnych wchodzą również dokumenty zawierające takie dane. W kontekście RODO pojawia się więc pytanie, jak dokładnie rozumieć przywołaną regulację i czy oznacza ona, że urzędnicy będą musieli bezpłatnie udostępniać kopie materiałów z akt sprawy, które zawierają dane osobowe?
Pytany przez nas dr Paweł Litwiński, adwokat z Kancelarii Barta Litwiński, precyzuje, że art. 15 ust. 3 RODO, wskazując na możliwość uzyskania kopii danych, odnosi się wyłącznie do informacji o określonej osobie, a nie nośników, na których te dane są zgromadzone. – Nie ma więc takiego niebezpieczeństwa, że powołując się na przepisy RODO, strony będą uzyskiwać w trybie przewidzianym w rozporządzeniu dostęp do kopii akt sprawy zawierających ich dane osobowe – uspokaja prawnik. – Jeżeli do organu trafi żądanie strony postępowania administracyjnego oparte na RODO, wówczas organ będzie zobowiązany do przekazania stronie kopii danych we wskazanym przez nią formacie, np. w pliku CXV, czy XML, czy też na piśmie. Ale podkreślam, to ma być kopia danych strony, a nie kopia strony akt postępowania zawierająca te dane. W praktyce, jeżeli akta są prowadzone w postaci papierowej, trzeba będzie te dane z akt przepisać i przekazać stronie – dodaje dr Litwiński. Na podstawie regulacji RODO strona ma więc prawo nieodpłatnie uzyskać od organu wykaz danych na jej temat, które są przetwarzane w ramach postępowania administracyjnego, ale nie kopie dokumentów, które są w aktach sprawy i zawierają te dane.
85 jeszcze tyle dni zostało do stosowania unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO)