Było dobrze, miało być lepiej, a jest znacznie gorzej. Nowy system informatyczny wywołał urzędniczy chaos. Na wydanie odpisu aktu trzeba czekać nawet dwa miesiące

Urzędy stanu cywilnego stają się niewydolne. W największych jednostkach nie można już nic normalnie załatwić. Próby zdobycia zaświadczenia o stanie cywilnym, odpisów aktów urodzenia, zgonu czy małżeństwa najczęściej kończą się niczym. Od marca 2015 r. możemy iść ze sprawą do dowolnego urzędu, a nie tylko tam, gdzie mamy meldunek. W tej chwili jednak możemy tylko teoretycznie.

– Moja klientka wystąpiła o akty małżeństwa i zgonu do jednego z warszawskich USC. Usłyszała, że otrzyma je dopiero za dwa miesiące – opowiada nam notariusz Jolanta Bujalska z Warszawy.

Podobnych niedogodności doświadczyła nasza czytelniczka. – Po śmierci ojca obiecano mi, że akt zgonu dostanę najwyżej w ciągu kilku dni. Trwało to miesiąc i kosztowało kilka wizyt w urzędzie, skąd za każdym razem byłam odprawiana z kwitkiem. W końcu zrobiłam awanturę i wreszcie mi go wydano – skarży się pani Anna.

Źródłem kłopotów w USC są wymogi, które przed urzędnikami stawia nowy system informatyczny. Zgodnie z nimi akty stanu cywilnego powinny być sukcesywnie przenoszone do elektronicznej Bazy Usług Stanu Cywilnego. Jeśli nasze dokumenty jeszcze się tam nie znalazły, urzędnik będzie musiał najpierw je przenieść, a dopiero później wyda odpis. Procedurę dodatkowo wydłuża to, że migrację za każdym razem musi potwierdzić kierownik USC lub jego zastępcy.

– Cały dzień nie robię nic, tylko podpisuję papiery. A zaległości i tak przybywa – skarży się kierownik jednego z USC.

Dotarliśmy do wyliczeń Ministerstwa Spraw Wewnętrznych obrazujących skalę paraliżu w największych USC w kraju. W materiałach tych resort stwierdza wprost, że „duże USC mają zaległości w tym zakresie”, niektóre „nie wywiązują się z ustawowych terminów” oraz że „opóźnienia w migracji aktów będą paraliżować pracę w USC

Wyliczenia MSW nie pozostawiają złudzeń – sytuacja w największych i przez to najbardziej obleganych urzędach stanu cywilnego w kraju jest fatalna. W Warszawie dziennie do centralnego systemu powinno trafiać ok. 900 aktów różnego rodzaju. Urzędnicy są w stanie wprowadzić zaledwie 128. W Krakowie zapotrzebowanie dzienne wynosi 742 akty, a do bazy trafia 336. Wprowadzenie jednego aktu do bazy zajmuje 20–25 minut, ale w Warszawie zajmuje to od 20 minut do nawet 2 godzin.

Od początku marca, a więc od czasu wdrożenia w gminach Systemu Rejestrów Państwowych, obciążenie pracą wszystkich USC w kraju wzrosło o 13 proc., tj. o ponad 43 tys. roboczogodzin.

Gehenna urzędników tak naprawdę trwa od września – wtedy bowiem, po półrocznym okresie przejściowym, wprowadzanie aktów stanu cywilnego do elektronicznej bazy stało się obowiązkowe. Wcześniej urzędy mogły jeszcze działać po staremu lub po nowemu – chociażby częściowo. Mało kto zdecydował się na pełną zmianę trybu pracy. Dlatego wiele urzędów weszło w nowy system z opóźnieniami. Czas na ich nadrobienie – wprowadzenie zaległych spraw, mają do końca 2015 r. Pracownicy USC nie mają jednak złudzeń – terminu nie dotrzymają, a zaległości dalej będą rosły.

