Jestem wspólnikiem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i jednocześnie pełnię funkcję prezesa jej zarządu. Zarząd składa się łącznie z trzech osób, które są wspólnikami. Spółka została wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego w 2010 r. i w tym czasie zostali powołani wszyscy członkowie zarządu. W umowie spółki brak jest jakichkolwiek informacji o kadencji zarządu. Jedynie z uchwały zgromadzenia wspólników wynika, że członkowie zarządu zostali powołani na czas nieoznaczony. Obecnie spółka ubiega się o przyznanie środków z funduszy europejskich. Instytucja zarządzająca rozpoznająca wniosek o przyznanie środków zwróciła się z prośbą o potwierdzenie, że zarząd spółki został prawidłowo powołany, wskazując, że mandaty członków zarządu powołanych w 2010 r. już wygasły. Co należy w takiej sytuacji zrobić?
Zgodnie z art. 202 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1030 ze zm.; dalej: k.s.h.) członkowie zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mogą być powoływani na czas wskazany w umowie spółki (kadencje) lub na czas nieoznaczony. W braku innej regulacji kadencja członka zarządu kończy się wraz z odbyciem zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji.
Zdarza się, że raz powołany zarząd, np. przy zawiązaniu spółki, sprawuje swoje funkcje przez wiele lat. Po pewnym czasie okazuje się, że mandaty członków zarządu wygasły po odbyciu zgromadzenia, na którym zatwierdzono sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy, ale nie dopełniono formalności związanych z powołaniem go na nową kadencję. Często nie wynika to ze złej woli wspólników, a jedynie z braku ich świadomości.
Niestety, tak jest w sytuacji opisywanej przez czytelnika. Oznaczenie długości kadencji lub wskazanie, że członek zarządu jest powoływany na czas nieoznaczony wyłącznie w uchwale wspólników, podczas gdy umowa spółki nie reguluje tej kwestii – nie wyłącza zastosowania art. 202 par. 1 k.s.h. W takim przypadku mandaty członków zarządu również wygasają z dniem odbycia zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji.
Zgodnie z przepisami w przypadku zaniechania powołania członków zarządu na kolejną kadencję spółka nie będzie miała prawidłowo ustanowionego organu. Po zakończeniu kadencji (wygaśnięciu mandatu) osoba, której wygasł mandat, przestaje być członkiem zarządu, mimo że nadal figuruje w rejestrze jako członek zarządu.
Powstaje więc trudna sytuacja: działania podejmowane przez taką osobę nie mogą być traktowane jako działania organu osoby prawnej i pozostają bez skutków prawnych. Brak organu, także na skutek wygaśnięcia mandatów członków zarządu, powoduje, że spółka nie ma możliwości prowadzenia swoich spraw.
Czynności nieważne
W doktrynie i orzecznictwie czynności prawne dokonane przez osobę, której wygasł mandat (przez tzw. fałszywy organ), postrzegane są jako nieważne bądź nieskutecznie. W każdym przypadku uważa się, że czynności takie nie wywołują skutków prawnych.
Obecnie w orzecznictwie dominuje pogląd o tzw. bezskuteczności zawieszonej takich czynności (patrz wyroki Sądu Najwyższego z 22 stycznia 2014 r., sygn. akt III CSK 33/13, oraz z 26 kwietnia 2013 r., sygn. akt II CSK 482/12).
Jak ratować sytuację
Czynności dokonane przez tzw. fałszywy organ, poprzez stosowanie w drodze analogii art. 103 par. 1 i 2 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 380 ze zm.; dalej: k.c.), mogą zostać następczo potwierdzone przez prawidłowo ustanowiony organ. Takie rozwiązanie odpowiada potrzebom obrotu, choć – trzeba przyznać – linia orzecznicza w tym zakresie nie jest jeszcze jednolita.
Ponadto wskazać należy, że nie wszystkie czynności mogą zostać potwierdzone na podstawie art. 103 par. 1 k.c. Nie znajdzie on zastosowania do jednostronnych czynności prawnych, które będą bezwzględnie nieważne. Potwierdzenie czynności prawnej nie będzie skuteczne także w przypadku czynności, do których k.s.h. wymaga działania zarządu bądź wszystkich jego członków – np. oświadczenie wszystkich członków zarządu o wniesieniu wkładu na pokrycie kapitału zakładowego, lista wspólników podpisywana przez wszystkich członków zarządu, powołanie prokurenta, które wymaga zgody wszystkich członków zarządu, bądź powzięcie uchwały zarządu. Czynności tego rodzaju, dokonane przez tzw. fałszywy organ, będą traktowane jako nieistniejące.
Powołanie z mocą wsteczną
W praktyce można się spotkać z powoływaniem organu spółki z mocą wsteczną (np. przez zmianę uprzednio podjętych uchwał). Dotyczy to w szczególności spółek, w których nie zmieniał się skład wspólników oraz nie istnieje konflikt pomiędzy wspólnikami. Takie działanie należy jednak uznać za niedopuszczalne. Co więcej, działanie takie może wypełnić znamiona fałszerstwa, które jest zagrożone odpowiedzialnością karną. Ponadto dopuszczenie takiej możliwości naruszałoby zasadę pewności obrotu, w szczególności utrudniałoby ustalenie kręgu osób, które ponoszą faktyczną odpowiedzialność np. za niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości w odpowiednim terminie.
Potwierdzenie czynności
W analizowanej sytuacji należy przyjąć, że mandaty członków zarządu wygasły z dniem zatwierdzenia sprawozdania finansowego spółki za 2011 r., czyli w dacie odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników w 2012 r. Od tego czasu spółka nie ma prawidłowo ustanowionego organu. Instytucja zarządzająca słusznie wezwała spółkę do potwierdzenia, że jej zarząd został prawidłowo powołany. Jeżeli nie ma możliwości ponownego, następczego podpisania odpowiednich dokumentów już przez prawidłowo powołany zarząd, to należy rozważyć potwierdzenie czynności. W tym celu zgromadzenie wspólników przy powzięciu uchwały o powołaniu zarządu może wprost upoważnić nowy zarząd do potwierdzenia czynności na zasadzie art. 103 par. 1 k.c. Następnie potwierdzenia dokonanej czynności powinien dokonać nowo powołany organ osoby prawnej.
Należy pamiętać, że dopuszczalność odpowiedniego stosowania art. 103 par. 1 k.c. na gruncie reprezentacji osób prawnych nie jest jednoznacznie przesądzona, a zatem nie można wykluczyć, że instytucja zarządzająca nie uzna takiej czynności.
Art. 202 kodeksu spółek handlowych
§ 1. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.
§ 2. W przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
WAŻNE
Czynności prawne dokonane przez osobę, której wygasł mandat, w orzecznictwie postrzegane są jako nieważne bądź nieskuteczne. Niektóre z nich mogą zostać potwierdzone przez prawidłowo ustanowiony organ. Niestety, nie wszystkie.