Zgodnie z ustawą – Prawo o aktach stanu cywilnego, jeśli nasz akt, po którego odpis przyszliśmy, nie został jeszcze przeniesiony do nowego systemu, urząd powinien wszystko załatwić w ciągu 7 dni roboczych (lub 10 dni, jeśli akt znajduje się w innym USC). Z danych MSW wynika, że czas oczekiwania w największych USC w kraju przekracza te terminy. W stolicy zajmuje to nawet miesiąc.

Jednym z powodów wskazywanych przez urzędników są braki kadrowe. W Łodzi czy Warszawie wprowadzaniem aktów do Bazy Usług Stanu Cywilnego (BUSC) zajmuje się po 10 osób. W Krakowie takich osób jest osiem, a w Poznaniu – pięć. We Wrocławiu nie ma ani jednej osoby odpowiedzialnej wyłącznie za wprowadzanie aktów do bazy. Sprawę komplikuje dodatkowo to, że za każdym razem wymagana jest akceptacja kierownika USC lub jego zastępcy. We wspomnianych miastach takich osób jest od dwóch do sześciu. Wydaje się, że niemało, ale żeby się wyrobić, urzędnicy ci musieliby się zajmować tylko akceptacją, nie mając czasu na nic innego.

Kierownicy USC nie rozumieją, dlaczego rząd dopuścił do sytuacji, w której USC rozpoczęły działalność w nowym systemie z pustą bazą. Wcześniej, gdy korzystały z własnych programów informatycznych, urzędom udało się do własnych lokalnych baz wprowadzić ok. 30 mln z 85 mln wytworzonych do tej pory aktów ślubu, narodzin, oświadczeń itp. Co prawda był pomysł masowej migracji aktów do systemu (tak by teraz nie trzeba było tego robić „na piechotę” wklepując dane do nowego systemu), lecz projekt takiej aplikacji, która by to umożliwiła, został odrzucony przez grupę ekspertów przy MIR i nie dostał pieniędzy. Resort spraw wewnętrznych planuje pozyskanie na tę operację środków z nowego rozdania unijnego. Przygotował projekt w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa pt. „Cyfryzacja aktów stanu cywilnego”, w którym koszty przedsięwzięcia oszacowano na 8,5 mln zł. Obecnie jednak pieniędzy nie ma i trudno przewidzieć, kiedy się pojawią. – Przy zgłaszaniu projektów z nowej perspektywy preferowane są większe inicjatywy – tłumaczy jeden z urzędników.

Zdaniem przedstawicieli MSW i podległego mu Centralnego Ośrodka Informatyki wina leży nie po stronie samego systemu, lecz lokalnych urzędników. Do ostatniej chwili zwlekali z wprowadzaniem zaległych aktów do nowej, centralnej bazy. A przeniesienie aktu nie sprowadza się do kopiuj – wklej. Przed zmianami część USC wprowadzała do swoich aplikacji tylko wybrane informacje, wystarczające do wydania odpisu skróconego aktu. Nowy system informatyczny nie dopuści już niepełnych danych i wymusza na urzędnikach ich uzupełnienie. To dlatego procedury mogą się ciągnąć tygodniami.

Żeby usprawnić ten proces, gminy powinny były zasilić USC dodatkowymi ludźmi. Tylko skąd ich wziąć. Jak wskazuje MSW – z gminnych departamentów zajmujących się ewidencją ludności i dowodami osobistymi. Z danych z 15 województw wynika, że od 1 marca 2015 r. (a więc od kiedy wdrożono System Rejestrów Państwowych) obciążenie pracą w tych komórkach zmalało o prawie 43 proc., co oznacza, że zaoszczędzono ponad 360 tys. roboczogodzin. Skąd ta zmiana? – Wiele z tych spraw przejęły urzędy stanu cywilnego. Teraz to tam urzędnik, tworząc akt urodzenia, nadaje PESEL czy meldunek – tłumaczy jeden z urzędników. W tej sytuacji zapotrzebowanie w tych dwóch gminnych komórkach zmalało o ponad 2157 etatów (jeden etat liczony jako 168 godzin miesięcznie). Teoretycznie wystarczyłoby przesunąć 12 proc. z nich do urzędów stanu cywilnego (gdzie potrzeba mniej więcej 258 dodatkowych etatów), by mieć szanse na zniwelowanie obecnego paraliżu. Gminy w większości jednak na taki krok się nie zdecydowały, tłumacząc, że oprócz realizacji konkretnych zadań ważna jest także sama gotowość do przyjęcia petentów, niezależnie od tego, jak tłumnie odwiedzają urzędowe okienka.

Tego nastawienia nie rozumie Centralny Ośrodek Informatyki. – Od początku system zakładał przeniesienie ciężaru obsługi obywateli z urzędów gmin na urząd stanu cywilnego – twierdzi Piotr Mierzwiński, rzecznik COI. Zdaniem przedstawicieli tej instytucji powinny nastąpić reorganizacja pracy w gminach i przesunięcie części etatów do USC. Jak dodaje Mierzwiński, w przyszłym roku trzeba będzie też skierować większe pieniądze do gmin najbardziej obciążonych wskutek odmiejscowienia niektórych procedur, kosztem tych, którym obciążenia spadły. 

ROZMOWA

Mamy nowe realia, trzeba się dostosować

Co pan sądzi o wyliczeniach MSW? Czy sytuacja w największych USC jest aż tak trudna?

Rzeczywiście kłopoty dotykają głównie duże jednostki. Co nie oznacza, że te małe problemów nie mają. Ostrzegaliśmy wcześniej, że tak może się zdarzyć. Największy wpływ na obecną sytuację ma to, że od marca urzędy obsługują już nie tylko swoich mieszkańców, ale i napływowych.

Zdaniem rządu, skoro niektórym urzędnikom w gminach ubyło obowiązków, należałoby ich przesunąć do USC.

Komórki organizacyjne gmin, które zajmowały się sprawami związanymi z ewidencją ludności, faktycznie są odciążone. To kwestia organizacyjna samorządów, nie wszystkie jednostki decydują się na taki krok. A jest to problem, który trzeba rozwiązać. Dlaczego gminy tego nie robią? Coż, zupełnie inaczej funkcjonuje duże miasto takie jak Warszawa czy Kraków, a inaczej mała gmina. Są dziś sytuacje, w których pracownik USC w niewielkiej gminie ma co prawda po kilka spraw do załatwienia w miesiącu, ale tak czy inaczej on musi tam być, by móc obsłużyć osobę, która się u niego pojawi. To jest problem, który trzeba systemowo rozwiązać. Będziemy o tym rozmawiać ze stroną rządową.

Czy pana zdaniem część z 2,3 tys. urzędów stanu cywilnego trzeba będzie zlikwidować, skoro ubyło im pracy?

Nie można ich teraz likwidować, tylko trzeba zmienić przepisy prawa, które pozwolą na rozwiązanie tego problemu, gdyż mamy po części nowe realia, do których trzeba się dostosować.

Tylko że problem jest natury finansowej. Rząd chce w większym stopniu kierować dotacje na realizację zadań do najbardziej obleganych urzędów. Część gmin może mieć problem z dalszym utrzymaniem swoich USC, jeśli zmniejszy im się dotację.

Przedstawiciele MSW przyznają na spotkaniach z nami, że jest to kłopot, który trzeba będzie jakoś rozwiązać. To wiąże się przecież z poprzednim problemem. Być może w tej sytuacji rzeczywiście należałoby nie utrzymywać dalej urzędników, którzy są najmniej obciążeni pracą i następnie wyznaczyć jeden wspólny urząd stanu cywilnego dla kilku wybranych gmin w jednym z okolicznych miast. Ale na pewno wymagałoby to zmiany przepisów. W tej chwili nie ma możliwości nieobsłużenia kogoś, kto pojawi się w urzędzie.

Czy nie można było wcześniej zapewnić możliwości sprawnego przeniesienia aktów stanu cywilnego do nowej bazy?

Projekt mający na celu pozyskanie unijnych środków na stworzenie aplikacji do cyfryzacji aktów był już przygotowany przez MSW, jednak został odrzucony przez zespół tzw. ekspertów oceniających projekty w ramach PO Polska Cyfrowa przy Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju (MIR).